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kintone(キントーン)とは? 特徴やメリット・できることをわかりやすく解説

kintone(キントーン)とは?特徴やメリット・できることをわかりやすく解説
  • 「kintone(キントーン)というツールを最近よく耳にするけど、どんなことができるのかよく知らない…」
  • 「kintoneは便利らしいけれど、会社にITに詳しい人がいなくても活用できるのか不安だ…」
  • 「ウチのような中小企業でもkintoneを導入するメリットがあるのか知りたい」

以上のようなお悩みや疑問はありませんか?

近年、サイボウズ株式会社が提供するkintoneのCMや記事を目にする機会が増えていますが、どのようなツールなのかよく知らないという方も多いと思います。

そこで、kintoneの特徴やメリット、できることをわかりやすく解説します。

また、今からkintoneを導入するならオススメのRICOH kintone plus(リコーキントーンプラス)や、ホームページと連携させた使い方についても紹介しますので、業務をDX化・効率化したい方はぜひご覧ください。

目次

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  1. kintone(キントーン)とは
  2. kintoneで、できること
  3. kintoneの全社での使い方
  4. kintoneの各部門での使い方
  5. kintoneの特徴・メリットとは?
  6. 業務に必要なアプリを必要な数だけ作成できる
  7. ITに詳しい方がいなくても業務に使えるアプリを作れる
  8. 複数のアプリをひとつのツール内で使用できるので、コストパフォーマンスが高い
  9. 複数のアプリ間で同じデータを共有・連携できる
  10. 自社の業務に合わせて自由にカスタマイズできる
  11. コメント機能や社内SNSでコミュニケーションが活発に!
  12. スマートフォン・タブレット対応なので、社外からでも簡単にアクセスできる
  13. kintoneで解決できる会社のお悩み・課題
  14. 紙やFAX中心の仕事のやり方をIT化できる
  15. Excelベースの業務から脱却できる
  16. 脱属人化で「あの人がいないと業務が回らない…」という状態を解消!
  17. 各社員の仕事の量やスケジュールが見える化されることで、職場のチームワークが向上!
  18. 案件ごとの進捗や収支の管理が明確になるので、納期の回答が迅速化し、外注の無駄なコストを削減して利益率が向上!
  19. 業種ごとのkintoneの活用方法・活用事例
  20. 建設業のkintoneの活用方法・活用事例
  21. 製造業のkintoneの活用方法・活用事例
  22. 製造業での部門別kintone活用例
  23. 介護・社会福祉業でのkintone活用方法・活用事例
  24. 今からkintoneを導入するならば、役立つ機能が多数搭載された「RICOH kintone plus」がオススメ!
  25. おりこうブログでkintone(RICOH kintone plus)と企業ホームページを連携させて、さらなる業務効率化を実現!
  26. kintone(RICOH kintone plus)とホームページの連携をご希望の方は、ご相談ください!
  27. あわせて読みたい記事
  28. 国産ホームページサービス満足度No.1のおりこうブログで、自社サイトを開設・リニューアル!

kintone(キントーン)とは

kintone(キントーン)とは、サイボウズ株式会社が提供するクラウド型の業務改善プラットフォームです。

プログラミング作業なしで、日報・スケジュール管理・お問い合わせ管理・顧客管理・採用管理などの、業務で実践的に使えるアプリを作成・運用できます。

ドラッグ&ドロップで直感的に操作ができるほか、現在利用中のExcelを読み込むだけでアプリ化できますので、ITに詳しい社員でなくてもアプリの作成・運用が可能です。

アプリ内にコメントを書き込むなどのコミュニケーション機能もあり、社内での情報共有にも効果的です。

さらに、電子契約サービスやMA(マーケティングオートメーション)、会計システムなどの、外部サービスや基幹システムとの連携もできます。

・kintone公式サイト

kintoneで、できること

kintoneは会社全体あるいは各部門ごとにさまざまな活用が可能です。
それぞれ具体的に紹介していきます。

kintoneの全社での使い方

通達

  • 社内指示・通達
  • 全社ポータル
  • 社内アンケート

文書管理

  • マニュアル管理
  • 契約書管理

申請・承認

  • 押印申請
  • 経費申請
  • 勤怠申請
  • 社内稟議申請
  • 出張申請

社内FAQ

  • ナレッジ共有
  • 社内質問箱

社外の人とのやりとり

  • プロジェクト管理
  • コミュニケーション
  • ファイル共有

kintoneの各部門での使い方

営業・顧客サポート部門

営業・顧客サポート部門でのkintoneの使い方
  • 顧客情報管理
  • 案件管理
  • 見積書管理
  • 受注・出荷管理
  • 予算・実績管理
  • 活動履歴管理
  • アルコールチェック管理
  • 問い合わせ管理
  • コールリスト管理
  • クレーム管理
  • 自社セミナー管理

人事・総務部門

人事・総務部門でのkintoneの使い方
  • 契約管理
  • 社員名簿
  • 採用管理
  • 入退社管理
  • 研修コンテンツ管理
  • 人事評価管理
  • エントリーシート管理
  • タイムカード
  • 物品購入申請
  • 健康診断問診票管理

