業務効率化ツールのおすすめ5選・一覧｜会社で使う場合の比較・選び方
更新日：2026.02.05
「デジタル化（DX）や業務効率化を進めたいけれど、結局どのツールが自社に合うのかわからない」
「ツールを導入しても、設定や運用が難しくて使いこなせないのではと心配だ」
人手不足が年々深刻化するなか、多くの企業がこのような悩みを抱えています。世の中には数多くの業務効率化ツールがあふれています。しかし選択肢が多すぎるあまり、最適なツールがわからず、なかなか現場の負担軽減につながっていないケースもあります。
一方、個人的にChatGPTやGeminiなどの生成AIを活用する人も増えています。これらの生成AIツールは、私たち人間が普段使っている言葉や、既にある資料の内容を自動的に理解したうえで、業務をサポートしてくれます。このAIの技術を用い、社内全体の業務効率化をサポートできるのが「AIチャットボット」です。
この記事では、IT初心者の方向けに業務効率化ツールの正しい選び方を解説し、なぜ多くの企業がAIチャットボットを選ぶべきなのか、その理由を最新の成功事例を交えて詳しくご紹介します。ぜひ最後までご覧ください。
目次
なぜ今、業務効率化ツールが必要なのか？
以前は「業務効率化」に積極的に取り組んでいたのは大企業が中心で、それ以外の中小企業では具体的な施策がそこまで進んでいませんでした。しかし、深刻な人手不足や生産人口の低下を迎えた現在、企業の規模に関係なく「業務効率化」は企業が存続するための必須条件へと変化しました。
この章では2つの側面から、なぜ日本の多くの企業が業務効率化ツールを積極的に取り入れているのか見ていきましょう。
人手不足を補うための生産性向上戦略
現在、日本社会は少子高齢化に伴う生産年齢人口の減少という、避けては通れない構造的な課題に直面しています。とくに中小企業では、採用したくても人が集まらないという状況が常態化しています。
2025年版「中小企業白書」によると*、どの従業員規模でも半数以上の企業が、さらに従業員が100名を超える企業では80％以上が人材不足に陥っています。限られた人員でいかに業務を継続し、かつ成果を出すか、つまり労働生産性の向上が急務となっているのです。
そこで大きな障壁となるのが、特定の担当者にしか方法・手順がわからない、業務の属人化です。とくに建設業・製造業に多く、どちらも約半数の企業が「業務全体の進行管理が属人化している」と感じています*。ノウハウを知るベテラン社員が退職してしまうと、技術承継の失敗につながりかねません。
なお、建設業・製造業以外の職場においても、「商品・サービスについて詳しい●●さんが、今は外回りに出ていて不在だから、お客様から細かい質問をされたときに対応不能になってしまう…」とのお悩みを抱えている会社は多いのではないでしょうか？ これも業務の属人化の典型例です。
また、煩雑なノンコア業務（定型的な事務作業や問い合わせ対応）に追われ、本来注力すべき付加価値の高い業務が後回しになると、企業の成長はますます阻害されてしまいます。とりわけ中小企業においては、電話対応専任のスタッフがいないことが多いので、「繁忙期だと電話対応にばかり時間を取られてしまい、本来の業務が進まない…」という事態になりがちです。そうなると従業員も疲弊しますし、残業代などのコストもかさんでしまいます。
従業員の離職を防ぐためにも、働き方改革や従業員のワークライフバランスを実現しなければなりません。そのため多くの企業が業務効率化ツールを利用し、人間にしかできないクリエイティブな仕事に集中できる環境を整備しようとしているのです。
生成AIやITのスピーディーさ
近年、ChatGPTやGeminiなどに代表される生成AI（LLM：大規模言語モデル）が急速に発達・普及しています。たとえば、企画のアイデア出しやメール文面作成などで、実際に活用している方も多いでしょう。
これまでIT化には、システム構築のための巨額な投資や、プログラミングのような高度なIT専門スキルが必要とされるというイメージがありました。しかし現在は、単なる個人の便利ツールではなく、RAG（検索拡張生成）技術などを備え、企業のスムーズな業務進行のサポートツールへと進化しています。
