生成AIで業務効率化する方法｜おすすめツール5選と活用事例
更新日：2026.02.17
「ChatGPTやGeminiという名前は知っているが、具体的に業務には活用していない…」
「生成AIで業務を自動化したいが、設定が難しそうだ…」
こんなお悩みをお持ちの方も多いと思います。
ビジネスにおいて、AIは欠かせない存在になりつつあります。これまでChatGPTなどを便利ツールとして、個人として利用してきた方も多いでしょう。しかし、今後は従業員個人が生成ツールを活用するだけでは不十分で、職場全体・企業全体で生成AIを使いこなせるか否かが組織全体のパフォーマンスを大きく左右する時代になっています。
たとえば、1日に何度も対応している、同じような内容の問い合わせ電話やメール。膨大な資料やマニュアルの山から情報を調べる作業。商品に詳しいベテランスタッフがいないときには答えられない質問。これらの業務についても、AIに肩代わりさせることで組織全体の生産性は飛躍的に向上するでしょう。
このようにAIによる業務効率化を達成できれば、スタッフは人間にしかできない業務や接客にもっと時間を使えるようになります。目の前のお客様との親密な対話、熟練の技術の伝達、新サービスの企画など、より企業の発展につながる戦略的な働き方が可能になります。
この記事では、生成AIで劇的に効率化できる業務内容を整理し、企業の業務効率化に最適なツールと選び方をわかりやすく紹介します。成功事例もあるので、即戦力として信頼できるツールがきっと見つかるはずです。ぜひ最後までご覧ください。
目次
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- なぜ今、業務効率化が必要なのか？
- 生成AI・IT活用による業務効率化が最大の解決策
- 生成AIで効率化できる5つの主要業務
- 業務効率化に使える生成AIツールの選び方
- 生成AIツール導入による業務効率化の手順・流れ
- 業務効率化におすすめの生成AIツール5選
- 業務効率化に生成AIを使うならAIチャットボットから始めるのがおすすめな4つの理由
- 【比較表あり】汎用AI（ChatGPT等）とAIチャットボットの違い
- AIチャットボットとは？
- 即戦力となるAIチャットボット選定のポイント
- AIチャットボットによる業務効率化の成功事例
- 手間要らずで簡単操作！ サポートも充実の「DSチャットボット」
- 生成AIを使った業務効率化に関するよくある質問
- この記事でわかること
- 業務効率化・マーケティング強化に役立つAIチャットボットなら「DSチャットボット」
なぜ今、業務効率化が必要なのか？
以前は「業務効率化」に積極的に取り組んでいたのは大企業が中心で、それ以外の中小企業では具体的な施策がそこまで進んでいませんでした。しかし、深刻な人手不足や生産人口の低下を迎えた現在、企業の規模に関係なく「業務効率化」は企業が存続するための必須条件へと変化しました。
この章ではなぜ現在日本の多くの企業が業務効率化ツールを積極的に取り入れているのか見ていきましょう。
人手不足を補うための生産性向上戦略
現在、日本社会は少子高齢化に伴う生産年齢人口の減少という、避けては通れない構造的な課題に直面しています。とくに中小企業では、採用したくても人が集まらないという状況が常態化しています。
2025年版「中小企業白書」によると*、どの従業員規模でも半数以上の企業が、さらに従業員が100名を超える企業では80％以上が人材不足に陥っています。限られた人員でいかに業務を継続し、かつ成果を出すか、つまり労働生産性の向上が急務となっているのです。
人手不足によって、社員一人あたりの業務量が大きくなっている
人手不足が深刻化すると、必然的に現場では一人あたりの業務量が増大します。かつては複数人で分担していた事務作業・見積書やExcel資料の作成・電話での問い合わせ対応・メールへの返信など、定型的な業務負担が重くのしかかります。
とくに専任の事務スタッフを置けない現場では、電話やメール対応のたびに作業が中断され、集中力が切れてしまいます。従業員のストレスや残業時間が増えるといった弊害も出てきます。
また、こうした細かな作業が多くなると、どうしても本来注力すべき、売上につながる付加価値の高い業務が後回しになりがちです。結果、商品・サービスの質が落ちたり、企業の成長スピードが鈍化したりという悪循環に陥りかねません。
業務の属人化が効率化の大きなネックになっている
さらに、業務効率化の大きな障壁となるのが、特定の担当者にしか方法・手順がわからない、業務の属人化です。とくに建設業・製造業に多く、どちらも約半数の企業が「業務全体の進行管理が属人化している」と感じています*。
ノウハウを知るベテラン社員が退職してしまうと、技術承継の失敗につながりかねません。
なお、建設業・製造業以外の職場においても、「商品・サービスについて詳しい●●さんが、今は外回りに出ていて不在だから、お客様から細かい質問をされたときに対応不能になってしまう…」とのお悩みを抱えている会社は多いのではないでしょうか？ これも業務の属人化の典型例です。
