電話対応を減らしたい産婦人科病院がAIチャットボット導入で解決した事例

お客様が体験版の利用を進めるなかでは、操作に迷う点や設定が進まない箇所もありました。そうした場合は、弊社の担当者がログイン状況や登録済みの学習内容、テスト時の回答結果などを確認しながら、操作方法や次にどこを調整するとよいかをサポートしました。

 

AIチャットボットが質問にうまく回答できていない履歴があった際には、弊社から追加すべき学習内容を提案しました。誤答があった場合は状況を共有したうえで補足説明をおこなうなど、問題点を都度切り分けながら対応していきました。困った点があればすぐに弊社に相談できる状態が保たれていたことも、体験がスムーズに進んだ理由の一つです。

 

「質問回数が多い内容は『よくある質問』として固定表示して、回答に画像を追加する」など、より使いやすくできる点を改善していきました。こうした確認を重ねる中で、導入後の運用イメージが少しずつ具体的になっていきました。

体験版での検証が一通り進んだ段階で、次のステップとして、病院のWebサイトに試験的にAIチャットボットを設置しました。患者さんからの実際の質問内容がわかり、Webサイト上での動きを具体的に体感できました。

 

設置後の対応履歴から、「この内容は追加したい」「この表現は現場の言い回しと少し違う」といった点を一つずつ確認し、Q&Aの追加や内容の調整を進めていきました。

 

この段階では、お客様はAIチャットボットの基本的な操作方法をすでに理解されており、運用中に出てくる細かな疑問をその都度解決していくことが中心になりました。迷ったときにすぐ相談できる電話サポートがあったことで、スムーズに検討できたそうです。

参考ページ：病院・クリニック・医療機関にAIチャットボットを導入するメリット・効果

AIチャットボットの運用を続けるなかで、質問内容や利用履歴が少しずつ蓄積されていきました。その過程で、「この質問に関する説明が不足している」「このページはもう少し補足したほうがよさそうだ」といった点が見えるようになり、Webサイト上の情報を追加していきました。

 

AIチャットボットによって問い合わせ内容が可視化されることで、電話対応の効率化にとどまらず、Webサイト運用そのものを見直すための材料としても活用できるようになりました。患者さんが何を知りたがっているのかを、履歴として確認できるため、次の改善に向けた判断がしやすくなっていったそうです。

試験的な設置と運用を続けるなかで、AIチャットボットの対応履歴は700件を超えていました。普段問い合わせを担当している職員からも「電話の件数が以前より明らかに減っている」という声がありました。

 

対応履歴という客観的なデータと、日々の業務のなかで感じられていた変化が重なったことで、業務効率化に役立つ確信が得られたそうです。「なんとなく良さそう」という印象ではなく、実際の体験版の運用状況を踏まえたうえで、導入を決定しました。

 

また、夜間や時間外にも想定以上の問い合わせが発生していたことが履歴から確認でき、担当者が対応できない時間帯にもAIチャットボットが一定の役割を果たしていたことが見えてきました。来院前に情報を確認できる患者さんが増えたことで、「来院時のやり取りがスムーズになっている」と感じる場面もあったといいます。

今回の産婦人科病院の事例では、AIチャットボットを導入前に試用することで、現場の問い合わせ対応にどの程度効果があるかを具体的に確認しました。

 

その結果、700件以上の質問に自動で対応できるようになり、電話対応が減少しました。問い合わせ対応にかかる業務負荷が軽減され、日常業務への影響が小さくなったことから、業務効率化につながると判断し、AIチャットボットの導入を決定しました。

 

DSチャットボットは、URLやPDFを登録するだけで簡単に導入でき、応答率98%以上の電話サポートや80言語以上に対応できる多言語機能などを備えた、病院でも安心して運用しやすいAIチャットボットです。価格も月額5,500円の低価格で始められるため、初めてAIチャットボットを導入する場合でも、コスト面の不安を抑えながら導入できます。

 

「AIは難しそう」「自分たちの現場で使いこなせるだろうか」と感じている場合でも、まずは無料体験版で実際の操作性を確認できます。医療現場の業務改善と、よりわかりやすい患者さんへの対応を実現する第一歩として、DSチャットボットの活用を検討してみてはいかがでしょうか。