販売管理部門

販売管理部門でのkintoneの使い方
  • 受注管理
  • 発注管理
  • 請求管理
  • 支払い管理
  • 出荷指示管理
  • 入金管理

マーケティング部門

マーケティング部門でのkintoneの使い方
  • タスク管理
  • 制作物進捗管理
  • イベント管理
  • 外注先管理

システム部門

システム部門でのkintoneの使い方
  • 社内システム相談受付
  • 問い合わせ管理
  • 貸出機器管理
  • タスク管理
  • ヘルプデスク窓口

経理・財務部門

経理・財務部門でのkintoneの使い方
  • 商品管理
  • 入出庫管理
  • 棚卸し管理
  • 原価計算

生産管理部門

生産管理部門でのkintoneの使い方
  • プロジェクト管理
  • 作業内容・実績
  • 生産計画管理
  • 工数管理
  • 評価管理

kintoneの特徴・メリットとは?

kintoneの特徴やメリットは以下のとおりです。

  • 業務に必要なアプリを必要な数だけ作成できる
  • ITに詳しい方がいなくても業務に使えるアプリを作れる
  • 複数のアプリをひとつのツール内で使用できるので、コストパフォーマンスが高い
  • 複数のアプリ間で同じデータを共有・連携できる
  • 自社の業務に合わせて自由にカスタマイズできる
  • コメント機能や社内SNSでコミュニケーションが活発に!
  • スマートフォン・タブレット対応なので、社外からでも簡単にアクセスできる

それぞれ詳しく紹介していきます。

業務に必要なアプリを必要な数だけ作成できる

業務に必要なアプリを必要な数だけ作成できる
kintoneでは、業務に役立つアプリを好きな数だけ作成できます。

そのため、顧客管理・案件管理や、日報・スケジュール管理、受注管理、お問い合わせ管理などの主要業務に活用できるアプリはもちろん、交通費申請やお弁当購入などの、わざわざコストをかけてまで専用システムを導入するまでもない作業のアプリも作れるため、さまざまな業務の効率化が可能です。

100種類以上のサンプルアプリがあるので、「今まで業務用のアプリなんて、作ったことがない…」という方にも安心です。

※なお、以下のような書籍でもkintoneの活用方法や操作方法は解説されています。

ITに詳しい方がいなくても業務に使えるアプリを作れる

ITに詳しい方がいなくても業務に使えるアプリを作れる
これまでは、業務に使うシステムやツールを内製したい場合、プログラミングに精通している人材が社内にいないと不可能でした。

中小規模の企業・団体においては、IT専門の部署が存在しないことも多く、それが業務のIT化・効率化を阻むハードルにもなっていました。

kintoneではプログラミング不要で、業務に役立つアプリを作成できるので、これまでIT化が難しかった企業・団体においても、業務の効率化が可能になります。

複数のアプリをひとつのツール内で使用できるので、コストパフォーマンスが高い

複数のアプリをひとつのツール内で使用できるので、コストパフォーマンスが高い
顧客管理・案件管理、日報・スケジュール管理、受注管理、お問い合わせ管理などに使うツールを、それぞれ別に開発・契約すると費用がその分高額になってしまいます。

とりわけシステム開発を外注した場合(フルスクラッチ・オンプレミス)は百万円~数千万円の費用が発生しかねませんし、比較的安価なクラウド型のツールを使ったとしても、複数のツールを併用するとどうしても料金がかさんでしまうでしょう。

また、百万円~数千万円の費用をかけてシステムを構築しても、それが現場で活用されなかったり業務にマッチしなかったりするリスクが常に存在します。

その点、kintoneであれば、業務につかうアプリをいくら作成しても、追加料金などはかかりません。
※有料のプラグインなどを使用する場合は除きます。

ひとつのツール内で多様なアプリを使えるので、活用すればするほどコストを節約できます。

また、月額費用を支払って利用する形式なので、百万円~数千万円の初期費用は必要としないため、手軽に導入できリスクも少ないです。

複数のアプリ間で同じデータを共有・連携できる

kintoneでは複数のアプリを作成できますが、アプリ間でデータを共有できる点も大きなメリットです。

「ルックアップ」という機能を使えば、顧客管理アプリに登録されているお客様の氏名・住所・電話番号などの基礎情報を、請求書発行アプリにコピーするなどの運用が可能です。

同じお客様の情報を違うシステムに何度も登録する…などの手間もなくなりますし、入力ミスなどの発生も抑制できます。

自社の業務に合わせて自由にカスタマイズできる

パッケージソフトやクラウド型の業務ツールでは機能が固定化されているため、どうしても自社の事情に合わず使いづらい場面が発生してしまいます。

かといって、外注でオリジナルのシステムを開発してもらったり、カスタマイズしてもらったりすると、莫大な費用がかかるでしょう。

kintoneなら社内でアプリを修正・改善できますので、自社の業務に最適化したアプリへ低コストでスピーディにブラッシュアップできます。

社内で修正・改善すれば、外注する場合とちがって追加費用もかかりません。


また、「項目をひとつ追加してもらうだけなのに、外注作業費が発生するので、社内決裁や稟議を通す必要が出てきて面倒…」というシチュエーションもなくなります。

コメント機能や社内SNSでコミュニケーションが活発に!

kintoneではアプリ内の各レコードにコメントを残す機能があります。
これを活用すれば、顧客管理リスト内で他の担当者が対応したときの状況などを書き残せるので、社内での情報共有がスムーズになります。

