Web商談の案内メール・招待メールで、実は一番重要なのは件名です。

Web商談では、顧客にWeb会議システムの接続URLをクリックしてもらう必要がありますが、メールの件名がわかりづらいと案内メールを探すのが大変になってしまいます。

ダメなWeb商談案内メール件名の例：お打ち合わせの件

以上のような案内メールの件名では、そもそも誰からのメールなのか、何のお打ち合わせなのか、その打ち合わせはいつ実施されるのかが、まったく読み取れないため、顧客がWeb商談時に案内メールをすばやくチェックできません。

Web商談の当日の朝には、「本日　○○時よりお打ち合わせさせていただきます」とお知らせするリマインドメールを送付しましょう。

当日に「ああ、そういえばオンラインミーティングの話なんかもあったっけ」と先方から忘れられており、スケジュールが延期になってしまうことは十分ありえます。

そんな事態を防止するように、Web商談当日にはリマインドメールを送付して、顧客に思い出してもらうようにしてください。

Web商談のアポ取りをしてから当日までに数週間以上を挟んでしまっている場合は、忘れられている確率が高まりますので、前日にもリマインドメールを送っておくとよいでしょう。

Web商談の案内メールでは件名と予定日時、接続URLの3つが重要ですが、メールの下部でさらに情報を付加するのも効果的です。

特に自社の商品・サービスのお客様事例や、チラシ・カタログ・提案書などの資料も併せて送付するとよいでしょう。

それらの資料を送付することで、案内メールの送付からWeb商談の予定日までの空いた期間を有効活用できるようになります。

大抵の場合、Web商談は案内メールを送った翌日もしくは数日後、場合によっては一週間後など、ある程度の間隔を置いてから実施されます。

その間に何も新しい情報を与えないままだと、顧客の商品・サービスへの関心・記憶は時が経つとともに急激に薄れていくでしょう。

特に企業ホームページなどを経由して獲得した新規顧客とのWeb商談の場合、先方の商品・サービスに対する知識も薄く、なおかつ信頼関係もまだ築けていない段階です。
そのためWeb商談までのあいだに、自社の商品・サービスへの興味や熱は非常に冷めやすい状態になっています。

企業ホームページ経由でお問い合わせをもらったなど、それまで接点がなかった新規顧客との商談の場合は、オンラインだけでなく電話でも商談が可能なことをメールに記載しておくとよいでしょう。

BtoCの個人のお客様や、BtoBでも地方の中小企業などではWebカメラが付いたパソコンをお持ちでないこともあり、Web商談ができないケースも往々にして発生するからです。

また、Web商談を開始したものの先方の通信環境が悪く、うまくお話ができない状況も考えられます。

そのため、オンラインだけでなく、電話での商談が可能なこともあらかじめ案内メールで伝えておけば、顧客の不安を払拭できます。

以上がWeb商談（オンライン商談）の案内メール・招待メールの例文・テンプレートになります。

ぜひこちらを活用し、効果的な案内メールを短時間で仕上げてみてください。

なお、以下のページでWeb商談のコツや、Web商談に適したPowerPoint資料の作り方も解説していますので、宜しければこちらもご覧ください。

参考ページ：Web商談（オンライン商談）のコツとWeb会議システムの選び方のポイント