本文へ移動

Web商談の案内メール・招待メールの書き方・例文・テンプレート

Web商談の案内メール・招待メールの書き方・例文・テンプレート
Web商談(オンライン商談)を実施するには、ZoomなどのWeb会議システムで発行した接続URLを案内メール・招待メールで送付する必要がありますが、「忙しいから、案内メールの文面をいちから考えるのが大変だ…」とお困りの方も多いと思います。

また、「顧客にとってわかりやすい案内メールを書きたい」「Web経由で獲得した新規顧客に響くメール文面にしたい」と考えている営業・インサイドセールスの方もいるでしょう。

そこで今回はWeb商談の案内メール・招待メールの効果的な書き方と、例文・テンプレートを紹介します。

手間をかけず簡単に、Web商談の案内メールを書きたい方はぜひご覧ください。


メールの件名に自社名・Web商談の予定日時を入れる

わかりづらい件名だと、顧客側が案内メールを探し当てづらい

わかりづらい件名だと、顧客側がメールを探し当てづらい
Web商談の案内メール・招待メールで、実は一番重要なのは件名です。

Web商談では、顧客にWeb会議システムの接続URLをクリックしてもらう必要がありますが、メールの件名がわかりづらいと案内メールを探すのが大変になってしまいます。

ダメなWeb商談案内メール件名の例:お打ち合わせの件


以上のような案内メールの件名では、そもそも誰からのメールなのか、何のお打ち合わせなのか、その打ち合わせはいつ実施されるのかが、まったく読み取れないため、顧客がWeb商談時に案内メールをすばやくチェックできません。

Web商談の案内メールでは自社名・Web商談の予定日時を入れる

Web商談の案内メールでは、自社名・Web商談の予定日時を入れると非常にわかりやすくなります。

Web商談案内メール件名の参考例:【株式会社◇◇(自社名)】●/●(●)●:00~のオンラインミーティングのご案内 【株式会社●●様(お客様名)】

※●/●(●)●:00~ には、「3/1 15:00~」のように予定日時を記入する。

自社名が件名に入っていれば、どの会社との打ち合わせなのかが顧客へすぐに伝わりますし、顧客が「○○株式会社さんから、この前もらったメールどこだっけ?」と件名検索するときにもヒットしやすくなります。

予定日時が案内メールの件名に入っていると、顧客側がスケジュールをチェックしやすい

予定日時が案内メールの件名に入っていると、顧客側がスケジュールをチェックしやすい
さらに、重要な予定日時の情報も件名に記載することで、メールが先方に受信されたタイミングで即座に伝達できます。

案内メールの送信からWeb商談までの期間が空いているときは、顧客が「あのオンラインミーティングって何日の何時からだっけ?」と過去のメールをさかのぼって探す機会も多くなりますから、その際も予定日時が案内メールの件名に入っていれば親切です。

案内メールの件名を一層わかりやすくしたい場合は、そのWeb商談の内容や趣旨も簡単に盛り込むようにするとよいでしょう。

Web商談案内メール件名の参考例:【株式会社◇◇(自社名)】●/●(●)●:00~の、貴社ホームページリニューアルについてのオンラインミーティングのご案内 【株式会社●●様(お客様名)】

Web商談案内メール件名の参考例:【株式会社◇◇(自社名)】●/●(●)●:00~の、勤怠管理システム導入についてのオンラインミーティングのご案内 【株式会社●●様(お客様名)】

メール末尾にお客様名を入れることで、Bcc・Ccでの社内共有や、自分の再確認時に役立つ

メール末尾にお客様名を入れることで、Bcc・Ccでの社内共有や、自分の再確認時に役立つ
ここまで紹介してきたWeb商談案内メールの件名参考例には、末尾に宛先のお客様名も記載しています。