RAGとは、AIが自社固有のデータ（PDFマニュアルや社内規定など）やWeb上のデータをリアルタイムで参照し、正確な回答を生成する技術です。この技術により、安全な環境で、AIを通して社内の知見が即座に共有できるようになりました。あらゆる現場で優秀なアシスタントとして、業務効率化のあり方を根底から変えようとしています。
実際、総務省の「情報通信白書令和７年版」によると*、企業における業務での生成AI利用率は55.2％。利用・活用を検討する企業は、大企業の1/2、中小企業では1/3にも及びます。
業務効率化ツールを会社・職場に導入するメリット
業務効率化ツールの必要性がわかったところで、そのメリットを見ていきましょう。
コミュニケーションの効率化
社内外の情報共有や連絡がスムーズになり、意思決定のスピードが向上します。情報の伝達漏れや確認作業の手間を減らせれば、チーム全体の生産性も向上し、プロジェクトの遅延や誤解のリスクも低減できます。
例：
チャットツールやオンライン会議で即時に連絡が取れるほか、共有ドキュメントで最新版を全員がすぐ確認可能。これにより、メールのやり取りや口頭確認の手間を大幅に削減できます。
時間削減による生産性向上と負担軽減
単純作業や繰り返し作業を自動化すると、社員は本来の業務に集中でき、業務負担やストレスも大幅に軽減されます。残業の削減や働き方改革にもつながり、社員のワークライフバランス改善にも貢献します。
例:
社内問い合わせや顧客対応をAIチャットボットに任せて、電話やメールでの対応時間を大幅に削減。日常業務にかかる時間を短縮し、重要業務に集中できるようになります。
ミスの削減による品質向上
業務効率化ツールが作業を自動化すると、人為的なミスが減り、仕事の品質が向上します。精度の高い業務運用により、再作業や手戻り作業の発生も防げます。
例:
売上や在庫データを自動で集計するツールを導入すれば、手作業での入力ミスも減り、毎週の作業時間を短縮できるだけでなく、正確なデータに基づく意思決定も可能です。
データ活用で意思決定をスピードアップ
業務効率化ツールは作業の効率化だけでなく、蓄積されたデータを分析し、迅速かつ根拠のある意思決定をサポートします。データを可視化して、改善点や課題も即座に把握できます。
例:
顧客ごとの購入傾向を自動で分析し、販促施策の立案やターゲット戦略に活用。売上の予測や在庫管理の最適化にも役立ちます。
以上のようなメリットを生み出す業務効率化ツールのひとつとして、AIチャットボットが昨今注目を集めてみます。それでは次に、AIチャットボットとは何かについて初心者向けに解説します。
業務効率化ツールとしても注目！ AIチャットボットとは？
AIチャットボットは顧客の質問・要望にAIが自動返答するプログラム
AIチャットボットとは、ユーザーの質問や要望に対してAI（人工知能）が自動で回答を生成するシステムです。主にWebサイトやデジタルサイネージに搭載されます。この記事を読んでいる方も、ChatGPTやGeminiを利用した経験があるでしょう。これらの発展した生成AIを活用したチャットボットは、人間と錯覚するほど自然な会話やコミュニケーションが可能です。また、人間のオペレーターと違い、膨大な情報を学習・記憶できます。
チャットボットの種類
シナリオ型（ルールベース型）
シナリオ型（ルールベース型）とは、あらかじめ作成・設定したQ&Aのシナリオに基づいて応答するチャットボットです。正確でブレのない回答を返します。その反面、ユーザーが聞いてくる質問のシナリオを予想し、Q&Aをすべて事前に作成・設定しなければならないので手間がかかります。
生成AI型（自然言語処理型）
生成AI型（自然言語処理型）とは、ユーザーの意図を理解して柔軟に回答するチャットボットです。抽象的な質問や複雑な表現にも対応でき、会話の文脈をふまえた自然な回答を返せる点が特徴です。シナリオ型と異なり、ゼロからQ&Aシナリオを設計する手間がなく、WebサイトURLやPDFファイルなどを読み込ませるだけでAIが学習するため、労力をかけずに導入できるのが利点です。
チャットボットを導入するなら、幅広く対応できる生成AI型をおすすめします。自然なコミュニケーションは顧客体験をさらに向上させられます。
失敗しない！ 会社で使うツールの正しい比較・選び方
