kintone（キントーン）とは？特徴やメリット・できることをわかりやすく解説

kintone(キントーン)とは、サイボウズ株式会社が提供するクラウド型の業務改善プラットフォームです。

プログラミング作業なしで、日報・スケジュール管理・お問い合わせ管理・顧客管理・採用管理などの、業務で実践的に使えるアプリを作成・運用できます。

ドラッグ＆ドロップで直感的に操作ができるほか、現在利用中のExcelを読み込むだけでアプリ化できますので、ITに詳しい社員でなくてもアプリの作成・運用が可能です。

アプリ内にコメントを書き込むなどのコミュニケーション機能もあり、社内での情報共有にも効果的です。

さらに、電子契約サービスやMA（マーケティングオートメーション）、会計システムなどの、外部サービスや基幹システムとの連携もできます。

・kintone公式サイト

kintoneでは、業務に役立つアプリを好きな数だけ作成できます。

そのため、顧客管理・案件管理や、日報・スケジュール管理、受注管理、お問い合わせ管理などの主要業務に活用できるアプリはもちろん、交通費申請やお弁当購入などの、わざわざコストをかけてまで専用システムを導入するまでもない作業のアプリも作れるため、さまざまな業務の効率化が可能です。

100種類以上のサンプルアプリがあるので、「今まで業務用のアプリなんて、作ったことがない…」という方にも安心です。

これまでは、業務に使うシステムやツールを内製したい場合、プログラミングに精通している人材が社内にいないと不可能でした。

中小規模の企業・団体においては、IT専門の部署が存在しないことも多く、それが業務のIT化・効率化を阻むハードルにもなっていました。

kintoneではプログラミング不要で、業務に役立つアプリを作成できるので、これまでIT化が難しかった企業・団体においても、業務の効率化が可能になります。

顧客管理・案件管理、日報・スケジュール管理、受注管理、お問い合わせ管理などに使うツールを、それぞれ別に開発・契約すると費用がその分高額になってしまいます。

とりわけシステム開発を外注した場合（フルスクラッチ・オンプレミス）は百万円～数千万円の費用が発生しかねませんし、比較的安価なクラウド型のツールを使ったとしても、複数のツールを併用するとどうしても料金がかさんでしまうでしょう。

また、百万円～数千万円の費用をかけてシステムを構築しても、それが現場で活用されなかったり業務にマッチしなかったりするリスクが常に存在します。

その点、kintoneであれば、業務につかうアプリをいくら作成しても、追加料金などはかかりません。
※有料のプラグインなどを使用する場合は除きます。

ひとつのツール内で多様なアプリを使えるので、活用すればするほどコストを節約できます。

また、月額費用を支払って利用する形式なので、百万円～数千万円の初期費用は必要としないため、手軽に導入できリスクも少ないです。

kintoneはマルチデバイス対応なので、社外でもスマートフォン・タブレットでリアルタイムに操作することが可能です。

社外から報告書や日報を書き込むのはもちろん、FAXで届いた書類をkintone上にアップロードして集約することで、外出先からでも社員がスピーディに内容を確認できるようになります。

実際にkintoneの公式サイトでは、「今までは営業社員が店舗に電話して発注書のFAXを内勤社員に探してもらっていたが、kintone導入後は外出先でも営業社員が発注書の内容を直接確認できるようになった」などの業務効率化事例が紹介されています。

また、同じ事例では「営業社員が請求書発行業務まで担当していたときは遅延やミスが起きていたが、kintoneアプリで請求金額の確定だけを営業社員がおこない、あとの工程を内勤社員に任せる体制に移行したところ、発行の遅延やミスが激減した」との効果もあったそうです。

参考ページ：矢内石油様の導入事例（kintone公式サイト）

kintoneは営業社員や現場での作業が多い技術者・職人など、社外でメインに働くスタッフの業務を大幅に効率化できます。

紙やFAXをベースに仕事をしていて、以下のようなお悩みや課題はありませんか？

とりわけ中小企業や地方の企業などでは、まだまだ紙やFAXベースで職場が回っているケースも多数存在するので、その非効率性に日々お悩みの方も多いと思います。

業務の情報をExcelで管理しているときにこんなお悩みや課題はないでしょうか？

Excelによる業務上の情報管理では限界があるため、以上のようなお悩み・課題で困っている会社・団体も多いと思います。

kintoneは業務の脱Excel化に最適です。

現在利用しているExcelをアップロードするだけでアプリ化が完了し、複数人による同時編集や管理が可能になります。

また、指定された納品日などが迫っている場合などは、自動的にアラートメッセージを該当の社員に通知するなどの設定も可能です。

各社員の仕事が見える化されていない状態だと、隣の席に座っている同僚が現在どんな仕事を進めているのかさえよくわからないため、職場内での助け合いが生まれにくくなります。

さらに、「特定の上司やベテラン社員の判断を仰ぐ必要があるので、その人が不在の間は業務がストップしてしまう」という事態も発生しがちです。

そのような状態だとキーマンに仕事が集中しますし、職場の不満やストレスもたまってしまい、離職率にも影響しかねません。

実際、上司への確認事項や相談すべき内容が多い割に、上司が多忙で時間を取れない職場は従業員のメンタルヘルスが悪化する傾向にあるので注意が必要です。

参考書籍：『基礎からはじめる 職場のメンタルヘルス 改訂版　事例で学ぶ考え方と実践ポイント』

kintoneを導入すれば、営業部・技術部・製造部などの部署の垣根を越えて、案件の進捗状況や収支を把握できるようになるので、スケジューリングも簡単になりますし、利益の確保にもつながります。

以下の事例では、「以前は営業担当者しか案件の予算を把握していなかったため、技術部や製造部が予算を気にせず部材の発注や加工をおこなってしまい、十分な利益の確保ができなかった」との課題がありました。

参考ページ：イエムラ様の導入事例（kintone公式サイト）
参考ページ：小さな製造業がkintoneで1つだけ「見える化」したら、社員に自主性が生まれた（ログミーBiz）

そこでkintoneを導入して、案件管理アプリを運用したあとは案件ごとの見積金額や粗利金額・利益率が全部署で共有できるようになりました。

利益率が一定のライン以下になった案件は赤く表示されるようにしたところ、技術部や製造部も「この案件は予算が厳しい」と気付くようになりコスト削減を自主的におこなうようになりました。その結果、会社全体で外注比率を約70％も削減できたとのことです。

さらに、納期回答が迅速になったうえに目標達成状況が見える化され、顧客理解も深まるなど、さまざまなメリットが発生しました。

このように、kintoneで業務を見える化することは利益率向上に直結するのです。

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