また、煩雑なノンコア業務（定型的な事務作業や問い合わせ対応）に追われ、本来注力すべき付加価値の高い業務が後回しになると、企業の成長はますます阻害されてしまいます。
とりわけ中小企業においては、電話対応専任のスタッフがいないことが多いので、「繁忙期だと電話対応にばかり時間を取られてしまい、本来の業務が進まない…」という事態になりがちです。そうなると従業員も疲弊しますし、残業代などのコストもかさんでしまいます。
従業員の離職を防ぐためにも、働き方改革や従業員のワークライフバランスを実現しなければなりません。そのため多くの企業が業務効率化ツールを利用し、人間にしかできない仕事に集中できる環境を整備しようとしているのです。
生成AI・IT活用による業務効率化が最大の解決策
近年、ChatGPTやGeminiなどに代表される生成AI（LLM：大規模言語モデル）が急速に発達・普及しています。たとえば、企画のアイデア出しやメール文面作成などで、実際に活用している方も多いでしょう。
これまでAI活用やIT化には、システム構築のための巨額な投資や、プログラミングのような高度なIT専門スキルが必要とされるというイメージがありました。
しかし現在は、単なる個人の便利ツールではなく、RAG（検索拡張生成）技術などを備え、企業のスムーズな業務進行のサポートツールへと進化しています。
RAGとは、AIが自社固有のデータ（PDFマニュアルや社内規定など）やWeb上のデータをリアルタイムで参照して正確な回答を生成する技術です。この技術により、安全な環境で、AIを通して社内の知見が即座に共有できるようになりました。生成AIはあらゆる現場で優秀なアシスタントとして、業務効率化のあり方を根底から変えようとしています。
実際、総務省の「情報通信白書令和７年版」によると*、企業における業務での生成AI利用率は55.2％。利用・活用を検討する企業は、大企業の1/2、中小企業では1/3にも及びます。
生成AIで効率化できる5つの主要業務
1. 文章・コンテンツ作成業務（個人の業務の圧倒的加速）
日常の報告書や企画書、社内資料などを作るとき、文章の構成や内容を考えるのには時間がかかります。ChatGPTなどのAIを活用すると、見出し案や段落構成を短時間で複数生成でき、資料全体の方向性を早い段階で確認できます。さらに、完成した文章の誤字・脱字や文法チェックも任せられるため、最終確認の手間も大幅に削減できます。
構成の検討から文章チェックまでAIがサポートすることで、作業スピードが向上し、担当者は内容のブラッシュアップや表現の工夫など、より価値の高い作業に集中できるようになります。
2. 情報の集約・要約業務（社内情報の探索）
社内資料や議事録、報告書などから必要な情報を探す作業は時間がかかりがちですが、ChatGPTを活用すれば、複数の資料をまとめて要約できます。重要なポイントだけを短時間で把握できるため、情報収集にかかる工数を削減できます。
また、過去の資料ややり取りを整理して要点を抽出できるため、情報の見落としを防ぎつつ、意思決定までのスピードも向上します。
3. 定型的な問い合わせ対応（顧客・社員との対話）
顧客や社員からの問い合わせには、同じような質問が繰り返される場面が多くあります。ChatGPTを活用すると、FAQ対応や定型的な回答文の作成を効率化できます。
一次対応をAIに任せれば、対応時間を短縮できるだけでなく、担当者は個別対応や判断が必要な問い合わせに集中できるようになります。
4. 専門知識の標準化（属人化の解消）
業務ノウハウや専門知識が特定の人に依存している場合、品質のばらつきや引き継ぎの負担が課題になります。ChatGPTに過去の資料やナレッジをもとにした回答をさせれば、一定水準のアウトプットを誰でも得られるようになります。
これにより、属人化を防ぎつつ、新人や異動者でもスムーズに業務を進められる環境を整えられます。
5. 多言語翻訳・グローバル対応（言葉の壁を克服）
海外の取引先に提出する文書や社内資料を翻訳する際、Google翻訳などの機械翻訳だけでは、「意味は分かるけれど表現が自然か」「日本語の意図やトーンが正しく伝わっているか」と不安を抱いてしまう方も多いのではないでしょうか。とくに、サービス紹介や注意事項など、細かいニュアンスが印象に大きく影響する文書では重要です。
ChatGPTを活用すれば、日本語の原文や意図を伝えた上で、翻訳文のニュアンスやトーンをチェックできるので、「もう少し柔らかくしたい」「現地の人に自然に読まれる表現にしたい」といった具体的な改善も提案してくれます。Google翻訳で内容を把握したあと、ChatGPTで表現を調整すれば、機械翻訳特有の不自然さを減らし、海外向け文書の品質を高められます。
業務効率化に使える生成AIツールの選び方