また、通知機能を活用すれば日報アプリ内で部下が日報を登録すると、上司に自動的に通知が来る設定にできます。

さらにリマインダー機能を活用すれば、製品の納期の数日前になると、関係各所に自動的に連絡メッセージが飛ぶような運用も可能です。

他にも「スペース」機能を使えば、掲示板形式で社員が情報を書き込んだり、資料やタスクを共有したりすることもできます。

「ゲストスペース」ならば、社外の方も含めた情報共有やコミュニケーションも可能です。

※ただし、「ゲストスペース」に社外の方が参加する場合は、それらの方のぶんのkintoneアカウントが必要になります。kintoneアカウントを持たない方へも情報共有をしたい場合は、後ほど紹介する弊社のおりこうブログのような連携機能を持つサービスをご利用ください。

スマートフォン・タブレット対応なので、社外からでも簡単にアクセスできる

スマートフォン・タブレット対応なので、社外からでも簡単にアクセスできる
kintoneはマルチデバイス対応なので、社外でもスマートフォン・タブレットでリアルタイムに操作することが可能です。

社外から報告書や日報を書き込むのはもちろん、FAXで届いた書類をkintone上にアップロードして集約することで、外出先からでも社員がスピーディに内容を確認できるようになります。

実際にkintoneの公式サイトでは、「今までは営業社員が店舗に電話して発注書のFAXを内勤社員に探してもらっていたが、kintone導入後は外出先でも営業社員が発注書の内容を直接確認できるようになった」などの業務効率化事例が紹介されています。

また、同じ事例では「営業社員が請求書発行業務まで担当していたときは遅延やミスが起きていたが、kintoneアプリで請求金額の確定だけを営業社員がおこない、あとの工程を内勤社員に任せる体制に移行したところ、発行の遅延やミスが激減した」との効果もあったそうです。

参考ページ:矢内石油様の導入事例(kintone公式サイト)

kintoneは営業社員や現場での作業が多い技術者・職人など、社外でメインに働くスタッフの業務を大幅に効率化できます。

kintoneで解決できる会社のお悩み・課題

kintoneを活用することで、多くの企業・団体が抱えている以下のようなお悩みや課題を解決できます。

  • 紙やFAX中心の働き方なので効率が悪い…
  • Excelベースで仕事を進めているので、情報の管理が難しい…
  • 「あの人がいないと、この仕事は進められない…」など業務が属人化してしまっている…
  • 各社員の仕事の量や進捗・スケジュールがお互いに不明なので、助け合いが生まれづらい状況になっている…

それぞれ具体的に解説していきます。

紙やFAX中心の仕事のやり方をIT化できる

課題:未だに紙やFAXが仕事の中心なので、業務の生産性を上げられない…

未だに紙やFAXが仕事の中心なので、業務の生産性を上げられない…
紙やFAXをベースに仕事をしていて、以下のようなお悩みや課題はありませんか?

【紙やFAX中心の仕事のお悩み】
  • 大量の書類を回覧させて業務を進めるのが負担…
  • 社員が手書きで記入しなければならない書類が未だに多い…
  • 書類の重複や紛失が問題になったことがある…
  • 紙の書類のデータをExcelに入力するのが面倒…
  • 紙の書類やFAXを確認するために、外勤の社員がいちいち事務所に帰ってくる必要がある…
  • 営業所や取引先からのFAXを受信する事務員が、確認の電話を受けるので手一杯になっている…
  • 申請書に承認印を押してFAXで返送するなど、無駄な作業が発生している…
  • 過去の書類をファイリングしたり、見つけだしたりするのが面倒…
  • 過去の顧客情報などが紙ベースで保管されているので、業務の引き継ぎがとにかく大変
  • コピー機やFAXで使う紙代やインク代を負担に感じている…

とりわけ中小企業や地方の企業などでは、まだまだ紙やFAXベースで職場が回っているケースも多数存在するので、その非効率性に日々お悩みの方も多いと思います。

kintoneを活用すれば、紙・FAX中心の働き方から脱却して無駄な手間が大幅に削減される

kintoneを活用すれば、紙・FAX中心の働き方から脱却して無駄な手間が大幅に削減される
kintoneを活用すれば、紙やFAX中心の働き方からスムーズに脱却できます。

顧客情報をkintone上で管理すると、過去の提案内容や見積書などがデータベースに集約されるので、商談の準備作業がスムーズになります。

また、データベースに情報が集約されているので、顧客から問い合わせがあった際に担当者が不在の場合でも、他の社員が適切な対応ができる可能性が格段にアップするでしょう。

さらに、異動や退職で業務の引き継ぎをするときも、過去の紙資料をファイルから引っ張り出してくる必要がなくなり、kintoneを見てもらえばいいだけなので簡単です。

社内での申請作業もkintone上でできますので、申請書に手書きで記入するために外勤社員が事務所に戻る必要もなくなり、スマートフォンやタブレットで即時入力が完了します。

たとえ顧客や取引先からFAXで書類が送信される点については変更できない場合でも、受信した書類をkintone上のデータベースにアップロードすればファイリングなどの手間がなくなりますし、過去の書類の検索も簡単になります。

導入事例:kintone導入後に営業所でFAXが不要に! 紙やインク代の削減だけでkintoneの月額費用を回収 残業も毎月7時間短縮

実際、kintone導入後に紙やFAX中心の働き方から脱却できた事例が紹介されています。

参考ページ:「営業所からFAXと紙が消えた」 ビッグカツ3代目が営業現場改革に奮闘

以上の事例では、kintone導入後に紙とFAX中心の働き方が一新され、その結果、紙とインクの毎月のコストが激減したため、それだけでkintoneの月額費用が回収できたとのことです。

