新入社員の電話対応の課題とは？ 解決しない理由と負担を減らす方法
更新日：2026.04.30
「オフィスに電話の音が鳴り響くたび、社員がストレスを感じている…」
「新入社員がマニュアルを見ながら受け答えしているので、電話対応に時間がかかっている…」
「教育担当者が自分の仕事を中断して新人の電話をフォローするので、業務がまわらない…」
多くの職場で春から夏にかけて繰り返される、新入社員の電話対応の研修。電話対応や電話による報告は以前は新人の登竜門とされてきました。しかし、SNSに慣れている現在のデジタルネイティブ世代にとって、固定電話での即時対応は、想像以上に心理的なハードルが高い業務です。
「電話に慣れれば大丈夫だろう」と放置してしまうのは危険です。カスタマーハラスメントやクレームなどが問題視される昨今、電話対応のストレスは、新人の早期離職のきっかけになります。また、ベテラン社員の貴重なリソースが研修に割かれ、組織全体の生産性を著しく低下させる要因となります。人手不足が深刻化する今、必要なのは受話器を取る勇気の強制ではなく、テクノロジーによって電話対応の負担そのものを減らす仕組み作りです。
この記事では、電話対応の課題を新入社員・組織の両面から整理し、組織として改善が進まない根本的な理由を明らかにします。そのうえで、最新のITツールや生成AIを活用し、電話をかける前に疑問を自己解決させ、問い合わせの数自体を削減する具体的な解決策を解説します。組織の環境を整え、誰もが本来のコア業務に集中できる静かで生産的なオフィスへ変革するガイドとして、ぜひ最後までご覧ください。
目次
【新入社員側の課題】電話対応へのハードル
電話応対の現実：新入社員が感じる不安
新入社員にとって、電話対応は想像以上にハードルの高い業務です。実際、若者世代の調査では、20代の58％が電話での会話に苦手意識を持っているのがわかります。これは、電話が苦手なのが一部の人だけではなく、多くの新入社員に共通する課題だと示しています。
そのため、「電話対応に自信がない」と感じるのは自然な流れです。重要なのは、苦手意識を前提にしながら、少しずつ経験を積んで対応力を身につけていくことです。ここでは、新入社員がつまずきやすいポイントを3つに分けて見ていきましょう。
情報の欠如：製品知識・組織図の理解不十分で、エスカレ不可
入社して間もない時期は、製品やサービスの知識が十分でないのは当然です。さらに、社内の誰がどの業務を担当しているのかといった組織理解も浅いため、電話での問い合わせに対して適切な対応や取り次ぎが難しくなります。
具体例：
- 「この製品の仕様を教えてください」と聞かれても、どこまで答えてよいのかわからない
- クレームや専門的な問い合わせを受けた際、誰にエスカレーションすべきか判断できない
- 保留にして調べたものの、正確な情報にたどり着けず、対応に時間がかかる
この段階では「完璧に答える」よりも、「正確な人に確実につなぐ」のが重要です。しかし、その判断基準がまだない状況が、大きなストレスになります。
心理的ハードル：デジタルネイティブ世代特有の不慣れさ
デジタルネイティブ世代にとって、日常のコミュニケーションはチャットやSNSが中心です。実際、若者の約8割が「電話よりもテキストでのやり取りを優先したい」と回答しており、電話に比べてメッセージアプリに慣れている傾向が強くなっています。
そのため、電話のようにその場で即時に判断し、会話を進めるコミュニケーションには不慣れな人が多く、「準備できないまま話さなければならない」という状況に心理的な負担を感じやすくなっています。
具体例：
- 電話が鳴ると緊張してしまい、すぐに出られない
- 相手の話のスピードについていけず、聞き返すのに不安を感じる
- 言葉遣いや敬語に意識が向きすぎて、内容が頭に入らない
このように、普段のコミュニケーション手段との違いから、電話対応は新入社員にとって強い緊張を伴う業務になりやすいのが実情です。
マルチタスクの難しさ:メモを取りながら話を聞き、PCで調べる
電話対応では、「話を聞く」「内容を理解する」「メモを取る」「必要に応じて調べる」といった複数の作業を同時に行う必要があります。これは典型的なマルチタスク業務であり、慣れていない新入社員にとって大きな負荷となります。