生成AIの活用において最も避けなければならないのは、導入自体が目的になり、現場にプロンプト（AIへの指示出し）の調整といった新たな負担が発生してしまうケースです。これでは真の業務効率化とは言えません。そこで、この章ではITの専門知識がない方でも、導入初日から現場の即戦力として生成AIを定着させるための、4つの選定ポイントを紹介します。
1. 使いやすさ：プロンプトの知識がなくても操作できるか
ChatGPTなどの汎用AIを使った際、意図した指示がAIにうまく伝わらなかった経験はありませんか。実はAIを使いこなすには、的確な指示出し（プロンプトエンジニアリング）の技術が必要です。プロンプトを書くスキルが求められ、習得や操作が複雑になるほど現場で敬遠され、次第に使われなくなります。
選定の際は、複雑な指示を入力しなくても、ボタン操作や資料のアップロードだけで目的の成果が得られるツールを選びましょう。専門知識が要らないノーコード設計のツールであれば、社内のITリテラシーに関わらず、誰でも直感的に操作できます。スマートフォンのアプリを触るような感覚で操作できるUI（ユーザーインターフェース）が理想的です。
また、PCだけでなく、スマホやタブレットからも操作できるマルチデバイス対応ツールもおすすめです。営業先や工場内でも、手元の端末からすぐに目的の情報にアクセスできます。アクセシビリティが向上すると、社内全体でのツールの定着が早まります。
2. 導入・設定コスト：既存アセットをそのまま活用できるか
生成AIツールの運用を開始する際、膨大なデータ入力や複雑な設定があると、担当者にとって大きな負担となります。真に効率的なツールは、今手元にある資産（アセット）を最大限に活用できるものです。
具体的には、自社のWebサイトのURLを指定したり、社内マニュアルのPDFをアップロードしたりするだけで、AIがその内容を即座に学習できる仕組みがあるかを確認しましょう。一から学習データを作る手間を省けば、導入までの時間と労力を大幅に削減できます。
また、メンテナンスの手間がかからないSaaS（サース）型のツールもおすすめです。SaaSとは、インターネット経由でソフトウェアを利用するサービス形態で、システムのメンテナンスやAIモデルのアップデートはすべてベンダー側が行います。常に最新の生成AI技術を、最小限の手間で安全に利用し続けられます。
3. サポートの充実度：国内拠点による伴走型支援はあるか
生成AIは便利な反面、ビジネスで継続利用するには、精度の調整や適切なセキュリティ設定など、特有のノウハウが必要です。海外製品に多い、メールのみ・英語のみの対応では、課題解決までに時間がかかり、運用が停滞してしまうリスクがあります。
ITツールに不慣れな担当者でも、電話ですぐに疑問を解消できる国内拠点の伴走型支援があるかを確認しましょう。
ベンダーによっては、単なる操作説明にとどまらず、顧客の業務内容や目的に合わせて、どう活用すれば最大の効率化が得られるかを提案するカスタマーサクセスサポートが受けられます。専門知識をもった担当者が現状課題のヒアリングから運用開始後の改善まで寄り添ってくれるサービスを選ぶと、デジタル化への不安を解消できます。
4. 汎用性の高さ：1台でマルチソリューションになるか
特定の業務に特化したツールをいくつも導入すると、月額費用がかさむだけでなく、ログイン情報の管理や操作方法の習得など、管理工数ばかり増えてしまいます。
とくに、人的リソースが限られている組織では、1つの生成AIが複数の課題を解決するマルチソリューションとして機能するかを重視すべきです。たとえば、生成AIを搭載したチャットボットであれば、以下のような幅広い活用が可能です。
- 顧客向け：顧客からの問い合わせ自動応答、カスタマーサポートの効率化
- 採用向け：24時間対応の求職者用相談窓口、採用コスト削減
- グローバル向け：リアルタイム翻訳によるインバウンド・海外対応
なかには、蓄積された対話履歴をAIが分析し、改善レポートを自動作成する機能をもつチャットボットもあります。商品やサービスに対する評価や検索キーワード、またどのページで質問が多いかなど、マーケティングに活用できる情報を客観的に分析してくれます。
問い合わせフォームや電話の対話履歴など、これまで散らばりがちだった情報が自動で集約され、分析まで完了するので、マーケティングや経営戦略の意思決定も迅速になります。1つのツールを多目的に活用し、投資対効果（コストパフォーマンス）を最大化しましょう。
生成AIツール導入による業務効率化の手順・流れ
前章で見たように、業務効率化を目指す企業にとって、生成AIツールは強力な味方です。しかし、導入の順序や運用方法を間違えると、十分な効果を得られません。ここでは、生成AIを活用して効率化を進めるための手順と流れを見ていきましょう。
1. 現状業務の課題を整理する
まずは、どの業務を効率化したいのかを明確にするのが重要です。
たとえば、
- 書類作成やレポート作成
- 繰り返しの問い合わせ対応
- 社内マニュアルやFAQの管理
- 翻訳や多言語対応
など、対象業務を整理し、時間やコストがかかっている箇所を洗い出します。ここで課題を定量化すると、導入効果を測定しやすくなります。