業務効率化の必要性を理解していただいた一方、いざツールを選ぼうとすると「多機能すぎて選べない」「自社で使いこなせるか不安」という課題もあるでしょう。
ITツールの導入において最も避けるべきは、導入自体が目的になってしまい、結果として現場にさらに負荷（入力や管理の手間）をかけてしまうことです。ITの専門知識がない方でも安心して導入でき、さらに現場ですぐに活用・定着するツールを選ぶための4つのポイントを紹介します。
1. 使いやすさ（UI/UX）：ノーコードで直感的に操作できるか
どれほど高度な機能を備えていても、操作が複雑であれば現場で敬遠され、次第に使われなくなります。ITの専門知識（リテラシー）がなくても、またすみずみまでマニュアルを読み込まなくても、誰でも直感的に動かせる操作性が最も重要です。
プログラミングの知識が要らないノーコード設計のものを選ぶと、学習コストを格段に抑えられます。通常、AIに目的の動作をさせるには、裏で複雑なコードを書かなくてはいけません。
しかしノーコード設計は、普段のパソコン操作と同じ感覚で、パズルのように必要な要素同士を組み合わせるだけで、簡単にシステムを構築できます。また、PCだけでなくスマホからも操作できるマルチデバイス対応であれば、現場のアクセシビリティはさらに向上します。
2. 導入・設定コスト：既存アセットを最大限活用できるか
ツール運用のための新たな体制・ルール作りや、膨大なデータの入力は、担当者の大きな負担となります。ゼロから構築するのではなく、Webサイト（コーポレートサイト・採用サイト・販売サイトなど）のURLや社内マニュアル（PDF）といった既存アセットを活用すると、時間も労力も大幅に削減できます。
すぐに運用へ移れるSaaS（Software as a Service、サース）型のツールが最適です。SaaSとは、ソフトウェアをインターネット経由で提供し、ユーザーがクラウド上で利用するサービス形態を指します。利用料を払うだけでシステムの構築やアップデートはベンダー側がおこなってくれるため、安心して始められます。
3. サポートの充実度：ベンダーによる伴走型支援はあるか
海外製品によくあるメールのみの対応では、課題解決に時間がかかり、運用が停滞してしまいます。ITツールに不慣れな担当者でも、電話一本で疑問を解消できる国内拠点の伴走型支援があるか確認しましょう。
単なる不具合対応だけでなく、活用方法のアドバイスまで行うカスタマーサクセスサポート体制が整っているベンダーを選ぶと安心です。たとえば、専任の担当者が現状課題のヒアリング・運用支援やカスタマイズなど、さまざまなシーンで担当者に寄り添ってくれるサービスがあります。
4. 汎用性の高さ：1台でマルチソリューションになるか
特定の業務に特化した単機能ツールを増やすと、出費や管理工数ばかり増えてしまいがちです。
ちろん社員数が多い大企業であれば、単機能ツールであっても、スケールメリットが働きますので効果的なのですが、社員数が少ない中小企業だと単機能ツールの効果は限定的ですので、コストパフォーマンスが悪くなってしまいます。
真の業務効率化を目指すなら、たとえばチャットボットであれば社外の顧客対応だけでなく、社内のFAQ、採用相談窓口、さらにインバウンド対策としての多言語対応など、一つのツールでさまざまな課題が解決できる拡張性を重視しましょう。
生成AIを活用したツールでは、蓄積された対話データを客観的に分析し、レポートにまとめる作業も瞬時に完了します。これらの貴重なデータをマーケティングや経営戦略に活用すれば、たとえ人的リソースが限られていても大きな成果・成長が期待できます。
DSチャットボットなら4つのポイントすべてクリア！
これらの4つのポイントをすべて網羅しているのが、弊社の「DSチャットボット」です。ノーコード設計で、複雑で難しい設定は一切不要。タグ1行でWebサイトに設置でき、初日から誰でも直感的に扱えるカンタン設計です。さらに導入から運用後の改善まで手厚いサポート体制を整えています。
興味がある方は、以下のバナーからぜひお気軽にご相談・お申込みください。
【目的別】IT初心者でも使いやすい業務効率化ツール｜おすすめ5選
1. コミュニケーション系（情報共有のスピードアップ）
Chatwork
