【生成AI活用術・第2回】生成AIで議事録作成・文章要約・情報整理する方法をプロンプト付きで解説

更新日：2026.08.06
【生成AI活用術・第2回】生成AIで議事録作成・文章要約・情報整理する方法をプロンプト付きで解説
「会議のあと、議事録をまとめるだけで時間がかかってしまう」
「長い資料を読み込む時間がなく、後回しにしてしまう」
 
こうした情報整理に関する悩みを抱えている方は多いのではないでしょうか。ChatGPTやGemini、Copilot、Claudeなどの生成AIサービスは身近になりましたが、仕事でどう活用すればよいかわからないという方も多くいます。
 
議事録の作成や長文の要約、資料の整理といった「情報整理」は、生成AIが得意とする分野の一つです。
 
今回は、生成AIをまだ本格的に使ったことがない方に向けて、議事録作成・文章要約・情報整理に生成AIを活用する方法を、そのまま使えるプロンプト例とあわせて解説します。「難しそう」「うまく使いこなせるか不安」と感じている方も、ぜひ最後までご覧ください。
 
※前回はこちらから

生成AIに情報整理を任せても大丈夫？ 初心者が知っておきたい前提

生成AIが要約・整理を得意とする理由

生成AIは、大量の文章の中から重要な部分を見極め、それを人間にとって読みやすい形に再構成する処理を得意としています。会議の発言記録のように情報量が多く、話の重複や脱線を含む文章のなかから、要点を拾い出して整理し直す作業は、生成AIが力を発揮する分野の一つです。
 
実際に、生成AIを業務で活用している企業に主な活用業務を尋ねた調査でも、「文章の作成・要約・校正」と回答した企業が45.1％で最も多く、「情報収集」（21.8％）、「データの集計・分析」（7.4％）が続いています（出典：株式会社帝国データバンク「生成AIに関する企業の動向調査」2026年3月）。文章の整理・要約は、現時点でもっとも活用されている用途であり、あわせて数値データの集計・分析といった用途でも活用が進んでいます。
 
生成AIを使ったことがない、あるいは雑談程度にしか使っていないという方でも、こうした情報整理の場面から使い始めるのは、初めてでも取り組みやすい活用方法です。
 

任せる前に知っておきたい注意点（情報の抜け漏れ・機密情報）

一方で、生成AIに情報整理を任せる際には、あらかじめ知っておきたい注意点もあります。
 
一つは、要約や整理の過程で、本来伝えるべき情報が抜け落ちてしまう可能性があることです。生成AIは文章を圧縮して整理する際、「重要度が低い」と判断した部分を削ってしまうことがあり、実際には残しておきたかった数値や固有名詞が省かれてしまうケースも起こります。
 
これに加えて、生成AIはもっともらしい文章を作ることが得意な一方、常に事実に基づいた正確な情報だけを出力しているとは限らない、という点も知っておく必要があります。また、事実と異なる内容をそれらしく生成してしまう可能性もあるため、出力結果は鵜呑みにせず、必ず人の目で内容を確認することが重要です。
 
もう一つは、機密情報や個人情報の取り扱いです。会議の中身や顧客とのやり取りには、社外に出すべきではない情報が含まれていることも少なくありません。この点については、後の章で具体的な対応方法とあわせて詳しく解説します。
 
こうした注意点を踏まえたうえで正しく使えば、生成AIは情報整理を支援する便利なツールになります。次の章では、実際にどのように指示を出せばよいか、基本の使い方を見ていきましょう。
 

生成AIに情報整理をしてもらう基本の使い方

AIに情報整理をしてもらうための3つの指示ポイント

AIに情報整理をしてもらうための3つの指示ポイント
生成AIに情報整理をお願いする際、思ったような結果が返ってこず、「結局自分でやり直した方が早かった」と感じてしまう方も少なくありません。その多くは、プロンプト（指示文）にひと工夫を加えるだけで解消できます。ここでは、基本となる考え方を解説します。

良い指示（プロンプト）を出すための3つのポイント

生成AIへの指示が曖昧なままだと、当たり障りのない結果しか返ってきません。次の3つの要素を意識して指示に盛り込むことで、狙った形に近い回答が得やすくなります。

1. タスク（実行してほしい内容）

「まとめて」「整理して」だけでは、生成AIはどのような処理を求められているのか判断しきれません。「この会議の書き起こしを議事録にして」「この資料を要約して」「この2つの案を比較表にして」というように、実行してほしい内容を具体的に伝えましょう。