実際、電話対応が苦手な理由として「メモを取りながら話を聞くのが難しい」「情報整理が追いつかない」といった声が多く挙がっています。
具体例：
- 相手の話を聞きながらメモを取ると、内容の一部を聞き逃してしまう
- 調べ物をしている間に会話が進み、焦ってしまう
- メモが断片的になり、通話後に内容を整理できない
このように、人間の認知特性として、複数の情報を同時に処理するのは難しく、電話対応ではミスや抜け漏れが起きやすくなります。そのため、新入社員が戸惑いやすいポイントの一つとなっています。
なお弊社では、AIチャットボットをホームページ改善や業務効率化に役立てるための活用術をまとめた資料を無料で配布しています。ご興味のある方は、以下のバナーからぜひダウンロードしてください。
【組織側の課題】電話対応の改善が進まない課題
前章では、新入社員が電話に対して抱く恐怖やストレスは、個人の適性やモチベーションの問題ではないと解説しました。実は、電話対応の改善が進まない背景には、人手不足や仕組みの老朽化といった、組織側の深刻な課題も関係しています。この章では、改善を阻む3つの壁について解説します。
電話対応や顧客対応の効率化に興味がある方は、ぜひ以下のページもあわせてご覧ください。
1. 経験則頼みの教育方針｜習うより慣れろという旧態依然とした教育
多くの組織において、電話対応はいまだに非構造化ナレッジの典型です。体系的な電話対応マニュアルがないまま、教育ノウハウの属人化が放置された状態です。とりあえず受話器を取って実地で覚える、という旧態依然なOJTや指導が続いているケースが該当します。
たとえば、電話に出た新人がクレームを受けてパニックに陥るが、先輩や周囲が「自分もそうやって覚えたから」と繰り返すだけで、具体的な対処法を言語化して教えられない状況です。このような心理的安全性の欠如した環境は、新人の電話対応への苦手意識をより強め、早期離職の引き金となります。
2. 教育担当者のリソース不足｜多忙で適切なフィードバックができない
新人を育てたいという意欲はあっても、人手不足が深刻化する昨今、現場は常にリソースの配分が難しい状況でしょう。指導役である中堅社員は、自身の業務も抱えるプレイングマネージャーとして、マルチタスクによる生産性低下に苦しんでいます。
たとえば、新人が電話を切った後、自身の対応についてしっかりメモをとったのに、指導する社員は自身の案件対応で電話していたり離席していたりするケースです。
新人は「今の対応で正解だったのか」を確認できず、フィードバックループが遮断された状態で、次の対応に臨まなければいけません。この指導時間の不足が、同じミスを繰り返させ、新人をさらに萎縮させるというダブルバインド（矛盾）を生んでいます。
3. 電話に頼りすぎる文化｜メールやチャットで済む内容まで電話で対応
組織全体に根付いた「電話＝誠実」という価値観が、非同期コミュニケーションなどの業務効率化を妨げる可能性があります。デジタルデバイド（世代間の格差）もあり、本来はチャット一通で済むはずの進捗確認や折り返し依頼まで電話で行われるため、問い合わせのたびに業務が中断するケースです。
たとえば、集中して資料を作成している最中に届いた外線が単なる担当者不在の確認だった。こうした頻繁なコンテキストスイッチ（思考の中断）は、新人だけでなく部署全体の生産性を奪います。顧客を適切な窓口へ誘導するチャネルシフトの遅れが、不要な入電を生み出し、現場が本来注力すべきコア業務を後回しにさせる悪循環を招いているのです。
次の章では、これらの新入社員・組織両面の課題をどのように解決へ導くのか、詳しいステップを解説します。
電話対応の負担を軽減させる3つのステップ
企業の現場では、今なお「電話対応の負担」が大きな課題になっています。とくに新入社員にとっては、内容の判断や取次に迷う場合が多く、精神的なストレスにもつながりやすい業務です。しかし、電話対応の負担は個人の慣れだけで解決するものではありません。業務設計と仕組みを見直せれば、組織全体として大幅に軽減できます。ここでは、電話対応の負担を減らすための3つのステップを紹介します。