さらに、以前は営業社員が外出先からわざわざ帰社して手書きで記入していた書類が、出先のスキマ時間でパソコンやスマホで入力できるようになりました。

大幅な業務効率化が実現できたので、残業時間も毎月7時間削減されたそうです。

また、以下の事例でも「以前は営業社員が外出先から電話で依頼して、発注書のFAXをわざわざ内勤社員に探してもらっていたが、kintone導入後はそういった非効率な作業がなくなった」と紹介されています。

参考ページ:矢内石油 様の導入事例(kintone公式サイト)


「紙やFAXベースの働き方を改善したい」という方は、ぜひkintoneの導入をご検討ください。

Excelベースの業務から脱却できる

Excelベースの業務から脱却できる
業務の情報をExcelで管理しているときにこんなお悩みや課題はないでしょうか?

【Excelでの情報管理のお悩み】
  • 複数の社員が同時に編集しづらい…
  • 最新版のExcelファイルがどれかわからない(クローンのExcelファイルが乱立している)…
  • 同じ内容を複数のExcelファイルに入力する必要があり面倒…
  • 情報量が増えていくほど、Excelの動作が重くなってしまう…
  • 詳しくない社員が編集することで計算式が崩れてしまった…
  • 間違った状態でデータを上書きされてしまった…
  • スマートフォンやタブレットなどで情報の入力がしづらい…

Excelによる業務上の情報管理では限界があるため、以上のようなお悩み・課題で困っている会社・団体も多いと思います。

kintoneは業務の脱Excel化に最適です。

現在利用しているExcelをアップロードするだけでアプリ化が完了し、複数人による同時編集や管理が可能になります。

また、指定された納品日などが迫っている場合などは、自動的にアラートメッセージを該当の社員に通知するなどの設定も可能です。

脱属人化で「あの人がいないと業務が回らない…」という状態を解消!

業務の属人化は多くの企業が抱えている課題のひとつです。

【業務の属人化の例】
  • 顧客の情報が担当者のパソコンのなかにしかないので、担当者が不在だと問い合わせがあっても対応できない
  • 隣に座っている同僚の業務の進捗状況さえ、よくわからない
  • ベテランの上司がいないと、工程管理や人員配置ができない

kintoneで情報を管理・共有することで、たとえ担当者が不在でもきめ細かな顧客対応が可能になります。

電話や手紙での対応履歴や、過去の見積もりの情報などの顧客情報をkintone上で一元管理するようにした結果、アフターフォローによる売上を前年度200%にまで拡大させた事例も存在します。


また、それまでは経験豊富な工場長しか工程管理と人員配置ができなかった職場において、kintone導入で情報を見える化することで他の社員でも工程管理と人員配置を引き継げるようになった例もあります。


以上のように、kintone活用で業務の属人化を解消すれば、「あの人がいないと仕事が回らない!」という事態も防止できますし、社員が有給休暇などを取りやすくなるため、働き方改革にもつながります。

また、新しい販売施策やマーケティング施策を打てるので、売上もアップしやすくなるでしょう。

各社員の仕事の量やスケジュールが見える化されることで、職場のチームワークが向上!

各社員の仕事が見える化されていないとチームワークが発揮されず、キーマンがいないと仕事がまったく進められない事態になりがち

各社員の仕事が見える化されていないとチームワークが発揮されず、キーマンがいないと仕事がまったく進まない事態になりがち
各社員の仕事が見える化されていない状態だと、隣の席に座っている同僚が現在どんな仕事を進めているのかさえよくわからないため、職場内での助け合いが生まれにくくなります。

さらに、「特定の上司やベテラン社員の判断を仰ぐ必要があるので、その人が不在の間は業務がストップしてしまう」という事態も発生しがちです。

そのような状態だとキーマンに仕事が集中しますし、職場の不満やストレスもたまってしまい、離職率にも影響しかねません。

実際、上司への確認事項や相談すべき内容が多い割に、上司が多忙で時間を取れない職場は従業員のメンタルヘルスが悪化する傾向にあるので注意が必要です。

kintoneで仕事を見える化すれば、トップダウンでしか何も進められない組織から、ボトムアップで自発的に仕事を進められる組織になる

kintoneで仕事を見える化すれば、トップダウンでしか何も進められない組織から、ボトムアップで自発的に仕事を進められる組織になる
kintoneを導入して、仕事を見える化することで以上のような問題を解決できます。

また、各社員が職場全体のタスクの流れを把握しやすくなるため、仕事の進め方や役割分担について上司がトップダウンですべて決定する形式ではなく、各社員の意見を反映させながらボトムアップで決めていくことも可能です。

現場の声が取り入れられることで、社員が主体性を持って仕事に向き合えるようになるうえに、業務上のストレスも軽減されます。

たとえ仕事の量自体は変わらなくても、仕事の裁量性が大きくなると各社員が感じるストレスは低下するからです。

参考書籍:『4訂版 精神科産業医が明かす 職場のメンタルヘルスの正しい知識』(著:吉野聡、梅田忠敬、松崎一葉)

さらに、kintoneで仕事の見える化が進めば、「●●さんは現在抱えている仕事が多くて大変そうだから、私のほうでこの仕事は代わりに担当しますよ」などの助け合いも活発になり、職場内のチームワークも向上します。

kintone導入後、仕事の見える化と職場のチームワーク向上で、職人の離職者がゼロに! 社長や上司の判断なしでも機能する組織へ 

以下の事例では、「kintoneを導入して仕事の見える化が進んだ結果、他の現場の大変さが共有できるようになり、ヘルプの申し出などの助け合いが増加した」と紹介されています。