2. 導入目的に合った生成AIツールを選定する
次に、業務目的に応じて適切な生成AIツールを選びます。
- 社内業務向け：AIチャットボット、文書自動生成ツール
- クリエイティブ業務向け：文章・画像生成ツール
- 多言語対応：翻訳・多言語自動応答ツール
選定時には、セキュリティ・情報管理の観点も考慮する必要があります。社内データを扱う場合は、外部に情報が漏れない社内専用で安全に運用できるツールを選ぶと安心です。
3. データ準備と学習・設定
生成AIは、参照するデータやルールの質で精度が決まります。
- 社内マニュアルやFAQ・PDF・Webページなどの資料を整理
- 重要な業務フローや禁止事項などをルール化
- 過去の問い合わせデータを学習データとして活用
たとえば「顧客データが入ったリストを丸ごと生成AIに読み込ませる行為」を禁止事項として設定するなど、個人情報や機密情報の取り扱いには十分注意する必要があります。これらの準備とルールを整えられると、AIが正確で業務に即した回答や生成物を安全に作成できるようになります。
4.試験運用
いきなり全社導入するのではなく、一部部門や一用途で試験運用するのをおすすめします。
- 実際の問い合わせや業務でAIを試す
- 回答精度や操作性、社員の利便性を確認
- 必要に応じて、データやルールを調整
試験運用で課題を洗い出せれば、全社展開時のリスクを最小化できます。
5. 本格運用と改善サイクル
パイロット運用で精度が確認できたら、本格的に運用を開始します。
- 自動応答や生成業務を実運用に組み込む
- 定期的にAIの回答内容や生成物をレビュー
- 新しい資料やFAQを追加して学習データを更新
生成AI活用には、PDCAサイクルを回すのが重要です。導入後も改善を続けられれば、業務効率化の効果を最大化できます。
上記の手順を踏むと、人的コストを削減しつつ、業務の正確性とスピードを向上させられます。生成AIは小さく始めて、段階的に広げると、着実な業務効率化を実現できる強力なツールです。
業務効率化におすすめの生成AIツール5選
生成AIツールには、それぞれ得意分野があります。文章作成・画像デザイン・データ分析・コミュニケーションまで、あらゆる業務に特化したツールが登場しています。この章では、数あるサービスの中から、とくにビジネス現場で役立つツールを厳選して紹介します。
ChatGPT
ツール名：ChatGPT
用途：個人の業務
得意分野：文章作成（テキスト生成）・アイデア出し
特長：最も有名なAIツールのひとつで、テキスト生成を得意とします。ユーザーとの対話を通じて、考える作業をサポートする万能アシスタントです。メールの代筆や企画書の構成案、長文の要約など、言葉に関するあらゆる作業を補助してくれます。さらに、Excelの関数作成や画像の作成など、幅広い分野で活用できます。
チャットでやり取りを繰りかえし（プロンプトを工夫し）ながら、自分一人では思いつかなかったアイデアを引き出せます。
おすすめ活用シーン：文書の下書き・校正・要約、会議のアイデア出し、Excelの関数作成、画像生成など
Canva
ツール名：Canva
用途：個人の業務
得意分野：画像生成・デザイン
特長：画像生成やデザインを得意とします。デザインの知識がなくても、チラシやSNSの投稿画像を簡単に作成できるツールです。膨大なテンプレートとAIによる画像生成機能を組み合わせ、外注に出していたデザイン作業を内製化し、大幅なコスト削減が期待できます。最近は、作りたい画像のイメージを短い単語で入力するだけでAIが生成してくれる機能が注目されています。
おすすめ活用シーン：バナー広告の作成、プレゼン資料の作成、SNS投稿用の画像作成など
Rimo Voice
ツール名：Rimo Voice
用途：組織全体の業務
得意分野：議事録作成・音声書き起こし
特長：音声データの文字データへの変換が得意です。日本語だけでなく外国語にも対応する「AI書記」です。会議内容をリアルタイムで把握し、雑音や「えーと」といった不要な言葉を自動でカットして文字に起こします。さらにAIが重要ポイントや今後取るべきアクションを自動で抽出しまとめてくれるので、議論の質や業務効率を大幅に向上させ、チーム全体の生産性アップに貢献します。
おすすめ活用シーン：定例会議の議事録作成、インタビューの文字起こし、商談記録の共有など
みらい翻訳（Mirai Translate）
ツール名：Mirai Translate
用途：組織全体の業務
得意分野：多言語翻訳
特長：翻訳が得意です。最先端の言語処理技術を活用したAI機械翻訳ソフトです。TOEIC960点レベルの ビジネスパーソンと同等の翻訳精度を誇ります。高セキュリティの国産サービスなので、契約書や専門資料も安心して任せられます。法務や財務などの専門用語にも強く、ファイルのレイアウトを維持したまま翻訳できる点も大きな魅力です。
おすすめ活用シーン：海外企業との契約書確認、社外秘資料の翻訳、専門性の高い技術文書の解読。