ステップ1：可視化とマニュアル化
まず重要なのは、「何をどう対応すればよいか」を明確にする点です。電話対応の曖昧さが、新入社員の不安やミスの大きな原因になっています。
そのため、よくある問い合わせをFAQとして整理し、誰でも同じ判断ができる状態にするのが大切です。また、どの問い合わせを誰に取り次ぐべきかを示すフロー図を作成できれば、迷う時間を減らせます。
ステップ2：導線の設計変更（電話以外の窓口、問い合わせフォームの強化）
電話対応の負担を減らすためには、「そもそも電話を減らす設計」も重要です。すべての問い合わせを電話で受ける必要はありません。内容によっては他の手段に分散させると効率化できます。
とくに、問い合わせフォームやチャット窓口を整備できれば、対応の平準化が可能になります。
ステップ3：ITツールの活用による一次受けの自動化
最終的には、ITツールを活用して一次対応を自動化するのが効果的です。すべてを人が対応するのではなく、システムが初期対応をできれば、業務負荷を大幅に削減できます。
たとえば、
- AIチャットボットによる一次対応（営業時間・料金・簡易FAQなど）
- 自動音声応答（IVR）による振り分け機能
- CRMと連携した問い合わせ管理の自動分類
これにより、簡単な問い合わせは自動処理され、複雑な内容のみが人に回る仕組みを作れます。
電話対応の負担を軽減するITツール8選
新入社員の電話への心的負担を取り除き、組織全体の生産性を高めるためには、用途に合わせたツールの選択が重要です。この章では、生成AIや最新技術を駆使した、電話対応の効率化におすすめのツールを紹介します。
生成AIを活用した業務効率化について、さらに詳しく知りたい方は以下のページもあわせてご覧ください。
【用途1】 取次ぎの無駄をなくし、適切な担当者へつなぐ
IVRy（アイブリー）
公式サイト：https://ivry.jp/
得意分野：電話自動応答（IVR）・一斉通知
IVRyは、数分で導入可能な電話自動応答システムです。AIが着信時に用件をヒアリングし、あらかじめ設定したルールに従って担当者のスマホへ内容を即時通知します。自動応答と人が受ける電話を振り分け、電話業務を効率化できます。また、電話対応の流れをWebサイトで自由にカスタマイズし、顧客の要望に応じた案内フローを作れます。新人やオペレーターの電話への心理的なハードルを大幅に下げられるでしょう。
★おすすめ活用シーン：営業時間外の自動応答、営業電話の自動カット、担当部署への直接振り分けなど
ミライAI
公式サイト：https://www.miraiai.jp/
得意分野：AI電話取次・ボイスボット
ミライAIは、オフィスや店舗への入電をAIが一次受けし、用件の聞き取りから担当者へのチャット通知までを自動で行うサービスです。電話取次ぎ“無人化”技術で特許を取得しています。ヒアリングした内容はテキストと音声で即座に共有されるため、新人が受話器を取る必要自体がなくなります。さらに、特定の相手からの電話を直接担当者へ転送する機能も備えており、取次業務による集中力の分断を根本から解消します。
★おすすめ活用シーン：代表電話の一次受け自動化、営業電話のフィルタリング、夜間・休日の取次代行など
【用途2】 わからない状態から、その場で自己解決を促す
NTTドコモ ビジュアルIVR
得意分野：音声からWebへの画面誘導
NTTドコモ ビジュアルIVRは、IVR（自動音声応答システム）の自動音声ガイダンスをWebページもしくはアプリで可視化したシステムです。電話をかけた顧客に対して音声ガイダンスやショートメッセージで、FAQや手続きページに誘導させるツールです。画面上にメニューが複数並んでおり、利用者は目的に合ったメニューを選択します。従来のIVR（音声自動応答システム）のように電話口で長時間音声ガイダンスを聞くことなく、自身のスマートフォン上で簡易な問い合わせを自己解決できます。
★おすすめ活用シーン：繁忙期の混雑緩和、Web手続きの促進、定型的な問い合わせのチャネルシフトなど
Helpfeel Agent Mode