Web商談案内メールの件名の参考例:【株式会社◇◇(自社名)】●/●(●)●:00~のオンラインミーティングのご案内 【株式会社●●様(お客様名)】

これは必須ではありませんが、メールの宛先の会社名も件名に入れておくとBccでの社内共有時に便利です。

顧客へのメールはBcc・Ccで上司・部署内に共有することも多いと思いますが、そのような第三者がその顧客企業とのメールのやり取りをチェックしたいときに、お客様名が件名に入っていると検索しやすいです。

また、自分が「この会社とやりとりしたときに送信したメールを検索したい」という場面でも、件名にお客様名が入っていると見つけやすくなります。

もちろん、宛先のメールアドレスで検索をかける方式でもよいのですが、顧客企業に複数人の担当者がおり、それぞれとメールのやり取りをしている場合などはメールアドレス検索するのが大変なので、件名検索でヒットするようにしておいたほうが簡単です。

以上のように、Web商談の案内メールの件名はたった数十文字ですが非常に重要な箇所ですので、ぜひ試行錯誤して最適な件名を作り上げましょう。

Web商談の当日(または前日にも)は、忘れられないようにリマインドメールを送ろう

Web商談は顧客側に忘れられている可能性が常に存在するのでリマインドメールが大事

Web商談は顧客側に忘れられている可能性が常に存在するのでリマインドメールが大事
Web商談の当日の朝には、「本日 ○○時よりお打ち合わせさせていただきます」とお知らせするリマインドメールを送付しましょう。

当日に「ああ、そういえばオンラインミーティングの話なんかもあったっけ」と先方から忘れられており、スケジュールが延期になってしまうことは十分ありえます。

そんな事態を防止するように、Web商談当日にはリマインドメールを送付して、顧客に思い出してもらうようにしてください。

Web商談のアポ取りをしてから当日までに数週間以上を挟んでしまっている場合は、忘れられている確率が高まりますので、前日にもリマインドメールを送っておくとよいでしょう。

Web会議システムの接続URLが書かれたメールを探すのに苦労するようだと、顧客に悪い印象を与えてしまう

Web会議システムの接続URLが書かれたメールを探すのに苦労するようだと、顧客に悪い印象を与えてしまう
とくにWeb商談では、Web会議システムへの接続URLを顧客にクリックしてもらう必要があるので、当日朝のリマインドメールは絶対に送付してください。

接続URLが数日前~数週間前に送付したメールにしか記載されていない場合、顧客側がそのメールを探し出すのにかなりの負担がかかってしまうからです。

そのような無駄な手間を踏まされてしまうと顧客の印象も悪くなり、商談の成約率にも影響しかねないため、かならず接続URLが記載されたリマインドメールを送付しましょう。

なお、リマインドメールはWeb商談の案内メールの件名や本文の最初の数行を書き換えて再送すれば十分です。
※以前のメールの再利用がもし気になるようであれば、「※以下は以前送付したメールと同文です」などと付記をしておくとよいでしょう。

Web商談の案内メールでは、お客様事例・チラシ・カタログなどの資料も併せて送付すると効果的

Web商談を実施するまでに空いた期間で、顧客の商品・サービスに対する興味は急激に失われていく

Web商談を実施するまでに空いた期間で、顧客の商品・サービスに対する興味は急激に失われていく
Web商談の案内メールでは件名と予定日時、接続URLの3つが重要ですが、メールの下部でさらに情報を付加するのも効果的です。

特に自社の商品・サービスのお客様事例や、チラシ・カタログ・提案書などの資料も併せて送付するとよいでしょう。

それらの資料を送付することで、案内メールの送付からWeb商談の予定日までの空いた期間を有効活用できるようになります。

大抵の場合、Web商談は案内メールを送った翌日もしくは数日後、場合によっては一週間後など、ある程度の間隔を置いてから実施されます。

その間に何も新しい情報を与えないままだと、顧客の商品・サービスへの関心・記憶は時が経つとともに急激に薄れていくでしょう。

特に企業ホームページなどを経由して獲得した新規顧客とのWeb商談の場合、先方の商品・サービスに対する知識も薄く、なおかつ信頼関係もまだ築けていない段階です。
そのためWeb商談までのあいだに、自社の商品・サービスへの興味や熱は非常に冷めやすい状態になっています。