2. 前提条件（どんな用途か・読み手は誰か）

同じ会議の記録でも、参加していない上司への報告用なのか、参加者全員への共有用なのかによって、残すべき情報の粒度は変わってきます。「会議に参加していない上長への報告を目的として」「社内メンバーへの共有用として」というように、用途や読み手の情報を添えることで、場面に合った内容になります。

3. 出力形式（文字数・構成など）

「300字程度で」「箇条書きで3項目に」「表形式で」というように、どのような形式で出力してほしいかを指定します。議事録や比較表など、成果物によって適した形式は異なるため、出力形式を指定しないと、実際の用途に適さない形で返ってきやすくなります。
 
これら3つの要素を踏まえると、たとえば以下のような指示の出し方になります。
【Before】この会議の内容をまとめてください。
 
【After】以下は営業会議の書き起こしです。参加していない上長への報告を目的として、決定事項を中心に、300字程度でまとめてください。
Beforeの指示でも生成AIは何かしらの回答を返しますが、タスク・前提条件・出力形式のいずれも明示されていないため、「思っていたものと違う」結果になりやすくなります。Afterのように3つの要素を添えるだけで、修正の手間を大きく減らせます。
 

一度で満足いく形にならない場合の修正・調整のコツ

とはいえ、3つの要素を意識しても、一度の指示で完全に満足のいく形にならないことは珍しくありません。生成AIは、一度の指示で完成させるのではなく、対話を重ねながら理想の形へ近づけていくものだと捉えておくと、無理なく使い続けやすくなります。
 
たとえば、最初に議事録の要約を依頼した後、「もう少し簡潔にしてください」「専門用語には簡単な補足を加えてください」といったように、出力結果を見てから追加の指示を重ねていく方法が有効です。生成AIは直前のやり取りを踏まえて回答するため、一から条件を伝え直す必要はなく、気になった点だけを都度指摘すれば十分です。
 
なお、修正を依頼する際は、「違います」「もっと良くしてください」といった抽象的な表現よりも、「〇〇の部分が抜けています」「もう少しかたい表現にしてください」など、具体的に何を変えてほしいのかを伝えるほうが、意図した形に近づきやすくなります。生成AIは指示された内容には忠実に応えようとする一方、こちらが明示していない意図までは汲み取れないためです。
 
こうした基本の考え方を押さえたうえで、次の章からは実際にそのまま使えるプロンプト例を、具体的な業務シーンごとにご紹介していきます。
 
なお弊社では、問い合わせ対応の負担を軽減し、業務効率化を実現するAIチャットボットの特長や導入メリットを、マンガでわかりやすくご紹介した特設ページをご用意しています。 3分程度で気軽に読める内容となっておりますので、ご興味のある方は以下のバナーからぜひご覧ください。

議事録・会議メモをまとめるプロンプト集

ここからは、実際の業務シーンを想定した、そのまま使えるプロンプト例をご紹介していきます。文中の【 】で囲まれた部分は書き換えて使う項目ですが、それ以外の条件（トーンや文字数など）も、ご自身の状況に応じて自由に調整してご利用ください。

会話の書き起こしから議事録を作成するプロンプト例

会議の録音データを文字起こしツールなどでテキスト化したものの、発言がそのまま並んでいるだけで読みにくい、という状況はよくあります。こうした書き起こしデータを、読みやすい議事録の形に整えるためのプロンプトです。
以下は【営業定例会議】の書き起こしです。この内容をもとに議事録を作成してください。
 
【条件】
読み手：会議に参加していないメンバーへの共有用
構成：「議題」「主な議論内容」「決定事項」「次回までのToDo」の4項目にわける
文体：です・ます調
文字数：600字程度
 
【書き起こし内容】
（ここに書き起こした録音データなどのテキストを貼り付け）
議題や決定事項が入り混じった書き起こしデータでも、あらかじめ4項目の構成を指定しておくことで、生成AIが情報を整理しながら振りわけてくれます。
 

決定事項・ToDoだけを抽出するプロンプト例

議事録そのものではなく、「結局何が決まって、誰が何をやるのか」だけをすばやく把握したい場面もあります。
あなたはプロジェクトの進行管理を担当するプロジェクトマネージャーです。
以下の会議の書き起こしから、決定事項とToDo（担当者・期限が明記されているもの）だけを抜き出し、「項目」「担当者」「期限」の3列からなる表形式で整理してください。担当者や期限が話し合いの中で明言されていない場合は、「未定」と記載してください。
 