得意分野：FAQ検索・自己解決率向上
Helpfeel Agent Modeは、細かいシナリオ設計が不要のチャットボットです。回答を簡単作成、またはAIが横断的に文書を検索して読み込み回答を生成するため、運用・管理も効率的です。ユーザーのあいまいな言い回しからでも「知りたいこと」を推測し、回答へ誘導する高性能AIを搭載しています。使い方動画が充実しており、導入後も担当のカスタマー担当者が定期的にサポートします。FAQ運用の経験や専門知識がなくても安心して導入できます。
★おすすめ活用シーン：カスタマーサポートの入電抑制、社内マニュアルのナレッジ化、新人教育など
【用途3】 聞きながらメモする負担を減らし、記録を自動化する
MiiTel
公式サイト：https://miitel.com/jp/
得意分野： 電話営業・応対の可視化
MiiTelは、電話・Web会議・対面での全ての会話を最適化する音声解析AIです。電話での会話内容をAIが解析し、文字起こしや話し方のスコアリングを行います。成約率の高い社員の話し方を分析・共有することで、組織全体の営業力を標準化します。様々なツールと連携可能で、電話営業はもちろん、Web会議から対面商談まで、全てのビジネスシーンに対応します。
★おすすめ活用シーン： インサイドセールスの教育、コールセンターの応対品質向上、顧客とのトラブル防止など
Rimo Voice
得意分野：議事録作成・音声書き起こし
Rimo Voiceは、音声データの文字データへの変換が得意です。日本語だけでなく外国語にも対応する「AI書記」です。会議内容をリアルタイムで把握し、雑音や「えーと」といった不要な言葉を自動でカットして文字に起こします。さらにAIが重要ポイントや今後取るべきアクションを自動で抽出しまとめてくれるので、議論の質や業務効率を大幅に向上させ、チーム全体の生産性アップに貢献します。
★おすすめ活用シーン：定例会議の議事録作成、インタビューの文字起こし、商談記録の共有など
【用途4】 専門的な一次受けをAIに任せる
DSチャットボット
公式サイト：https://dschatbot.ai/
得意分野：顧客対応・社内ナレッジ共有・多言語翻訳などマルチタスク
DSチャットボットは、WebサイトのURLやPDFデータを指定するだけでAIが学習するため、すぐに運用を開始できます。タグ1行でWebサイトに設置でき、管理画面もシンプルで使いやすく、初心者にも安心の設計。導入後も、応答率98％のカスタマーサポートセンターが手厚くフォローし、操作・運用を強力にサポートします。業務効率化と顧客満足度の向上に大きく貢献します。
管理画面では、頻出キーワード・利用時間帯・よく閲覧されているページなど、マーケティングに必要なさまざまなポイントをわかりやすくレポート形式で表示します。
また80言語以上に対応可能な「多言語オプション」があり、インバウンドの訪日観光客や、在留外国人の方々にも外国語で柔軟に対応できます。オプションを含めて無料で体験できます。管理画面の使いやすさや分析レポートの充実度をぜひその目でお確かめください。
★おすすめ活用シーン：24時間365日の顧客サポート、社内用業務マニュアルのAI化、インバウンド（多言語）対応など幅広く活用いただけます
PKSHA ChatAgent
得意分野：深層学習を用いた高度な自動音声応答
PKSHA ChatAgentは、数行のタグをWebサイトに埋め込むだけで簡単にチャット型対話エンジンを導入できるサービスです。 24時間365日のカスタマーサポート体制の構築、問い合わせ対応の省力化、非音声サポートチャネルの拡大を専門知識なしで推進できます。辞書データを搭載しており、あらかじめ会話の土台がある状態で運用を開始できるため、少ない学習データでも高い回答精度を実現します。
★おすすめ活用シーン：大規模センターのあふれ呼対策、再配達・解約受付の自動化、自治体の窓口業務など
【ポイント】電話をかける前に自己解決させることが最重要！
電話対応の効率化というと、CTIやIVRなど「受電後の処理をいかにスムーズにするか」に目が向きがちです。しかし、最も効果が大きいのはその前段階、つまり「電話がかかってくる前に疑問を解決させる仕組み」を作るときです。
