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Web会議システムについて

弊社の導入事例も含めて分かりやすく解説します。

現在、働き方改革やテレワークの推進、テクノロジーの進化で、Web会議システムの需要が高まっています。なぜ、Web会議システムに費用を掛けても導入する企業が増えてきたのか、弊社の導入事例、活用方法も含めて解説します。
 
目次

Web会議システムとは

Web会議システムとは、インターネット上に会議室があり、その会議室に、インターネットを使って他拠点と接続し会議ができる仕組みの事をいいます。
 
システムを利用する方法として、専用の接続端末を導入する方法、URLを共有してブラウザで表示するものなど様々です。また、機能面でも、それぞれのパソコンの画面を共有するものや、会議内容を録画するなど機能もツールにより多種多様です。

なぜWeb会議システムの需要が高まっているのか

主に宿泊、交通費、人件費の削減と、業務効率化に対する期待から需要が高まっています。主に以下の3つがポイントです。
 
1,宿泊、交通費のコスト
2,人件費のコスト
3,業務効率化
 
例)Web会議システムを使って東京本社と福岡営業を繫いで会議する場合

1,宿泊、交通費のコスト

東京⇔福岡間の交通費約5万円と宿泊代約1万円の6万円のコストを削減できます。毎月実施していた場合、年間1人あたり72万円のコスト削減できます。
 

2,人件費のコスト

以下の図のように、日本の平均年収は441万円※です。そこに、労働時間8時間と営業日19日(土日、祝祭日、有給を省く)と12ヶ月で計算すると、約1,800時間になります。1時間あたりのコストは約2500円になります。
 
日本人の平均年収から1時間あたりの平均コスト
東京⇔福岡間での出張が発生する場合、移動経費の6万円ではなく、時間のコストがかかります。
 
例えば、以下のように会議で一泊二日の出張にでて、ついでに商談を行った場合、移動経費+時間コスト(2,500円/1時間)が掛かってしまいます。
1回の出張に行って会議と商談を行った場合の移動経費と時間コストについて
交通費:約5万円+宿泊費:1万円+移動時間:10時間
1人:約8.5万円/1回~
出張時には、移動の時間とコストが多く掛かります。

3,業務効率化

移動時間を考慮する必要がないため、スケジュール調整を容易にでき、ミーティング回数を増やすことも可能となり、業務効率化、テレワーク等の働き方改革にもつながるツールとして積極的に導入する企業が増えています。
 
弊社も毎月全国各地から東京へ出張を行い、マネージャー会議を実施していましたが、現在では、Web会議に置き換え、回数を減らすことで大幅なコスト削減を行っております。

Web会議システムのメリット・デメリット

Web会議システムも万能というわけではございません。メリットとデメリットを弊社の経験も含めてご説明します。

▼メリット

・時間・移動コストの削減
・時間の有効利用
・スケジュール調整が容易
・インターネットがつながればどこでも会議に参加できる
 
弊社も、Web会議システムを導入することで、大幅なコストカットと合わせて、コミュニケーションの活性化に繋がっています。また、Web会議システムで行うことで研修や勉強会を行い、社員のスキルアップにも役立っています。
社内、社外でも利用できますので、様々な利用方法が可能です。

▼デメリット

・ツールによっては設備投資が必要
・ツールにより、同ツールを相手側も持っていないと接続ができない
・ツール利用のルール決めや、使い方の指導が必要
・対面と比べると雰囲気が異なる
 
弊社も、TVカメラの導入や、ノートパソコンへの入れ替え、利用マニュアル、ルール決めなど様々な準備が必要でした。特にパソコンの入替え等は、台数が多くなれば大幅なコストになるため、計画的に導入していくことをオススメします。

Web会議システムを有効活用するには

Web会議システムを有効活用するには、まずは、会議の資料を紙で出して、会議参加メンバーに配るということは非効率になってしまいます。別の方法で、資料を共有する必要があります。
 
弊社では、全てのパソコンをノートパソコンに切替え、画面で資料を見るようにしています。その事で、印刷するコスト削減に繋がりました。また、資料をMicrosoft Office365※を利用することで、会議中に会議参加メンバーが同時に編集することで、会議後の議事録作成がなくなりました。
 
また、Web会議システムは、録画機能がついているものも多く、録画データが会議議事録になることで、会議に参加できなかったメンバーに資料と録画動画を共有することで、会議内容の漏れも削減することが可能です。
 
まずは、紙の資料をなくすことから取り組むことで、よりWeb会議システムをより良く活用できます。
 
※Microsoft Office365は、米国Microsoft Corporationの米国およびその他の国における商標または登録商標です。

まとめ

今後、Web会議システムは爆発的に需要が増えていきます。
 
残業の規制から労働時間の減少といろいろと働き方改革を行わなければなりませんが、Web会議システムの活用で移動時間、出張費、人件費の削減などいろいろなコスト削減が可能です。また、テクノロジーの変化に対応し、クラウドツールを利用することで会議時間の削減もでできるようになりました。
 
御社もWeb会議システムとクラウドツールを活用し、生産性の向上に取り組まれてはいかがでしょうか。

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