（ここに書き起こしテキストを貼り付け）
「あなたは〇〇です」という役割を与えることで、その立場から見て重要な情報（この場合は決定事項や担当者、期限など）を優先的に拾い出そうとします。担当者や期限が話の中で曖昧なまま終わっているケースは実務でもよくあるため、「未定」と明記させる条件を加えておくと、あとから確認すべき箇所が一目でわかります。
※なお、AIを活用して文字起こしする方法については以下のページなどを参考にしてみてください。
 

長文・資料を要約するプロンプト集

長いメールや報告書、専門的な資料などを読み込む時間がないときにも、生成AIは役立ちます。ここでは、長文や資料の要約に使えるプロンプト例をご紹介します。

長文を短くまとめるプロンプト例

以下の資料を要約してください。
 
【条件】
目的：経営会議で概要を説明するための資料として使用
文字数：400字以内
専門用語は使わず、平易な言葉に言い換える
数値データが含まれる場合は削らずに残す
 
【資料本文】
（ここに資料の文章を貼り付け）
同じ資料でも、誰に、どのような目的で共有するかによって、残すべき情報は変わります。経営層への報告であれば数値や結論を優先し、現場向けであれば手順や注意点を優先するなど、目的を明示しておくことで、生成AIが情報を適切に取捨選択をしやすくなります。

要点を箇条書きで抽出するプロンプト例

次のPDF資料から、「費用」「納期」「注意事項」に関わる記述だけを箇条書きで抜き出してください。該当する記述がない項目は「記載なし」としてください。
資料全体を漠然と要約するのではなく、確認したい観点をあらかじめ絞り込んでおくことで、必要な情報だけを効率よく拾い出せます。見積書や契約書のように、特定の項目を確認したい資料で特に有効な方法です。

箇条書きのメモを文章に整えるプロンプト集

打ち合わせ中に走り書きした箇条書きのメモを、そのまま人に見せられる文章に整える作業は、意外と手間がかかる業務の一つです。ここでは、メモを文章化する際に使えるプロンプト例をご紹介します。

メモを報告文・共有文に整えるプロンプト例

このメモを、社内チャットで共有できる文章に整えてください。
 
（ここにメモを張り付け）
社内の簡単な共有であれば詳細な条件ではなくても、十分読みやすい文章に整えてくれます。

メモをもとにメール文面に整えるプロンプト例

あなたは取引先とのやり取りを担当する営業担当者です。
以下のメモの内容をもとに、取引先へ送るメールの文面を作成してください。
 
【条件】
宛先：長年お付き合いのある取引先の担当者
トーン：丁寧だが堅苦しすぎない、これまでの関係性を踏まえた表現
件名も含めて作成する
 
【メモ】
（ここに走り書きのメモを貼り付け）
同じ内容を伝えるメールでも、初めての相手なのか、長年やり取りしている相手なのかによって、適切な言葉遣いは変わります。「これまでの関係性を踏まえた」という条件を加えることで、堅苦しい定型文になることを避けられます。

複数の情報を比較表にまとめるプロンプト集

複数の候補やプランを見比べるのは、意外と手間のかかる作業です。ここでは、複数の情報を比較表の形に整理するプロンプト例をご紹介します。

候補やプランを比較表にするプロンプト例

以下は、検討中の3つの【複合機】の製品情報です。この内容をもとに、比較表を作成してください。
 
【条件】
比較項目：「価格」「機能」「保守サポート」「導入までの期間」の4項目
形式：製品名を列、比較項目を行にした表
情報が記載されていない項目は「情報なし」と記載する
 
【製品情報】
（ここに各製品の情報を貼り付け）
比較項目をあらかじめ指定しておくことで、製品ごとに記載順やボリュームがバラバラな情報でも、同じ軸で横並びに整理できます。「情報なし」の扱いを決めておくと、後から情報を補うべき箇所も一目でわかります。