AIチャットボットは“最も効率的な防御策”
AIチャットボットの本質的な価値は「一次対応の効率化」ではなく、問い合わせを発生させない点にあります。
具体例：
- 営業時間や料金などの簡単な質問はチャットボットで即解決
- よくあるトラブルはFAQ連携で自己解決
- 手続き方法もガイド形式で誘導
これにより、本来電話がかかってくるはずだった問い合わせが事前に解消されます。
問い合わせ削減がもたらす効果
問い合わせの総数が減れば、現場には大きなメリットが生まれます。
コア業務への集中：
電話対応に追われる時間が減り、本来注力すべき業務に時間を割けるようになります。
新入社員・現場の負担軽減：
「わからないことをそのまま受ける」状況が減ると、心理的ストレスが大幅に軽減されます。
離職防止につながる：過度な電話対応負担は、新入社員の早期離職要因の一つです。問い合わせ自体を減らせれば、働きやすい環境づくりにつながります。
CTIやIVRが「電話が来た後の最適化」だとすれば、AIチャットボットは「電話を発生させないための仕組み」です。つまり最も重要なのは、対応力を上げるのではなく、そもそも電話を必要としない状態をつくれるかどうかです。
問い合わせの入口を減らし、業務効率化と従業員の定着率向上を同時に実現するのが最も本質的な改善策と言えるでしょう。
自己解決率を高めるAIチャットボットとは？
AIチャットボットは顧客の質問・要望にAIが自動返答するプログラム
AIチャットボットとは、ユーザーの質問や要望に対してAI（人工知能）が自動で回答を生成するシステムです。主にWebサイトやデジタルサイネージに搭載されます。この記事を読んでいる方も、ChatGPTやGeminiを利用した経験があるでしょう。これらの発展した生成AIを活用したチャットボットは、人間と錯覚させるほど自然な会話やコミュニケーションが可能です。また、人間のオペレーターと違い、膨大な情報を学習・記憶（履歴）できます。
AI型チャットボットと従来のチャットボットのちがい
従来の「シナリオ型（ルールベース型）」と「生成AI型（自然言語処理型）」のチャットボットでは、導入にかかる手間と時間に大きな差があります。
シナリオ型（ルールベース型）
シナリオ型（ルールベース型）とは、あらかじめ作成・設定したQ&Aのシナリオに基づいて応答するチャットボットです。正確でブレのない回答を返します。その反面、ユーザーが聞いてくる質問のシナリオを予想し、Q&Aをすべて事前に作成・設定しなければならないので手間がかかります。
生成AI型（自然言語処理型）
生成AI型（自然言語処理型）とは、ユーザーの意図を理解して柔軟に回答するチャットボットです。抽象的な質問や複雑な表現にも対応でき、会話の文脈をふまえた自然な回答を返せる点が特徴です。シナリオ型と異なり、ゼロからQ&Aシナリオを設計する手間がなく、WebサイトURLやPDFファイルなどを読み込ませるだけでAIが学習するため、労力をかけずに導入できるのが利点です。
チャットボットを導入するなら、幅広く対応できる生成AI型をおすすめします。自然なコミュニケーションは顧客体験をさらに向上させられます。
AIチャットボットが電話対応の代わりに選ばれる理由
現在、多くの先進企業がAIチャットボットを導入しているのは、電話対応にはない多大なメリットがあるからです。この章では、なぜAIチャットボットが選ばれているのか、5つの観点から解説します。
1. 24時間365日の自動一次受けで疑問を即時解決
従来の顧客の電話対応では、夜間や休日の対応は難しく、営業時間外の問い合わせはすべて機会損失となっていました。また、繁忙期には回線が埋まってつながらない状態が発生するなど、顧客満足度を下げてしまう要因も少なくありません。
社内からの問い合わせの場合も、専門の担当者が不在の際は答えられず、保留になりがちです。
AIチャットボットなら24時間365日の自動一次対応が可能です。顧客にとっては待機時間ゼロでの即時解決が実現し、企業にとってはリアルタイム・エンゲージメントの強化により、これまで取りこぼしていたサイレントカスタマーへのアプローチが可能になります。また、社内利用では、疑問をすぐに解決できるので業務の進行がよりスムーズになります。