DSチャットボット
ツール名：DSチャットボット
用途：組織全体の業務
得意分野：顧客対応・社内ナレッジ共有・多言語翻訳
特長：問い合わせの一次対応が得意です。業務効率化だけでなく、マーケティングや多言語対応にも活用でき、ビジネス分野で社内・社外ともに活躍するAIチャットボットです。企業のWebサイトやPDF文書などを読み込ませるだけで、24時間質問を受け付けて即座に回答を生成します。キャラクター（アバター）や口調も細かく設定でき、さらに多言語オプションを導入すれば、80以上の言語でコミュニケーションがとれます。
おすすめ活用シーン：24時間対応の顧客サポート、社内のヘルプデスク、多言語でのインバウンド対策など
DSチャットボットは無料体験が可能です。多言語オプションを含むすべての機能をお試しいただけます。気になった方は、ぜひ以下のバナーからお気軽にお申し込みください。
業務効率化に生成AIを使うならAIチャットボットから始めるのがおすすめな4つの理由
前章では目的別に業務効率化に役立つツールを紹介しました。もし組織全体の業務を効率化したいなら、AIチャットボットを一番におすすめします。最新の生成AIを活用したチャットボットは、最低限の負担で、業務負荷やストレスを最大限取り除ける、極めて投資対効果の高い特徴を持っています。この章では、AIチャットボットをとくにおすすめする4つの理由を解説します。
1．個人のAI活用スキルに左右されず、恩恵が組織全体に及ぶ
ChatGPTやGeminiなどの汎用AIを使いこなすには、プロンプトと呼ばれるAIへの指示出しのスキルが必要です。つまり、個人のスキルによって、活用できる度合いも変わってくるという課題がありました。
一方、AIチャットボットは一度設定してしまえば、使う側は専門知識が一切不要という大きなメリットがあります。ITに詳しくない社員でも、あるいはAIツールに親しみがあまりない顧客でも、チャット画面に質問を打ち込むだけで回答を生成でき、裏で動く高度な生成AIの恩恵を等しく受けられます。
さらにAIチャットボットによって電話対応を削減すれば、AIを一切使っていないスタッフの業務まで結果的に効率化されます。個人の便利ツールで終わらせず、電話対応の削減や情報共有の自動化といった成果を、組織全体のインフラとして定着できます。
2. 汎用AIと違い、社外の人間が関係する業務も効率化できる
ChatGPTなどの汎用AIは、基本的にユーザーが自分の作業を効率化するための道具であり、社外の人間（顧客や求職者など）と直接やり取りをさせるのには向いていません。
一方、AIチャットボットは社外の人間が関係する業務の自動化こそが最も得意な領域です。Webサイトを訪れた顧客の疑問をその場で解決したり、求職者からの採用相談に24時間体制で答えたりと、社外とのコミュニケーションを無人で完結させます。
これにより、担当者の業務負担を減らすだけでなく、顧客側も待たされるストレスから解放されます。顧客満足度の向上や機会損失の防止といったメリットにつながります。
3. 人手やコスト削減：自動応答なので回答の適宜修正以外手入れが不要
AIチャットボットは24時間365日、自動で問い合わせに対応します。これにより、電話やメール対応の工数削減や、同じ質問への繰り返し対応の削減、特定担当者への業務集中の解消といった効果が期待できます。
ChatGPTなどの汎用AIは、利用者側がプロンプトを入力しないと動作しませんが、AIチャットボットは放置しているだけでも一定の役割を果たしてくれます。
とくに「よくある質問」への対応は大きな負担になりやすいですが、AIチャットボットに任せられれば、担当者はより付加価値の高い業務に集中できます。また、基本的に自動応答が中心のため、日常的なメンテナンスはほとんど不要で、必要に応じて回答内容を修正するだけで運用コストを抑えられます。
4. マルチソリューション：顧客対応、社内FAQ、採用、外国語対応など
AIチャットボットは、顧客対応や社内FAQ、採用活動、外国語対応など、さまざまな業務に活用できるマルチソリューションです。
顧客対応では24時間自動で問い合わせやトラブルに対応し、顧客満足度向上や機会損失の防止に貢献します。社内FAQでは、人事・総務やIT関連の問い合わせを自動化できれば、バックオフィスの負担を軽減し、従業員の自己解決を促進します。
採用活動では、募集要項や選考フロー、よくある質問への自動回答により、求職者との接点を増やしエントリー機会の最大化を支援します。さらに、多言語対応により海外顧客へのサポートも可能となり、追加人員を増やさずにグローバル対応や事業拡大の基盤づくりにも役立ちます。
【比較表あり】汎用AI（ChatGPT等）とAIチャットボットの違い
汎用AI（ChatGPT） | AIチャットボット | |
用途 | 幅広い質問・会話、アイデア出し、文章生成 | 特定業務向けの問い合わせ対応、FAQ、自動応答 |
業務効率化の範囲 | 利用者のみ | 組織全体 |