参考ページ:戻ってきた3代目がITで組織改革!? 職人の離職に悩まされた鉄工所の挑戦(ツギノジダイ)

また、工程管理に職人の声が反映されるようになり、クリエイティビティを発揮できる職場になった結果、それまで相次いでいた職人の離職がゼロになりました。

さらに、以下の事例では「従来は社長が社内にいないことで業務がストップしてしまうケースが多々あり、残業時間も膨らんで社員全員がフラストレーションを溜めていた。しかし、kintone導入後は社員全員でお客様対応ができる環境になったので、社長不在でも職場が回るようになった」との具体的な改善のプロセスが紹介されています。

参考ページ:老舗企業のアトツギがどうしてデジタル化への第一歩を踏み出せたのか? アナログ経営脱却のヒント(ツギノジダイ)
参考ページ:製造現場のチームワークを"見える化"で改善!老舗のアトツギがkintoneを選んだワケ(ツギノジダイ)

「業務の進め方が非効率なため、社員の士気が下がっており、離職率が高止まりしている…」という方も、ぜひkintoneの導入を検討してみてください。

案件ごとの進捗や収支の管理が明確になるので、納期の回答が迅速化し、外注の無駄なコストを削減して利益率が向上!

案件ごとの進捗や収支の管理が明確になるので、納期の回答が迅速化し、外注の無駄なコストを削減して利益率が向上!
kintoneを導入すれば、営業部・技術部・製造部などの部署の垣根を越えて、案件の進捗状況や収支を把握できるようになるので、スケジューリングも簡単になりますし、利益の確保にもつながります。

以下の事例では、「以前は営業担当者しか案件の予算を把握していなかったため、技術部や製造部が予算を気にせず部材の発注や加工をおこなってしまい、十分な利益の確保ができなかった」との課題がありました。

参考ページ:イエムラ様の導入事例(kintone公式サイト)
参考ページ:小さな製造業がkintoneで1つだけ「見える化」したら、社員に自主性が生まれた(ログミーBiz)

そこでkintoneを導入して、案件管理アプリを運用したあとは案件ごとの見積金額や粗利金額・利益率が全部署で共有できるようになりました。

利益率が一定のライン以下になった案件は赤く表示されるようにしたところ、技術部や製造部も「この案件は予算が厳しい」と気付くようになりコスト削減を自主的におこなうようになりました。その結果、会社全体で外注比率を約70%も削減できたとのことです。

さらに、納期回答が迅速になったうえに目標達成状況が見える化され、顧客理解も深まるなど、さまざまなメリットが発生しました。

このように、kintoneで業務を見える化することは利益率向上に直結するのです。

業種ごとのkintoneの活用方法・活用事例

それでは、次に業種ごとのkintoneの活用方法・活用事例を見ていきましょう

  • 建設業のkintone活用方法・活用事例
  • 製造業のkintone活用方法・活用事例
  • 介護・社会福祉業でのkintone活用方法・活用事例

それぞれ具体的に紹介していきます。

建設業のkintoneの活用方法・活用事例

建設業・建築業でよくあるお悩み・課題

建設業・建築業でよくあるお悩み・課題
建設業・建築業のお仕事で、こんなお悩みはありませんか?

【建設業の業務のお悩み】
  • 現場と事務所のやり取りは電話・メール・FAXが中心なので、過去の情報がわかりづらい…
  • 工事の案件情報が担当者のパソコンか、頭のなかにしかないので、他の社員が把握できない…
  • どの社員がどんな工事の資格を持っているのか、把握できていない…
  • 工程管理や人員配置を特定のベテラン社員しかできない状態になっており、業務が属人化してしまっている…
  • 工程やスケジュールの進捗管理が紙やExcelベースなので、編集が面倒なうえ確認しづらい…
  • 日報や報告書、社内申請が紙・Excelベースなので、記入するたびにいちいち事務所に戻る必要がある…
  • 各現場のノウハウやヒヤリハット事例の共有がうまくできていない…

kintone上で着工日・竣工日などの案件のスケジュールを一元管理! 過去の工事の情報・ノウハウも簡単に共有できる!

kintone上で着工日・竣工日などの案件のスケジュールを一元管理! 過去の工事の情報・ノウハウも簡単に共有できる!
kintoneであれば、以上のような建設業のみなさまのお悩み・課題を解決できます。

工事の管理アプリを作成すれば、着工日・竣工日・完工期などの日程情報や、施主・設計会社・施工部署などの情報をkintone上で一元管理できるようになります。

また、各案件の情報に各種書類のデータや、日報、ヒヤリハットなどの報告書などを紐付けることも可能です。

他の現場の工事情報や、過去の類似の工事情報もすぐに閲覧できるため、「この工法はあそこの現場で実施したことがあるので、今回の工事の参考になりそうだ」など、社内でのノウハウの共有を促進できます。

建設業でのkintone導入事例:トラックの管理が効率され、半日かかっていた車両コストのレポートの作成が10分で済むように! 採用活動でも年間200万円のコストダウンに成功!