2. 導入のハードルの低さ（とくにノーコード）
スムーズなDX化を阻む最大の壁は、AIの開発にかかるコストと時間です。しかし、最新のAIチャットボットは、プログラミング不要なノーコード設計が主流です。WebサイトのURLやPDFマニュアルなどの既存アセットをそのまま読み込ませれば、AIがナレッジベースを自動で構築します。
新入社員が直面する「誰に聞けばいいかわからない」という不安も、AIがナレッジシェアで解決し、従業員満足度（ES）の向上に寄与します。
社内にIT専門人材やエンジニアがいなくても、現場の担当者が直感的操作で設定を完結できるため、即日導入が可能です。現場主導のスモールスタートを体現でき、AIチャットボットは低コストで最適なツールといえます。
3. 社内外の課題を同時に解決し、満足度も向上
AIチャットボットは、社外向けの顧客満足度（CS）向上だけでなく、社内ヘルプデスクの効率化にも絶大な効果を発揮します。特定のスタッフにしか方法や進め方がわからないといった、情報のブラックボックス化を防止し、属人化を解消します。担当部署へのエスカレーションもスマートに完結します。その結果、気兼ねなく質問できたり、有休が取得しやすくなったりと、従業員満足度（ES）の向上にも寄与できます。
4. 業務フローの停滞箇所や問い合わせ成果の可視化
AIチャットボットの真の価値は、対話ログから得られるインサイトです。日々蓄積される顧客の声（VOC）を分析すれば、顧客が何に困っているのか、足りない情報は何かをデータドリブンに把握できます。
AIの強みとして、これらのデータをよりわかりやすいレポート形式で出力できるツールを選びましょう。得られた知見をもとにWebサイト・サービス・業務フローなどを改善するPDCAサイクルを構築すれば、製品開発やマーケティング改善への意思決定を迅速化し、企業全体の競争力を高められます。
5. 多言語対応によるグローバルスタンダード
外国語ができるスタッフを常駐させるのは至難の業です。在留外国人やインバウンド観光客が増加するなか、外国語での電話対応は新入社員にとってもベテラン社員にとっても、心理的障壁が高い業務です。
最新のAIエンジンは、ニューラル機械翻訳を活用した精度の高い自動翻訳機能を備えています。英語・中国語・韓国語をはじめとするニーズの高い言語を網羅し、海外顧客や海外ユーザーからの問い合わせにもリアルタイムで即答します。言語の壁を撤廃し、最小限のコストでグローバルスタンダードなカスタマーサポート体制を構築できます。
この5つのメリットをすべて兼ね備えたのが、DSチャットボットです。月額5,500円の低コストで、既存のWebサイトやPDF資料さえあれば誰でも即日運用を開始できる、ノーコード仕様です。社内・社外の問い合わせに年中無休で対応し、AIが履歴を分析レポートにまとめます。多言語オプションを利用すれば、世界各国80言語以上に対応します。
DSチャットボットはすべての機能を無料でお試しいただけます。ぜひ以下のバナーからお気軽にお申し込みください。
【成功事例】AIチャットボットで電話対応を削減できた事例を紹介！
AI導入で電話対応が80％削減。利用者は知りたい情報にすぐアクセス可能に！
導入サービス：ディーエスブランドのAIチャットボット
一般財団法人横浜市教育会館は、Webサイトには必要な情報を掲載していたものの、掲載内容に関する電話問い合わせが多く、専任担当者がいない中で対応が大きな負担となっていました。FAQ作成も検討しましたが、準備にかかる時間や人手を確保できず、着手できない状況でした。
問い合わせ対応の負担軽減を目的に、弊社のAIチャットボットを導入。WebサイトURLや利用規約PDFを指定するだけで学習できるので、すぐに運用を開始しました。その結果、定型的な電話問い合わせが大幅に減少し、対応負担は約80％削減。利用者もチャット上ですぐに必要な情報を得られるようになり、サイト内検索やPDF確認の手間がなくなりました。また、対話ログから、これまで気づかなかった利用者ニーズも把握できているので利用者に寄り添ったWebサイト運用を進めていきます。