効率化できる業務の範囲 | 主に社内業務のみ | 顧客や求職者など外部の人間が関係する業務も対象 |
動作のトリガー | 利用者がプロンプトを入力する必要がある | 一度設定すると、放置していてもある程度役割を果たしてくれる |
正確性 | 誤情報や推測回答のリスクがあり、確認が必要 | 参照データに基づくため誤情報が少なく、信頼性が高い 回答の修正も可能 |
ポイント：組織全体の業務効率化の観点ではAIチャットボットが圧倒的に優位
- 生成AIツールの利用者だけでなく、組織全体の業務効率化が可能
- 社内業務だけでなく、社外の人間とのコミュニケーション業務も効率化できる
- 企業内データをそのまま活用できる
- 回答の正確性が高く、誤情報リスク（ハルシネーション）が低い
- 自動応答により人的コストを大幅削減
- 一度設定すれば自動で対応可能
AIチャットボットとは？
AIチャットボットは顧客の質問・要望にAIが自動返答するプログラム
AIチャットボットとは、ユーザーの質問や要望に対してAI（人工知能）が自動で回答を生成するシステムです。主にWebサイトやデジタルサイネージに搭載されます。この記事を読んでいる方も、ChatGPTやGeminiを利用した経験があるでしょう。これらの発展した生成AIを活用したチャットボットは、人間と錯覚させるほど自然な会話やコミュニケーションが可能です。また、人間のオペレーターと違い、膨大な情報を学習・記憶（履歴）できます。
AI型チャットボットと従来のチャットボットのちがい
従来の「シナリオ型（ルールベース型）」と「生成AI型（自然言語処理型）」のチャットボットでは、導入にかかる手間と時間に大きな差があります。
シナリオ型（ルールベース型）
シナリオ型（ルールベース型）とは、あらかじめ作成・設定したQ&Aのシナリオに基づいて応答するチャットボットです。正確でブレのない回答を返します。その反面、ユーザーが聞いてくる質問のシナリオを予想し、Q&Aをすべて事前に作成・設定しなければならないので手間がかかります。
生成AI型（自然言語処理型）
生成AI型（自然言語処理型）とは、ユーザーの意図を理解して柔軟に回答するチャットボットです。抽象的な質問や複雑な表現にも対応でき、会話の文脈をふまえた自然な回答を返せる点が特徴です。シナリオ型と異なり、ゼロからQ&Aシナリオを設計する手間がなく、WebサイトURLやPDFファイルなどを読み込ませるだけでAIが学習するため、労力をかけずに導入できるのが利点です。
チャットボットを導入するなら、幅広く対応できる生成AI型をおすすめします。自然なコミュニケーションは顧客体験をさらに向上させられます。
即戦力となるAIチャットボット選定のポイント
AIチャットボット選びで最も避けるべきは、多機能すぎて運用が回らず、形骸化してしまうケースです。真に即戦力となるのは、現場の負担にならず、誰でもすぐに活用できるツールでしょう。この章では、ITの専門知識がない担当者でもAIチャットボット選びに成功できる6つのポイントを解説します。
1. 利便性を最優先｜準備不要のAI型で導入工数を削減
導入の成否を分けるのは、構築にかかる時間と手間です。従来のシナリオ型（ルールベース）は、あらかじめ登録された質疑応答しかできず、それらを網羅するためには手動で膨大な分岐設定が必要でした。
一方、AI型は専門知識がなくても扱えるノーコード（プログラミング不要）式が多く、URLやPDFをそのまま学習させられます。想定問答集をひとつひとつ登録したり、複雑なコードを書いたりする手間もありません。事前準備がほとんど不要になり、導入工数を飛躍的に削減できます。
さらに直感的でシンプルな管理画面を備えたツールを選べば、IT初心者の方や非エンジニアの方でも初日からすぐに運用が可能です。
2. 回答精度｜自社データ参照と根拠の提示で信頼性を確保
ビジネスで生成AIを活用する際の最大の懸念は、AIがもっともらしい誤答をするハルシネーション（偽情報）でしょう。ChatGPTやCopilotなどの汎用AIとは異なり、自社データを根拠として回答を生成するツールを選びましょう。
たとえば回答の最後に、参照URLのリンクや参照元のデータ名などが表示されれば、ユーザーも安心して利用できます。また、必要に応じてAIの回答を修正し再学習させる機能があれば、使い続けるほど、賢い自社専用の知恵袋へと育っていきます。
3. ベンダーの伴走支援｜電話対応や応答率の高さを重視
AIツールは導入後の運用が最も重要です。もし操作に困ったとき、海外製品ではメールのやり取りのみ、マニュアルが英語のみというケースがあります。これでは現場が継続して運用するのは困難です。
導入支援が手厚く、電話での相談を受け付けている国内のベンダーを選びましょう。とくに、問い合わせへの返信の早さ（応答率）が高い会社は、トラブル時にも非常に頼りになります。
マニュアルの充実度だけでなく、実務に合わせた運用コンサルティングなどの伴走型支援運用があれば、ITやデジタルが初めての方でも挫折せずに活用を続けられます。