建設業でのkintone導入事例:トラックの管理が効率され、半日かかっていた車両コストのレポートの作成が10分で済むように! 採用活動でも年間200万円のコストダウンに成功!
以下の事例ではkintoneの導入後に、足場などの資材を運搬するトラックの管理が効率化され、採用活動でも無駄なコストを削減できたとのことです。

参考ページ:ダイワ 様の導入事例(kintone公式サイト)
参考ページ:#33:kintone導入6年目!活用拡大のきっかけを株式会社ダイワ 高田さんに訊く

kintone導入前は200台ものトラックの管理をExcelでおこなっており、営業所間で移動させたトラックがどの営業所にあるのかわからなくなる事態が発生していました。

さらに、車両のコストを管理するExcelファイルが別に存在していたため、毎月手作業で更新してレポートを作るのに半日かかる状態だったとのことです。

また、採用活動でも課題を抱えており、月に何件応募があったのか把握できない状態でした。

kintone導入後はトラックの管理をすべてkintoneに一元化し、どのトラックがどの営業所にあるのかがリアルタイムに把握できるようになりました。
車両コストのレポートの作成時間も、半日から10分以下へと大幅な短縮に成功したとのことです。

また、採用管理もkintone上で実施することで、面接や採否結果も含めてkintone上でワンストップ管理できるようになりました。

募集媒体ごとにデータを蓄積できるようになったので、効果が少ない募集媒体への出稿を抑制することで、年間で約200万円ものコストダウンにつながったとのことです。

おりこうブログなどの他システムとの連携で、kintoneアカウントを持たない協力会社ともスケジュールなどの情報共有が簡単に!

おりこうブログなどの他システムとの連携で、kintoneアカウントを持たない協力会社ともスケジュールなどの情報共有が簡単に!
先述したようにkintoneを建設業で活用することで、案件の情報や施工スケジュールの管理が劇的に効率化されます。

しかし、kintone上の情報はkintoneのアカウントを持っている人しか確認ができないというデメリットも存在します。

そのため多くの協力会社といっしょに工事を進める建設業では、その点がネックとなります。

そこで、弊社の企業向けホームページ作成ソフト・おりこうブログのような他システムとkintoneの連携で、以上のような課題を解決できます。

おりこうブログには株式会社リコーが提供するkintone、「RICOH kintone plus」との連携が可能です。

おりこうブログでは、RICOH kintone plus内の情報をホームページ上に反映させて掲載することができますので、kintoneのアカウントを持たない協力会社にも、案件の基本情報や工事の進捗などを簡単に共有できます。

これにより「部材がまだ入っておらず作業が遅れそうだから、催促しよう」「工程のズレが発生して時間が空きそうだから、人員を他の作業に割り振ろう」などの進捗管理が可能になり、全体の生産性が向上します。

RICOH kintone plus内の情報はID・パスワードを知っている人のみが閲覧できるページに掲載することが可能なので、不特定多数に情報を公開するのではなく、協力会社などの見せたい方のみに情報を見てもらえます。

協力会社との情報共有も効率化したい方は、ぜひRICOH kintone plusとおりこうブログの導入をご検討ください。

製造業のkintoneの活用方法・活用事例

製造業でよくあるお悩み・課題

製造業でよくあるお悩み・課題
製造業の業務で、こんなお悩みはありませんか?

【製造業の業務のお悩み】
  • 部署間で案件の情報が共有できていないので、製造と営業の連携ミスや備品や材料の発注漏れが多発している…
  • 各案件の予算を営業部しか把握していないので、製造の過程で予算額を考慮しない部材発注や作業が発生し、粗利率が低下している…
  • 工場で作業をしているときに、わざわざパソコンを操作して情報を確認するのが面倒…
  • 紙で書いた指示書や納品書が、油汚れや劣化で読めないことがある…
  • 発注書や設計図面などのFAXを確認するためだけに、外出先から事務所に戻ってくることが多く時間と労力の無駄が生じている…
  • 4M変更などの業務に必要な書類がどこにあるのか探しづらい…
  • 生産の進捗が工場まで行って担当者に聞かないとわからない…
  • 各案件の納期や生産の進捗がわかりづらいので、突発的な対応が増えて計画的に業務を進められない…
  • 案件の進捗状況がリアルタイムに把握できないので、本来受注できた案件も断らざるをえない事態がよく起きている…

kintone導入後は、生産の進捗がリアルタイムに把握できるため、作業の効率化や無駄な外注費の削減が可能に!

kintone導入後は、生産の進捗がリアルタイムに把握できるため、作業の効率化や無駄な外注費の削減が可能に!
kintoneであれば、以上のような製造業のお悩み・課題を解決できます。

生産進捗管理アプリを作れば、製作の製品が今どの工程まで完了しているかが、リアルタイムに把握できますので、情報共有が効率化されます。

また、品質管理部門などの他部署の作業の進捗状況なども入力できるので、生産に関する情報がkintone上に一元化されます。

納入日が近づくと自動的にアラートメッセージを出すこともできるので、納期に気付かないことによるトラブルも防止できるでしょう。

社内の人員や設備の動きが見える化されて、効率的・計画的に生産を進められるようになるため、無駄にかかっていた外注費の削減にも効果的です。

他にも材料の発注申請や4M変更、監査対応、設備のメンテナンス管理など、製造業の業務に役立つさまざまなアプリを活用できますので、多くの部門・部署で業務が効率化されます。

製造業での部門別kintone活用例

技術・設計部門

  • 試作履歴管理
  • コスト予実管理
  • CAD依頼
  • 図面管理
  • DFM帳票出力
  • 4M申請

品質保証部門

  • クレーム管理
  • 顧客監査履歴
  • 信頼性試験履歴
  • QC工程図管理
  • 各種報告書作成

品質管理部門

  • サプライヤー監査履歴
  • IQC履歴管理
  • 4M履歴管理

生産技術部門

  • 項目別不良集計
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人事・総務部門

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  • 人員採用管理

製造業でのkintone導入事例:紙やExcelベースだった業務を一新! 以前はわざわざ工場まで走って確かめていた製造進捗が、リアルタイムでわかるように!