成功例の記事全文を読む：一般財団法人横浜市教育会館様（各種団体） 導入事例
電話負担を80％削減！顧客満足度も向上！
公式サイト：https://www.otads.co.jp/
導入サービス：ディーエスブランドのAIチャットボット
株式会社太田自動車教習所は、受付窓口の負担軽減と顧客対応の効率化を目的にAIチャットボットを導入しました。
導入から約6ヶ月で850件以上の問い合わせにAIが自動で対応し、電話対応の負担を約80％軽減できました。AIチャットボットの丁寧で自然な回答は顧客の満足度も高く、人が返答していると錯覚した顧客もいたそうです。若年層の免許取得希望者や高齢者講習を受講する方々にとって、AIチャットボットによる24時間対応は利便性が高く、さらなる満足度向上につながっています。
今後は、より複雑な質問にも対応できるようAIの学習を進め、採用活動にもAIチャットボットを活用していく予定です。
成功例の記事全文を読む：株式会社太田自動車教習所様（学習支援業） 導入事例
AIチャットボットで電話対応を3分の1に削減！
導入サービス：Tebot
株式会社ボーダレスシティでは、「団タメ！」に関する問い合わせ対応が電話中心であったため、旅行会社からの細かな相談対応により架電数が増え、サポート部署の業務負担が大きいのが課題となっていました。
そこで、電話以外のサポートチャネルを構築し業務効率化を図るため、「Tebot」を導入し、運用を開始しました。 その結果、導入から約4か月で電話対応件数が体感で約3分の1に削減され、定型的な問い合わせの自動化と有人チャットとの併用により、より柔軟で効率的な顧客対応体制を実現しています。
電話対応を80％削減し業務効率と顧客対応品質を同時に向上！
導入サービス：GMO即レスAI
Fukuoka Growth Nextが運営するSTARTUP CAFEでは、施設利用に関する電話問い合わせの多さが他業務を圧迫し、利用者の疑問内容を十分に分析できていないという課題がありました。WebサイトにAIチャットボット「GMO即レスAI」を導入し、わずか1ヶ月で電話対応にかかる時間は約80％削減され、問い合わせ件数も導入前の約2割まで減少。
AIチャットボットの会話ログを通じて問い合わせ内容の分析が可能になり、利用者の疑問を事前に把握し先回りした情報提供が可能になりました。そして、業務効率の向上と顧客対応品質の改善を同時に実現しました。
電話対応30％削減とWeb改善を実現！
導入サービス：サポートチャットボット
株式会社エコ配では、取引先の増加に伴う月間約7,000件の電話問い合わせによりコールセンターの負担増大と顧客ニーズの分析不足が課題となっていました。
FAQや問い合わせ内容をもとにサポートチャットボットを導入。その結果、電話対応数を30％以上削減するとともに、会話ログの分析を通じて顧客ニーズを可視化し、Webサイトの改善を加速させる成果につながりました。
運用が手軽で低価格、サポートも充実のAIチャットボット「DSチャットボット」
AIチャットボット導入による業務効率化・人材獲得・売上拡大など、さまざまな場面で成果を出したい方々へ。使いやすさと手厚いサポート体制が特長の、おすすめAIチャットボット「DSチャットボット」をご紹介します。
1. 学習の手間が最小限。 既存のPDFやURLを読み込むだけで即戦力
DSチャットボットなら、自社のWebサイトのURLやPDF資料を指定するだけで、AIがその内容を数分で丸ごと学習します。プランに応じて学習量が選択でき、上限内であればワンクリックでいつでも増減可能です。
従来のチャットボットのように、Q&Aのシナリオをすべて書き出す必要はありません。また、Webサイトへの設置もタグ1行で完了するため、効率的に導入できます。
2. ITが苦手でも直感的に操作できるカンタンな管理画面
DSチャットボットはITの専門知識がない担当者でも、ほとんどマニュアルなしで操作できるシンプルな設計です。直感的に操作でき、日々の管理や回答の修正がスムーズにできるため、運用の属人化を防ぎます。
