中小企業の働き方改革は何から？　取り組み事例とおすすめツール

日々の業務のなかには、定型的な電話・メール対応など、多くの時間を占める繰り返し業務が少なくありません。これらを放置したままでは、従業員の負担が増えるだけでなく、本来注力すべき業務に時間を割けず、結果として利益につながる機会の損失にもつながります。

このような定型業務こそ、働き方改革の中で優先的に見直し、デジタルツールで効率化すべき領域です。たとえば、よくある問い合わせはチャットボットやFAQで顧客の自己解決を促せば、対応コストを大幅に削減できます。

こうして生まれた時間を、市場の新規開拓やサービス改善といった付加価値の高い業務に充てることで、売上げ拡大や顧客満足度の向上を実現します。

参考ページ：業務効率化のアイディア・進め方とメリット・おすすめツール・事例
参考ページ：業務効率化ツールのおすすめ5選・一覧｜会社で使う場合の比較・選び方

中小企業にとって人材確保は年々難しくなっており、とくに地方企業では“応募が来ない”こと自体が大きな課題になっています。こうした状況では、給与面や知名度だけで競合他社と競うのは現実的ではありません。

そこで有効なのが、テレワークやフレックスタイム、短時間勤務といった柔軟な働き方の導入です。「育児や介護と両立したい」「通勤時間を減らしたい」「地方に住みながら働きたい」といった多様なニーズを満たし、これまでアプローチできなかった求職者にもリーチできます。

求職者の企業選びにおいて、こうした柔軟な働き方ができる点は重視されるポイントです。個々に応じた働きやすさを打ち出すことで、応募数の増加だけでなく、企業との相性が良い人材からの応募が集まりやすくなります。

また、採用サイトの一次対応にAIチャットボットを活用すれば、求職者は対面では聞きにくい待遇や福利厚生に関する質問も気軽におこなえます。

実際に弊社ディーエスブランドの社員が、AIカジュアル面談を体験してみたインタビュー記事もございます。AIカジュアル面談の魅力についても触れていますので、気になった方はぜひご覧ください。

参考ページ：AIカジュアル面談を体験してみました！（株式会社ディーエスブランド）

参考ページ：採用サイトにAIチャットボットを導入するメリットとおすすめツール

公式サイト：https://line-works.com/line-works/（LINE WORKS株式会社）

LINE WORKSは、日本でおなじみの「LINE」のような操作性で、誰でも直感的に使えるビジネスチャットツールです。チャットや社内通知できる掲示板、メンバーの予定把握ができるカレンダー、ファイル共有など、業務に必要な機能が集約されており、社内外のコミュニケーションを効率化できます。

また、外部ツールなどと連携し、勤怠管理や日報の作成などの申請業務にも活用可能です。現場のITリテラシーにばらつきがある企業でも、日頃から使い慣れたLINEのビジネス版なので、誰でも使いやすい点が特徴です。社内外のやり取りを一元管理し、情報共有のスピードを高めたい企業に適しています。

公式サイト：https://go.chatwork.com/ja/（株式会社kubell）

Chatworkは中小企業を中心に、国内利用者数No.1を誇るビジネスチャットツールです。UIがシンプルで直感的に使いやすく、ITに不慣れな従業員でも抵抗なく使える点が評価されています。

メッセージのやり取りだけでなく、タスク管理やファイル共有機能も備えており、「誰が・何を・いつまでにやるのか」を明確にできるため、業務の抜け漏れ防止にも効果的です。中小企業では、メール・電話・口頭など複数の手段が混在しやすく情報が分散しがちですが、Chatworkであれば情報を一元化でき、業務効率とスピードの向上につながります。

公式サイト：http://www.okb100.co.jp/
導入サービス：LINE WORKS

創業95年を迎える老舗の卸売企業の株式会社岡部では、営業部と倉庫間での電話・口頭連絡による「言った言わない」のトラブルや、情報伝達のタイムラグが長年の課題でした。

そこで、従業員の大半がプライベートで使い慣れているLINEと同じ操作感の「LINE WORKS」を導入。新しいツールの操作を覚える負担が少ないため、ITに不慣れな現場スタッフの反発もなく、わずか1〜2週間という驚異的なスピードで社内に定着しました。

導入後は、商品の欠品連絡や翌日の出荷手配などを、チャットのテキストや写真で正確に共有する運用へシフト。電話での確認漏れや伝達ミスが大幅に減っただけでなく、外出先からでも「ノート機能」で最新の商品情報を瞬時に確認できる環境が整い、部署の垣根を越えた連携スピードが劇的に向上しています。「中小企業にDX化は難しい」という先入観を見事に覆した、働き方改革の好例です。

参考ページ：【導入事例】株式会社岡部 - LINE WORKS

公式サイト：https://r-connect1011.jimdoweb.com/
導入サービス：freee人事労務

医療・福祉サービスを展開する株式会社Connectでは、創業時から代表が一人でバックオフィス業務を抱え込んでいました。Excelを使った手作業での給与計算には毎月7日ほどかかり、夜間や休日まで事務作業に追われる日々。その結果、本来最も時間を割くべき従業員の育成などに、全く手が回らないというジレンマに陥っていました。