案内メールに資料を添付することで、Web商談までの期間に顧客側の関心と理解を高められる

案内メールに資料を添付することで、Web商談までの期間に顧客側の関心と理解を高められる
そこで顧客の興味・熱をつなぎとめる役割として活用できるのが、お客様事例・チラシ・カタログなどの資料なのです。

これらの新情報を提供することで、顧客の商品・サービスへの興味・熱を維持するとともに、商品理解度も高められます。

さらに、詳しくは後述しますが、顧客側がWebカメラのついたパソコンを持っていない場合や、通信状況が悪いなどの理由で電話商談になった場合の保険としても、これらの資料は活用できます。

Web商談の案内メールでは予定日時や接続URLなどの最低限の情報だけでなく、プラスアルファの情報も意識して伝えるようにしましょう。

新規顧客の場合、オンラインだけでなく電話でも商談可能なことを明記する

個人や中小企業が顧客の場合はWeb商談が難しい場合もあるので、電話でも対応可能なことを明記する

企業ホームページ経由でお問い合わせをもらったなど、それまで接点がなかった新規顧客との商談の場合は、オンラインだけでなく電話でも商談が可能なことをメールに記載しておくとよいでしょう。

BtoCの個人のお客様や、BtoBでも地方の中小企業などではWebカメラが付いたパソコンをお持ちでないこともあり、Web商談ができないケースも往々にして発生するからです。

また、Web商談を開始したものの先方の通信環境が悪く、うまくお話ができない状況も考えられます。

そのため、オンラインだけでなく、電話での商談が可能なこともあらかじめ案内メールで伝えておけば、顧客の不安を払拭できます。

メールに付けたお客様事例・チラシ・カタログを顧客に同時に見てもらいながらお話することで、電話商談でもビジュアルを活用できる

メールに付けたお客様事例・チラシ・カタログを顧客に同時に見てもらいながらお話することで、電話商談でもビジュアルを活用できる
電話商談になった際に役に立つのが、Web商談の案内メール(リマインドメール)で併せて送付しておいたお客様事例・チラシ・カタログなどの資料です。

顧客と電話しているなかで、「もし宜しければ、本日私から送らせていただいたメール(リマインドメール)に添付している資料(URL)を今ご覧いただいても宜しいですか? 詳しい内容はそちらをもとにお話させていただこうと思うのですが…」と案内することで、電話商談でもビジュアルを用いた説明や提案が可能になります。

Web商談の実施が難しい顧客に対しては、そのような電話を活用したアプローチを取るとよいでしょう。

Web商談の案内メール・招待メールの例文・テンプレート

それではWeb商談の案内メール・招待メールの例文・テンプレートを紹介します。

事前に電話・対面などでコミュニケーションを取った経験があるお客様に送付する場合と、Web経由の無料相談申し込みなど新規お客様に初めて連絡する場合の2パターンに分けて掲載しています。

どちらかご自分の業務に適した方を選んで、適宜修正してご利用ください。

【事前にコミュニケーションが取れているお客様宛ての場合】Web商談の案内メール・招待メールの例文・テンプレート

件名:【株式会社◇◇(自社名)】●/●(●)●:00~のオンラインミーティングのご案内 【株式会社●●様(お客様名)】

株式会社●●
●●様

いつもお世話になっております。
株式会社◇◇の○○です。

この度はお忙しい中、お打ち合わせの機会を設けていただき
誠にありがとうございました。

以下のとおり、オンラインミーティングの日時が決定しましたので、ご案内差し上げます。
お手数ですが事前にご確認いただければ幸いです。

【オンラインミーティング 開始予定日時】
●/●(●)●:00~

開始時刻になりましたら、
Webカメラ内蔵のパソコンやスマートフォンで以下のURLをクリックして、アクセスをお願いいたします。

・接続URL
https://
・ミーティングID: ××××××
・パスワード:××××××

※Web会議システム「○○○」で接続します。
【事前ダウンロードが必要な場合】事前に以下からアプリのダウンロードをお願いいたします。
https://
【事前ダウンロードが不要な場合】事前のダウンロード等は必要ございません。