日本国内で多くの企業に導入されているビジネス向けチャットツールで、社内外のコミュニケーションをスムーズにし、メールや電話に頼らない効率的な情報共有を実現します。チャット・タスク管理・ファイル共有・ビデオ/音声通話などの基本機能を備え、シンプルな操作性で誰でも使いやすいのが特徴です。
2. プロジェクト管理系（進捗の可視化）
Trello
公式サイト：https://trello.com/ja
視覚的なボード＆カード形式でタスクやプロジェクトを整理できるプロジェクト管理ツールです。チームや個人のTo-Do、進捗、ワークフローをひと目で把握でき、ドラッグ＆ドロップで操作できる、直感的な操作性が特徴です。
3. ナレッジ共有系（情報の蓄積）
Notion
メモ・ドキュメント・タスク・データベースなどを1つのワークスペースで管理できるオールインワンの業務効率化ツールです。プロジェクト管理、ナレッジ共有、カレンダーやWiki機能まで自在にカスタマイズでき、チーム全体でのリアルタイム編集・コメント共有も可能です。
4. 定型業務自動化系（RPAによる転記作業などの自動化）
WinActor
公式サイト：https://winactor.biz/
NTTグループ発の純国産RPA（業務自動化）ツールで、定型的なPC操作やデータ処理を自動化して業務効率化を実現します。プログラミング知識が不要な直感操作のシナリオ作成画面を備え、ドラッグ＆ドロップで業務手順を自動化できます。
5. 問い合わせ・インバウンド系（顧客の質問や社内回答の自動化）
DSチャットボット
公式サイト：https://dschatbot.ai/
生成AIを活用したチャットボットツールで、ITの専門知識がない方でも簡単に運用開始できます。また、AIチャットボットとしては低価格で利用できるのも魅力のひとつです。ホームページに設置してユーザーからの問い合わせに自動で回答し、対応時間や電話・メール対応の負担を削減します。
また、多言語オプションを追加すると英語・中国語・韓国語・ベトナム語をはじめ80以上の言語に対応。言語の壁を越えたサポート体制を手軽に構築できます。
多くの企業がAIチャットボットから始めるべき3つの理由
前章では目的別に業務効率化に役立つツールを紹介しました。もしどのツールを使うか迷っているなら、AIチャットボットを一番におすすめします。最新の生成AIを活用したチャットボットは、最低限の負担で、業務負荷やストレスを最大限取り除ける、極めて投資対効果の高い特徴を持っています。この章では、AIチャットボットをとくにおすすめする3つの理由を解説します。
1.既存資産（PDFやURL）を指定するだけですぐ使える
AIチャットボットにはRAG（検索拡張生成）という技術が使われており、会社にある既存のPDF資料やWebサイトのURLをそのまま活用できます。
従来のシナリオ型チャットボットでは、膨大な想定問答集のデータをひとつひとつシステムに入力しなければならず、非常に時間と労力がかかりました。
最新のAI型はその難点をクリアし、URL指定やPDFアップロードだけでAIが自ら内容を理解しナレッジベースを構築できます。準備の時間や手間を極限まで短縮しつつ、独自の情報を根拠に回答させて、生成AI特有のもっともらしい誤答（ハルシネーション）を防止します。
Webサイトを持っている方には、AIチャットボットはまさに業務効率化への最短ルートと言えるでしょう。
2. 問い合わせ対応の大幅削減と顧客満足度を同時に実現できる
AIチャットボットは、一度設置すれば24時間365日休みなく稼働し、定型的な問い合わせを代行します。スタッフが電話やメールのやりとりから解放され、問い合わせ対応負荷の大幅な削減につながります。さらに休日や深夜にも質問・相談できるため、顧客満足度も向上します。
AIチャットボットなら、ほとんど運用負担なく、これらのメリットを享受できます。
他の業務効率化ツールは利用者あるいは社内の業務を削減するのは得意なのですが、顧客対応のような外部の人間が絡む業務を削減できるツールはそこまで多くありません。AIチャットボットはこのような他の業務効率化ツールでは対応できない仕事を削減できるのが、大きな魅力のひとつです。