製造業でのkintone導入事例:紙やExcelベースだった業務を一新! 以前はわざわざ工場まで走って確かめていた製造進捗が、リアルタイムでわかるように!
以下の事例ではkintone導入後、紙やExcelベースだった働き方を一新して業務が効率化されたうえに、各部門間のミスも大きく減少しました。


以前は営業や生産現場の情報は各部門長のみが把握していたので、部門間の連携ミスが発生しており、製造の進捗を知りたい場合はわざわざ工場まで走って行って担当に聞く必要がありました。

さらに製造現場では紙ベースで指示書・納品書・設備点検表を管理していたため、手間がかかるうえに、油汚れや劣化で読めなくなる事態も頻発していました。

最新の情報が誰もわからないので、不具合の原因になったこともあったそうです。

kintone導入後は、営業部門が入力したデータをもとに製造スケジュールを作成してkintone上で管理しているので、現場にあるiPadで誰でも最新情報を確認できるようになりました。

また、製造の進捗も現場のiPadから随時更新しているので、他の部門の社員が生産の進捗状況を知るためだけに工場まで走る必要もなくなりました。

業務の進捗が見える化されたため部門間の連携ミスも減少し、報告漏れや備品の発注漏れ、出荷漏れなどのトラブルも激減したそうです。

以前は毎日紙で回収していた設備点検表もデジタル化されたので、修理箇所を迅速に把握できるようになり、設備不具合による業務の滞りも減少しました。

製品の品質向上が向上し、製造不具合も減ったとのことです。

介護・社会福祉業でのkintone活用方法・活用事例

介護・社会福祉業でのお悩み・課題

介護・社会福祉業でのお悩み・課題
介護や社会福祉業の業務で、こんなお悩みはありませんか?

【介護・社会福祉業の業務のお悩み・課題】
  • 利用者の情報が紙やExcelで管理されているので、情報の共有が難しい…
  • 「●●さんの担当事業所はどこで、担当ケアマネージャーは誰だっけ?」など、利用者と事業所やケアマネージャーの情報が結びついていないので、混乱が起きている…
  • これまでの対応履歴がデータ化されていないので、職員・スタッフが入れ替わるたびに利用者の状況がわからなくなってしまう…
  • 医師・看護師・ケアマネージャー・介護士などの異なる職種間で、利用者の情報が共有できていない…
  • 訪問介護の記録を事務所に戻ってから、紙で記入したりパソコンでExcelに入力したりするのが面倒…
  • 公的な助成金や補助金を使って備品を購入することがあるため、固定資産の管理を厳密にしないといけないが、紙の台帳に記入しているので備品の数量の増減がわかりづらい…

kintoneで利用者に関する情報を一元化! 業務の属人化を防止し、紙・Excelベースだった仕事の手間を削減!

kintoneで利用者に関する情報を一元化! 業務の属人化を防止し、紙・Excelベースだった仕事の手間を削減!
kintoneの活用で、これらの介護・社会福祉業のお悩み・課題を解決できます。

kintoneであれば、利用者に関する情報を以下のような一元化できます。

  • 利用者の氏名
  • 生年月日
  • 入居者情報
  • 要介護度
  • 担当ケアマネージャー
  • 緊急連絡先
  • 主治医

訪問するスタッフ、ケアマネージャー、看護師、医師などの異なる職種間での情報共有が簡単になるので、業務が効率化されるうえに連携ミスも減少するでしょう。

訪問記録や対応履歴などのデータと紐付けることもできますから、対応したスタッフ以外でも情報を把握できるようになり、業務の属人化を防げます。

また、血圧や体温、脈拍などのバイタルサインを記録している場合も、手書きの情報を事務所に帰ってからExcelに入力しなおす必要がなくなりますので、事務作業を大幅に削減できます。

介護・社会福祉業でのkintone導入事例:メールやFAX中心だった事業所間のコミュニケーションが大幅効率化! 訪問実績をまとめる作業も不要に!

介護・社会福祉業でのkintone導入事例:メールやFAX中心だった事業所間のコミュニケーションが大幅効率化! 訪問実績をまとめる作業も不要に!
以下の事例では、紙やFAX、メール・Excel中心だった業務が、kintoneを活用することで大幅に効率化されました。

参考ページ:社会福祉法人 山寿会様の導入事例(kintone公式サイト)

従来はメールやFAXを中心に、複数の介護事業所間で情報共有していたので、FAXの送付先の番号間違いやメールのアドレス入力ミスなどが多発していました。

kintone導入後は県外の事業所ともスムーズにコミュニケーションが取れるようになり、稟議・固定資産棚卸・業務報告などの運用が大幅に効率化されたとのことです。

さらに、以前は紙の台帳に記入していた介護機器や備品の管理も、kintone上で管理することで数量の増減の把握が容易になりました。
備品の登録時にどの場所にあるのかを記載し、写真も添付することで、次回以降の棚卸し作業も大幅に効率化されたそうです。

また、以前は介護ヘルパーの訪問実績をExcelに入力したうえに、複数の別Excelに転記するために、管理者が訪問先から戻ってきて遅くまで作業していました。

しかしkintone導入後はアプリに各自スタッフの作業時間を登録するだけで、本部に業務実績データを提供できるようになったので、事務作業にかかっていた時間が大幅に削減されました。

これにより「訪問回数を増やすことができた」「まとまった連休を取得しやすくなった」など、スタッフから嬉しい報告を聞けたとのことです。

今からkintoneを導入するならば、役立つ機能が多数搭載された「RICOH kintone plus」がオススメ!