4. 分析機能の充実度｜顧客の声（VOC）を可視化しPDCA化
チャットボットは単なる回答ツールではなく、率直な顧客の声（VOC）を収集するマーケティングツールでもあります。ユーザーが何に困っているか、どんなページで質問が多いのか、など日々の対話履歴から、ＡＩが客観的な傾向を抽出し分析します。
レポート機能のあるツールを選べば、これらの要素を一目でわかるグラフやリストにまとめて表示します。データに基づく運用（データドリブン）により、Webサイトの内容を拡充したり、新商品を企画したりといった、マーケティングの改善サイクル（PDCA）をよりスムーズに回せるようになります。
5. カスタマイズ性｜トーン＆マナーを統一しブランディング
チャットボットはWebサイトを訪れた人が最初に目にする「顔」と言えます。サイトのトーン＆マナーに馴染むデザインのカスタマイズ性や、親しみやすいキャラクター（アバター）設定の有無はとても重要です。
キャラクター（アバター）は、企業のブランドイメージに合わせて、服装や口調などのペルソナ設定を変えられるものがおすすめです。企業のアイデンティティを反映した対話インターフェースを構築すれば、親しみやすさや安心感をより演出できます。「この会社は信頼できる」と感じてもらえる、心地よい対話体験を提供し、ファンを増やします。
6. 多言語対応｜ニーズの高い言語でリアルタイム翻訳
インバウンド対策やグローバル展開を視野に入れるなら、チャットボットのリアルタイム翻訳機能は大きな武器になります。最新の多言語対応AIチャットボットなら、ユーザーがどの言語で話しかけてもAIが自動で言語を判別して即座に返信します。
時差の影響を受けず、英語・中国語・韓国語・ベトナム語・タイ語など、使用頻度やニーズの高い言語にすぐに対応できます。Webサイト全体を複数の言語に翻訳したり、外国語が堪能なスタッフを雇ったりする労力が不要になり、コストを抑えてビジネスの幅を一気に世界へと広げられます。
AIチャットボットによる業務効率化の成功事例
業務効率化（DX）を進め、ユーザーの利便性も高める！
公式サイト：https://k-ishikokuho.jp/
導入サービス：ディーエスブランドのAIチャットボット
神奈川県医師国民健康保険組合のWebサイトは医療・福祉関係者向けに保険情報を提供しています。日中は忙しいのでサイトを見る前に電話で問い合わせる方が多く、とくに繁忙期には電話対応で業務が圧迫されていました。業務効率化（DX）を進め、社内の負荷を減らしながら、利用者の利便性を高めるため、ディーエスブランドのAIチャットボットを導入しました。
AIチャットボットにより24時間質問に対応できるようになり、業務負荷は担当者の体感で約30％軽減されました。今後もコンシェルジュを活用し、さらなる業務効率化（DX）とWebサイトの充実を目指しています。
成功例の記事全文を読む：神奈川県医師国民健康保険組合様（各種団体） 導入事例
問い合わせ対応を3割削減！AIチャットで実現した自己解決率80％！
導入サービス： ChatPlus（チャットプラス株式会社）
株式会社ネクストビートが運営する「『保育士バンク！コネクト』では、ITツールに不慣れなユーザーも多く、FAQページや従来のヘルプデスクだけでは、すべてのお問い合わせに即時対応するのが難しいという課題がありました。
この課題解決のため、「保育士バンク！コネクト」のマイページの管理画面にAIチャットボットを導入しました。施設ごとの条件やQ&Aを学習させて自己解決を促した結果、問い合わせ対応時間を約3割削減し、ユーザーの自己解決率を約80％まで高められました。
社内問い合わせをAIチャットボットで効率化！電話問い合わせが半減！
公式サイト： https://www.daicolor.co.jp/
導入サービス：サポートチャットボット（株式会社ユーザーローカル）
大日精化工業株式会社では、社内問い合わせの多さと担当部署への連絡対応による業務負荷という課題を解決するため、情報システム本部および販売管理部でAIチャットボットを導入しました。 社員が自己解決できる仕組みを整備できたので、チャットボットによる解決率は87.9％に達しました。さらに、電話問い合わせは半減、業務負荷の大幅な軽減と自己解決文化の定着という両面で大きな成果を上げられました。
手間要らずで簡単操作！ サポートも充実の「DSチャットボット」
AIチャットボット導入による業務効率化・人材獲得・売上拡大など、さまざまな場面で成果を出したい方々へ。使いやすさと手厚いサポート体制が特長の、おすすめAIチャットボット「DSチャットボット」をご紹介します。
学習の手間が最小限。 既存のPDFやURLを読み込むだけで即戦力
DSチャットボットなら、自社のWebサイトのURLやPDF資料を指定するだけで、AIがその内容を数分で丸ごと学習します。プランに応じて学習量が選択でき、上限内であればワンクリックでいつでも増減可能です。従来のチャットボットのように、Q&Aのシナリオをすべて書き出す必要はありません。また、Webサイトへの設置もタグ1行で完了するため、効率的に導入できます。