※また、突発的な業務やご事情などで、お打ち合わせを時間変更・延期・キャンセルされたい場合はお気兼ねなくご連絡ください。

【お客様の声・導入事例】
参考として弊社のお客様の事例を以下にご紹介いたします。
宜しければお手すきの際にご確認いただければ幸いです。

・お客様事例タイトル
https://
・お客様事例タイトル
https://
・お客様事例タイトル
https://


【資料ダウンロード】
・○○(商品・サービス名) チラシ ダウンロード
https://
・○○(商品・サービス名) カタログ ダウンロード
https://


その他、ご質問等ございましたらお気兼ねなくご連絡ください。
何卒今後とも宜しくお願いいたします。


==================
署名
==================

【Web経由などの新規お客様への送付の場合】Web商談の案内メール・招待メールの例文・テンプレート

件名:【株式会社◇◇(自社名)】無料相談 お申し込みの御礼と ●/●(●)●:00~のオンラインミーティングのご案内【株式会社●●様(お客様名)】

株式会社●●
●●様

お世話になっております。
株式会社◇◇の○○と申します。

この度は弊社ホームページより無料相談にお申込みいただき
誠にありがとうございました。

それではオンラインミーティングの接続方法についてご案内いたします。
お手数ですが事前にご確認いただければ幸いです。

【オンラインミーティング 開始予定日時】
●/●(●)●:00~

開始時刻になりましたら、
Webカメラ内蔵のパソコンやスマートフォンで以下のURLをクリックして、アクセスをお願いいたします。

・接続URL
https://
・ミーティングID: ××××××
・パスワード:××××××

※Web会議システム「○○○」で接続します。
【事前ダウンロードが必要な場合】事前に以下からアプリのダウンロードをお願いいたします。
https://
【事前ダウンロードが不要な場合】事前のダウンロード等は必要ございません。


※Webカメラ内蔵のパソコンをお持ちでない場合や通信状況が良くない場合などは、電話での相談に切り替えてお話させていただきます。
あるいは事前にお電話を希望の旨、このメールに返信いただいても結構です。

お電話でもご相談の進行にはまったく支障はございません。

※また、突発的な業務やご事情などで、ご相談を時間変更・延期・キャンセルされたい場合はお気兼ねなくご連絡ください。

【お客様の声・導入事例】
参考として弊社のお客様の事例を以下にご紹介いたします。
お手すきの際にご確認いただければ幸いです。

・お客様事例タイトル
https://
・お客様事例タイトル
https://
・お客様事例タイトル
https://


【資料ダウンロード】
・○○(商品・サービス名) チラシ ダウンロード
https://
・○○(商品・サービス名) カタログ ダウンロード
https://


その他、ご質問等ございましたらお気兼ねなくご連絡ください。
何卒今後とも宜しくお願いいたします。


==================
署名
==================

Web商談のコツや効果的なPowerPoint資料の作り方も紹介

Web商談のコツや効果的なPowerPoint資料の作り方も紹介
以上がWeb商談(オンライン商談)の案内メール・招待メールの例文・テンプレートになります。

ぜひこちらを活用し、効果的な案内メールを短時間で仕上げてみてください。

なお、以下のページでWeb商談のコツや、Web商談に適したPowerPoint資料の作り方も解説していますので、宜しければこちらもご覧ください。

参考ページ:Web商談(オンライン商談)のコツとWeb会議システムの選び方のポイント

あわせて読みたい記事