そこで、直感的に操作でき、入力したデータが自動で連携されるクラウドソフト「freee」を導入。手作業での転記や複雑な計算が自動化されたことで、給与計算はわずか1日で完了するようになりました。さらに、勤怠管理が1分単位で正確に行えるようになり、従業員に正当な対価を支払うクリーンな労働環境も実現しています。

バックオフィスの負担が劇的に減ったことで、代表は従業員との面談回数を年2回から10回以上に増やし、一人ひとりのケアにしっかりと時間を割けるようになりました。「事務作業に追われて人が育たない」という悪循環をシステムで断ち切り、多店舗展開へと事業を前進させた素晴らしい成功事例です。

参考ページ：複雑な給与計算が1日で完了！freee導入で人材育成と多店舗化へ - 導入事例 - freee

公式サイト：https://k-ishikokuho.jp/
導入サービス：ディーエスブランドのAIチャットボット

イベントホールや会議室の貸し出しを行う一般財団法人横浜市教育会館では、「Webサイトに記載しているのに、同じ内容の電話質問が毎日かかってくる」という悩みを抱えていました。電話を減らすためにFAQ（よくある質問）ページを作ろうとしましたが、日々の業務に追われて想定問答集を作る時間すら取れない状況でした。

そんななか、ディーエスブランドのAIチャットボットを導入。その結果、AI対応による自動化で定型的な問い合わせ数は大幅に減少し、電話対応の負担は約80％減少しました。

さらに、利用者側にとっても「利用規約を読んだり、サイト内を探し回ったりしなくても、チャットですぐに疑問を解消できる」という大きなメリットが生まれました。AIチャットボットの導入の手軽さと、従業員・利用者の双方にもたらす効果の大きさを実証した、参考になる成功事例です。

参考ページ：一般財団法人横浜市教育会館様（各種団体）｜おりこうAIコンシェルジュ導入事例インタビュー

公式サイト：https://www.nakayamakogyo.co.jp/
導入サービス：おりこうブログDX

兵庫県で総合建設業を営む中山興業株式会社では、紙と電話に依存した働き方が長年の課題でした。現場の予定は紙媒体で共有され、管理者は翌日の予定を伝えるためだけに一日中電話をかけ合い、対応に追われていました。さらに、紙の日報を提出するために現場から事務所へ戻る移動時間のロスや、それをExcelへ転記する非効率業務も発生していました。

そこで「おりこうブログDX」を導入してkintoneと連携させ、予定表と日報をスマートフォンからアクセスできるWebシステムへと一新。電話での予定確認は不要になり、日報も現場からスマホで送信して直行直帰できる柔軟な働き方へと変化しました。

成功の最大の秘訣は、手入力を極力なくし「選択肢を選ぶだけ」のシンプルなシステムにしたこと。この結果、ITに不慣れな60代の従業員からも好評を得ており、中小企業における「身近な業務から小さく始めるデジタル化」の素晴らしいお手本と言える事例です。

参考ページ：中山興業株式会社様　導入事例インタビュー｜おりこうブログDX

DSチャットボットなら、自社のWebサイトのURLやPDF資料を指定するだけで、AIがその内容を数分で丸ごと学習します。プランに応じて学習量が選択でき、上限内であればワンクリックでいつでも増減可能です。

従来のチャットボットのように、Q&Aのシナリオをすべて書き出す必要はありません。また、Webサイトへの設置もタグ1行で完了するため、効率的に導入できます。

DSチャットボットはITの専門知識がない担当者でも、ほとんどマニュアルなしで操作できるシンプルな設計です。直感的に操作でき、日々の管理や回答の修正がスムーズにできるため、運用の属人化を防ぎます。

ベンダーの株式会社ディーエスブランドは、ホームページ作成ソフト「おりこうブログ」の導入実績40,000ライセンスを誇り、カンタンで誰でも使いやすいサービスに定評があります。

DSチャットボットなら、カスタマーサポートセンターの応答率は98％。万一操作に困ったときも、すぐにお電話で相談できるサポート体制を整えています。

どんなささいな困りごともいっしょに解決し、活用方法のアドバイスなど、日々忙しい企業の担当者に寄り添った手厚い伴走型支援を提供します。ITツールをはじめて導入する方にぴったりの、安心サービスです。

DSチャットボットは、AIが対話履歴を自動で集計し、グラフやレポートで可視化します。顧客が何に困っているのか、どの時間帯に問い合わせが多いのか、役に立った回答は何かなどがひと目でわかるため、主観に頼らないデータに基づいたサービス改善が可能です。

「顧客の本音」をWebサイトの改善や新商品のアイデア、またマーケティング戦略にすぐに活用できます。

DSチャットボットの多言語オプションは、最新のAI翻訳エンジンを搭載し、英語・中国語・韓国語をはじめとする80言語以上に対応できます。社内に外国語ができる人材がいなくても、インバウンド顧客や海外ユーザーの問い合わせにリアルタイムに即答できます。

海外市場のニーズ把握や、商品・観光地の多言語案内など、さまざまな用途でのグローバル対応を強力にバックアップします。

参考ページ：DSチャットボット｜多言語オプション

DSチャットボットは無料で全機能をお試しいただけます（多言語オプションを含む）。 管理や運用の手間が心配な方、ITの専門知識がなく不安な方、まずはツールを実際に触ってみるところから始めてみませんか。だれでもカンタンに操作できると実感いただけるはずです。体験期間中の対話履歴や学習データは、購入後も引き継がれるのでご安心ください。

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