ITが苦手でも直感的に操作できるカンタンな管理画面
DSチャットボットはITの専門知識がない担当者でも、ほとんどマニュアルなしで操作できるシンプルな設計です。直感的に操作でき、日々の管理や回答の修正もスムーズにできるため、運用の属人化を防ぎます。ベンダーの弊社ディーエスブランドは、ホームページ作成ソフト「おりこうブログ」の導入実績40,000ライセンスを誇り、カンタンで誰でも使いやすいサービスに定評があります。
CSの応答率98％。 担当者が頼れる伴走型サポート
DSチャットボットなら、カスタマーサポートセンターの応答率は98％。万一操作に困ったときも、すぐにお電話で相談できるサポート体制を整えています。どんなささいな困りごとも一緒に解決し、活用方法のアドバイスまで行うなど、日々忙しい企業の担当者に寄り添った手厚い伴走型支援を提供します。ITツールをはじめて導入する方にぴったりの、安心サービスです。
分析機能で「顧客の声」を可視化。 サービス改善のヒントに
DSチャットボットは、AIが対話履歴を自動で集計し、グラフやレポートで可視化します。顧客が何に困っているのか、どの時間帯に問い合わせが多いのか、役に立った回答は何かなどがひと目でわかるため、主観に頼らないデータに基づいたサービス改善が可能です。「顧客の本音」をWebサイトの改善や新商品のアイデア、またマーケティング戦略にすぐに活用できます。
多言語オプションで外国語対応もラクラク
DSチャットボットの多言語オプションは、最新のAI翻訳エンジンを搭載し、英語・中国語・韓国語をはじめとする80言語以上に対応できます。社内に外国語ができる人材がいなくても、インバウンド顧客や海外ユーザーの問い合わせにリアルタイムに即答できます。海外市場のニーズ把握や、商品・観光地の多言語案内など、さまざまな用途でのグローバル対応を強力にバックアップします。
参考ページ：DSチャットボット｜多言語オプション
DSチャットボットは無料で全機能をお試しいただけます（多言語オプションを含む）。
管理や運用の手間が心配な方、ITの専門知識がなく不安な方、まずはツールを実際に触ってみるところから始めてみませんか。だれでもカンタンに操作できると実感していただけるはずです。体験期間中の対話履歴や学習データは、購入後も引き継がれるのでご安心ください。
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生成AIを使った業務効率化に関するよくある質問
この記事でわかること
この記事では、ビジネスシーンにおける生成AIの役割やメリット、そしてAIを業務に適切に活用する方法について詳しく解説しました。今や生成AIは、個人や組織の生産性を左右する実務上のパートナーと言えます。
深刻な人手不足や業務の属人化を解消するカギとして、自社が持つマニュアルやPDF、Webサイトを効率よくAIに学習させ、現場の即戦力として機能させる具体的な手順についても紹介しました。
ChatGPTやGeminiのような自由度の高い汎用AIは、目的に応じて、個人の文書作成やアイデア出しをするには適しています。しかし、企業が組織としてさまざまな業務課題を解決するには、非常に高度な指示出し（プロンプト）のスキルが求められます。
そこでおすすめなのが、手軽に導入・運用できるＡＩチャットボットです。ITの専門知識が不要なノーコードタイプであれば、現場の担当者が今日からでも設定を開始でき、プロンプトで試行錯誤する必要もありません。
DSチャットボットはノーコードで使用できる、手軽なAIチャットボットです。既存WebサイトのURLやPDFファイルを読み込ませるだけで、すぐに運用を開始できます。回答には参照URLを引用し、自社固有の情報を正確に反映させます。
また、操作に困ったときに電話で相談できる、応答率98％のカスタマーサポートを備えています。顧客対応の自動化から社内ナレッジの共有、さらには多言語によるインバウンド対策まで、ひとつで複数の課題を同時に解決するマルチソリューションとして機能します。限られた人的リソースを最大限に活かし、持続可能なビジネスへとシフトするために、まずは無料体験でぜひ体感してみてください。
ホームページ運用やSEOに関するお役立ち情報を一括ダウンロードできます。
業務効率化・マーケティング強化に役立つAIチャットボットなら「DSチャットボット」
「DSチャットボット」は、IT専任者がいない中小企業でも簡単に導入できるAIチャットボットです。
WebサイトのURLやPDF資料を読み込ませるだけでAIが学習するため、難しい設定は一切不要。24時間365日の問い合わせ対応を自動化し、業務の大幅な効率化が可能です。また、ユーザーのデータを蓄積して、マーケティングの改善にも貢献します。
充実した電話サポートがあるため、初めての方でも安心してご利用いただけますので、ぜひ以下から無料体験版・資料請求にお申し込みください。