ベンダーの株式会社ディーエスブランドは、ホームページ作成ソフト「おりこうブログ」の導入実績40,000ライセンスを誇り、カンタンで誰でも使いやすいサービスに定評があります。
3. CSの応答率98％。 担当者が頼れる伴走型サポート
DSチャットボットなら、カスタマーサポートセンターの応答率は98％。万一操作に困ったときも、すぐにお電話で相談できるサポート体制を整えています。
どんなささいな困りごともいっしょに解決し、活用方法のアドバイスなど、日々忙しい企業の担当者に寄り添った手厚い伴走型支援を提供します。ITツールをはじめて導入する方にぴったりの、安心サービスです。
4. 分析機能で「顧客の声」を可視化。 サービス改善のヒントに
DSチャットボットは、AIが対話履歴を自動で集計し、グラフやレポートで可視化します。顧客が何に困っているのか、どの時間帯に問い合わせが多いのか、役に立った回答は何かなどがひと目でわかるため、主観に頼らないデータに基づいたサービス改善が可能です。
「顧客の本音」をWebサイトの改善や新商品のアイデア、またマーケティング戦略にすぐに活用できます。
5. 多言語オプションで外国語対応もラクラク
DSチャットボットの多言語オプションは、最新のAI翻訳エンジンを搭載し、英語・中国語・韓国語をはじめとする80言語以上に対応できます。社内に外国語ができる人材がいなくても、インバウンド顧客や海外ユーザーの問い合わせにリアルタイムに即答できます。
海外市場のニーズ把握や、商品・観光地の多言語案内など、さまざまな用途でのグローバル対応を強力にバックアップします。
参考ページ：DSチャットボット｜多言語オプション
DSチャットボットは無料で全機能をお試しいただけます（多言語オプションを含む）。
管理や運用の手間が心配な方、ITの専門知識がなく不安な方、まずはツールを実際に触ってみるところから始めてみませんか。だれでもカンタンに操作できると実感いただけるはずです。体験期間中の対話履歴や学習データは、購入後も引き継がれるのでご安心ください。
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電話対応に関するよくある質問
まとめ
この記事では、新入社員が抱く電話対応への拒絶反応やストレスの原因は、個人の資質の問題ではなく、デジタルネイティブ世代特有のコミュニケーション背景や、組織の仕組み不足に起因することを解説しました。
電話対応の改善が進まない背景には、旧態依然とした教育方針や慢性的な人手不足、そして電話を最優先する文化という、組織側が向き合うべき深刻な壁が存在しています。これらの課題を解決するためには、精神論で受話器を取らせるのではなく、FAQの整備やITツールの導入によって、物理的な入電数そのものを減らす効率的な仕組みが不可欠です。
とくに、AIチャットボットの導入は、一次受けの自動化だけでなく、顧客が自ら疑問を解決できる環境整備につながります。新入社員や、入電による業務の中断に悩まされてきたスタッフの負担を取り除き、全員が本来の業務に専念するための最も有効な手段です。これからの時代に求められるのは、スタッフのリソースとテクノロジーを適切に分担し、誰もが不安を感じずにコア業務へ注力できる環境作りです。
AIによる電話対応の最短ルートとして、専門知識不要で即日運用が可能な「DSチャットボット」を紹介しました。WebサイトのURLやPDFを読み込ませるだけで、AIの窓口が完成します。あとは顧客・社員がAIとのチャットをとおして自動で疑問を解決できます。業務効率化の強力なサポーターとなるAIの利便性を、ぜひこの機会に実感してみませんか。DSチャットボットはすべての機能を無料でお試しいただけます。まずは以下のバナーから、組織の生産性を変える第一歩を踏み出してみましょう。
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「DSチャットボット」は、IT専任者がいない中小企業でも簡単に導入できるAIチャットボットです。
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