AIチャットボットには複雑なプログラミングや手間のかかるメンテナンスは不要です。業務のすき間時間に、URLやPDFを差し替えたり、回答を少し確認・修正したりするだけで、AIが自動で再学習し回答に役立てます。浮いた人手をまた付加価値の高い業務へシフトさせ、社内の限られた人的リソースを最適化できます。
3. 一台で何役もこなす汎用性でコストパフォーマンスが良い
AIチャットボットは、一つの窓口で企業の課題をいくつも解決できるマルチソリューションです。
顧客からの問い合わせ対応（カスタマーサポート）はもちろん、社内の規定集やPC操作に関する社内FAQ、さらには求職者の相談にのる採用専用チャットボットなど、部署を横断したクロスユースが可能です。拡張性が非常に高く、コストパフォーマンスの良いツールと言えます。
さらに、最新のAIは世界各国の言語も瞬時に理解し会話します。英語はもちろん、中国語・韓国語・ベトナム語・タイ語など需要の高い言語で、スムーズにコミュニケーションが取れます。社内に外国語が得意な専門スタッフがいなくても、インバウンド対応や、外国人求職者への対応が完成します。
業務効率化に成功！ AIチャットボット導入の効果とは
AI導入で電話対応が80％削減。利用者は知りたい情報にすぐアクセス可能に！
導入サービス：ディーエスブランドのAIチャットボット
一般財団法人横浜市教育会館は、Webサイトには必要な情報を掲載していたものの、掲載内容に関する電話問い合わせが多く、専任担当者がいない中で対応が大きな負担となっていました。FAQ作成も検討しましたが、準備にかかる時間や人手を確保できず、着手できない状況でした。
問い合わせ対応の負担軽減を目的に、弊社ディーエスブランドのAIチャットボットを導入。WebサイトURLや利用規約PDFを指定するだけで学習できるので、すぐに運用を開始しました。
その結果、定型的な電話問い合わせが大幅に減少し、対応負担は約80％削減。利用者もチャット上ですぐに必要な情報を得られるようになり、サイト内検索やPDF確認の手間がなくなりました。また、対話ログから、これまで気づかなかった利用者ニーズも把握できているので利用者に寄り添ったWebサイト運用を進めていきます。
成功例の記事全文を読む：一般財団法人横浜市教育会館様（各種団体） 導入事例
「探せない」を解決！AIチャットボット導入で業務効率大幅改善
導入サービス：OfficeBot（ネオス株式会社）
キンコーズ・ジャパン株式会社は、受注管理システムのFAQやマニュアルが検索しにくく、必要な情報を見つけられない社員からITヘルプデスクへの問い合わせが集中していました。
この課題を解決するために社内サイトにAIチャットボットを導入したところ、他部署管轄の質問も自動で適切に案内できる体制が構築できました。また、情報検索時間は最大60分から約1分に短縮され、対応時間は体感で約50％削減。さらに、定型的な質問対応はほぼ自動化されるなど、ヘルプデスクの業務負担を大幅に軽減し、社員の業務効率と作業環境を大きく改善しました。
問い合わせを40％減し、電話・メール対応の残業をほぼ解消！
導入サービス：サポートチャットボット（株式会社ユーザーローカル）
ベネフィット・ステーションは、サイトリニューアルを機に会員からの問い合わせが通常の2倍に急増し、電話やメール対応が逼迫していました。既存FAQだけでは対応しきれず、カスタマーサポート体制の刷新が急務となっていました。これを受けて、ユーザーローカルのサポートチャットボットを導入。
導入後は、返答率98.5％を維持しながら、1年でメール・電話による問い合わせはともに約40％減少しました。また、電話応対による残業もほぼ解消されるなど、カスタマーサポート業務の効率化と負担軽減に大きな成果が出ました。リアルタイムに問い合わせ傾向を可視化できるので、問い合わせ内容の変化に即応する運用も実現しています。今後は社内やパートナー企業向けのサポートにもチャットボットを活用し、自己解決率向上と問い合わせ削減で全社的な業務改善を目指します。
管理・運用も簡単！ サポートが充実しているのは「DSチャットボット」
AIチャットボット導入による業務効率化・人材獲得・売上拡大など、さまざまな場面で成果を出したい方々へ。使いやすさと手厚いサポート体制が特長の、おすすめAIチャットボット「DSチャットボット」をご紹介します。