RICOH kintone plusは株式会社リコーとサイボウズ株式会社が提供するクラウド型の業務改善プラットフォームです。

RICOH kintone plusには通常のkintoneの機能に加えて、リコー複合機との連携機能や、自動採番・帳票作成などの便利なプラグインが追加されています。

さらに、建設・不動産・製造・卸・運輸・介護・医療などのさまざまな業種に対応した、リコーオリジナルのアプリテンプレートも使用可能なので、スピーディに実際の業務へ導入が可能です。

今からkintoneを使うのであれば、RICOH kintone plusを導入するのがオススメです。

以下の公式ページから、RICOH kintone plusの導入のお問い合わせや無料お試しができますので、ご興味のある方はぜひご覧ください。

・RICOH kintone plus公式ページ
【RICOH kintone plus】リコー発の業務改善プラットフォーム! #47-2 (TOKYO MX放送・テレビ番組「ええじゃない課Biz」公式チャンネル)

おりこうブログでkintone(RICOH kintone plus)と企業ホームページを連携させて、さらなる業務効率化を実現!

弊社ディーエスブランドの企業・団体向けホームページ作成ソフト・おりこうブログDXであれば、kintone(RICOH kintone plus)と連携してさらなる業務効率化が可能です。

Webフォーム連携機能で、投稿された内容を自動的にkintoneに登録できる

Webフォーム連携機能で、投稿された内容を自動的にkintoneに登録できる
Webフォームの情報を直接kintoneに保存できるから、業務効率化と記入ミスの防止に!

ホームページ内のお問い合わせフォームやアンケート、アルバイト・正社員の採用応募フォーム、見学会や説明会などのイベント申し込みフォームなどの投稿内容を、kintoneに直接保存して管理できます。

情報を手作業でkintoneに入力する手間がなくなりますし、情報の記入ミスも防止できます。

【こんな活用ができます!】
  • ホームページからのお問い合わせやアンケートの情報を、 kintoneで一括管理
  • 採用応募をホームページ上で受け付けて、応募者の情報や履歴書、選考過程をkintone内で管理して部署内に共有できる
  • 見学会や説明会などの各イベントの参加者の情報(会社名・氏名・メールアドレス・電話番号など)を、kintoneで顧客・案件管理と連携させる

kintoneのデータをホームページ上に自動で反映させられるので、情報共有や更新の手間を効率化!

kintoneのデータをホームページ上に自動で反映させられるので、情報共有や更新の手間を効率化!
kintone内のデータをホームページ上に連動させて掲載!
情報共有の強化と更新の手間を削減!

おりこうブログDXなら、kintone内のデータをホームページ上に連動させて掲載できます。
グラフ・カレンダー・リストなど、さまざまな表示形式を選択可能。

kintone内のデータを編集すれば、それがホームページ上にも反映されるので更新の手間を大幅に削減可能です。
もちろんスマートフォン表示にも対応していますので、パソコンが使えない社外などでの閲覧にも最適です。

リスト表示

リスト表示
kintone内のデータをリストで表示できます。不要な項目は非表示にするなどの選択も可能です。

レコード表示

レコード表示
kintoneの情報を1レコード単位で掲載できます。商品概要や求人情報の掲載に利用可能です。

カレンダー表示

カレンダー表示
内覧会・見学会・会社説明会などのイベントのスケジュールを、カレンダー形式でホームページ上に掲載できます。また、カレンダーから直接イベントへの申し込みも可能で、そのデータもkintoneにダイレクトに登録可能です。

グラフ表示

グラフ表示
kintone内の情報を棒グラフや円グラフなどでわかりやすく表示できます。もちろんkintone内のデータを編集すれば、その変更が自動でグラフにも反映されます。

ブロック表示

ブロック表示
kintone上の画像とデータを組み合わせて、ホームページに掲載できます。

こんな活用ができます!
  • RICOH kintone plusで管理している社内規程や書類などを、簡単に従業員に共有できる
  • 施工スケジュールや書類・図面などを協力会社や取引先と情報共有できる
  • RICOH kintone plusのアカウントを持たない方も、限定公開ページ内のWebフォーム経由でRICOH kintone plusに日報や顧客対応報告などの情報を登録できる

kintone(RICOH kintone plus)とホームページの連携をご希望の方は、ご相談ください!

ホームページ開設・リニューアル&RICOH kintone plusをご希望の方は、ご相談ください!
弊社ではおりこうブログDXを利用したホームページとkintone(RICOH kintone plus)の連携を承っております。

無料でのご相談や無料体験版もご利用いただけます。

kintone(RICOH kintone plus)とホームページを連携させて業務を削減したい方は、ぜひお気軽にご連絡ください。