学習の手間が最小限。 既存のPDFやURLを読み込むだけで即戦力
DSチャットボットなら、自社のWebサイトのURLやPDF資料を指定するだけで、AIがその内容を数分で丸ごと学習します。プランに応じて学習量が選択でき、上限内であればワンクリックでいつでも増減可能です。従来のチャットボットのように、Q&Aのシナリオをすべて書き出す必要はありません。また、Webサイトへの設置もタグ1行で完了するため、効率的に導入できます。
ITが苦手でも直感的に操作できるカンタンな管理画面
DSチャットボットはITの専門知識がない担当者でも、ほとんどマニュアルなしで操作できるシンプルな設計です。直感的に操作でき、日々の管理や回答の修正もスムーズにできるため、運用の属人化を防ぎます。ベンダーの弊社ディーエスブランドは、ホームページ作成ソフト「おりこうブログ」の導入実績40,000ライセンスを誇り、カンタンで誰でも使いやすいサービスに定評があります。
CSの応答率98％。 担当者が頼れる伴走型サポート
DSチャットボットなら、カスタマーサポートセンターの応答率は98％。万一操作に困ったときも、すぐにお電話で相談できるサポート体制を整えています。どんなささいな困りごとも一緒に解決し、活用方法のアドバイスまで行うなど、日々忙しい企業の担当者に寄り添った手厚い伴走型支援を提供します。ITツールをはじめて導入する方にぴったりの、安心サービスです。
分析機能で「顧客の声」を可視化。 サービス改善のヒントに
DSチャットボットは、AIが対話履歴を自動で集計し、グラフやレポートで可視化します。顧客が何に困っているのか、どの時間帯に問い合わせが多いのか、役に立った回答は何かなどがひと目でわかるため、主観に頼らないデータに基づいたサービス改善が可能です。「顧客の本音」をWebサイトの改善や新商品のアイデア、またマーケティング戦略にすぐに活用できます。
多言語オプションで外国語対応もラクラク
DSチャットボットの多言語オプションは、最新のAI翻訳エンジンを搭載し、英語・中国語・韓国語をはじめとする80言語以上に対応できます。社内に外国語ができる人材がいなくても、インバウンド顧客や海外ユーザーの問い合わせにリアルタイムに即答できます。海外市場のニーズ把握や、商品・観光地の多言語案内など、さまざまな用途でのグローバル対応を強力にバックアップします。
参考ページ：DSチャットボット｜多言語オプション
DSチャットボットは無料で全機能をお試しいただけます（多言語オプションを含む）。
管理や運用の手間が心配な方、ITの専門知識がなく不安な方、まずはツールを実際に触ってみるところから始めてみませんか。だれでもカンタンに操作できると実感していただけるはずです。体験期間中の対話履歴や学習データは、購入後も引き継がれるのでご安心ください。
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AIチャットボットに関するよくある質問
この記事でわかること
深刻な人手不足に直面する日本企業にとって、業務効率化ツールの導入は企業の生存をかけた重要な経営戦略です。この記事では、最新のデータを交え、なぜ今、生成AIを活用した労働生産性の向上が不可欠なのかを解説しました。
最新のAIチャットボットは、従来のITツールの課題であった導入・学習の手間を削減でき、企業にとって非常にメリットの大きいツールです。
失敗しないAIチャットボット選びの基準として、現場が迷わない直感的な操作性、既存のPDFやURLをそのまま活用できる導入の手軽さ、そして電話一本で解決できる伴走型のサポート体制の重要性を紹介しました。
なかでもDSチャットボットは社内・社外両面で使え、誰でも簡単に使いこなせる利便性の高いツールです。多言語オプションを導入すれば80言語以上の多言語対応も可能。一台で何役もこなす圧倒的な汎用性を備えています。
業務効率化の第一歩として、自社のWebサイトURLをAIに読み込ませ、自動応答が始まる驚きを体感することから始めてみませんか。管理の手間やITリテラシーへの不安を感じている方にこそ、手厚いサポートとカンタン操作を両立したDSチャットボットが最適です。まずは無料体験版で、業務がどれほど劇的に、そしてスムーズに変わるのかを確かめてみてください。