メリット・デメリットを整理した表にするプロンプト例

あなたは複数の提案を比較検討する立場の担当者です。
以下の2つの案について、それぞれのメリット・デメリットを整理した表を作成してください。
 
【条件】
形式：案ごとに「メリット」「デメリット」を並べた表
実行のしやすさという観点も含めて記載する
断定的な優劣の結論は書かず、比較材料の提示にとどめる
 
【案の内容】
（ここに各案の情報を貼り付け）
生成AIに「どちらの案が良いか」まで結論を出させてしまうと、実際の予算や社内の事情などを考慮できないまま判断してしまうことがあります。そのため、あえて「結論は書かない」という条件を加え、あくまで比較材料の整理までにとどめています。最終的にどちらを選ぶかは、整理された表を見ながら人が判断する、という役割分担にしておくと安心です。

生成AIで情報整理をする際によくある失敗と対処法

ここまでプロンプト例を紹介してきましたが、実際に使ってみると、思ったような結果にならないこともあります。ここでは、情報整理でよくあるつまずきのポイントと、その対処法を解説します。

要約すると大事な情報が抜け落ちてしまう場合

長文を要約させたところ、本来残しておきたかった数値や固有名詞が抜け落ちてしまう、ということはよく起こります。これは、生成AIが文章全体の流れを損なわない範囲で情報を削る処理をおこなうためです。
 
対処法としては、要約を依頼する際に「削ってほしくない情報」をあらかじめ指定しておく方法が有効です。たとえば、「金額・日付・担当者名は省略せずに残してください」のように、残すべき情報の種類を具体的に伝えることで、抜け落ちを防ぎやすくなります。
 
また、資料が長い場合は、一度に全体を要約させるのではなく、章や項目ごとに区切って要約を依頼し、あとから結合するという方法もおすすめです。一度に読み込ませる範囲を絞ることで、生成AIが重要な情報を取りこぼすリスクを減らしやすくなります。

意図した精度・形式にならない場合

「もっと簡潔にしてほしかったのに長い」「表にしてほしかったのに文章のまま返ってきた」といった、内容や形式が意図どおりにならないケースもよく起こります。
 
この背景には、指示の中で条件が抽象的な表現にとどまっていることが多くあります。たとえば「簡潔に」という指示だけでは、生成AIにとって「簡潔」の基準が定まらず、人によって「簡潔」の捉え方が異なるためです。「200字以内で」「3行以内で」のように、数値を交えた具体的な条件に置き換えるだけで、精度のズレはかなり改善されます。
 
形式についても同様です。「表にしてください」だけでなく、「列に〇〇、行に〇〇を配置した表」のように、表の構造まで具体的に指定することで、意図した形式に近づけやすくなります。
 
なお、こうしたズレが起きたとしても、一から指示をやり直す必要はありません。前述のとおり、生成AIとの対話は重ねていくことが前提です。「もう少し短く」「表形式に直して」といった追加の指示を出すだけで、多くの場合は狙った形に修正できます。うまくいかないことを気にして最初から完璧な指示を作ろうとするよりも、まず出してみて、都度調整していくくらいの気軽さで向き合うほうが、結果的にスムーズに使いこなせるようになります。

社内・業務で生成AIを使う際の注意点

ここまで、生成AIを使って情報整理をおこなう具体的な方法を紹介してきましたが、業務で使う以上、避けて通れないのが情報の取り扱いに関する注意点です。

機密情報・個人情報を入力しない

生成AIに情報整理を依頼する際、もっとも注意すべきなのが、機密情報や個人情報をそのまま入力してしまうことです。生成AIサービスの中には、入力内容が学習に利用される設定になっているものもあり、意図せず情報が外部に漏れてしまうリスクがあります。
 
対策としては、生成AIの設定でデータを学習に利用しない設定（オプトアウト）にする方法のほか、そもそも個人情報や機密性の高い情報を入力しないという運用ルールを、あらかじめ社内で徹底しておくことが基本になります。特に、顧客とのやり取りやアンケート結果など、個人情報が含まれやすいデータを扱う際は注意が必要です。

整理された内容は必ず人の目で確認してから使う

前述のとおり、生成AIが整理・要約した内容には情報の抜け落ちや事実と異なる記述が含まれる可能性があります。とくに、社外へ送付する文書や経営判断に関わる報告のように影響範囲が大きい場面ほど、生成AIの出力をそのまま使うのではなく、必ず人の目で内容を確認することが重要です。
 
確認する際は文章表現の自然さだけでなく、数値・日付・固有名詞といった情報が正確に反映されているかを重点的にチェックすると、ミスを防ぎやすくなります。
 
生成AIはあくまで、たたき台を作るためのツールと捉え、最終的な内容の責任は人が持つという意識を持つことが大切です。

弊社での実践例：問い合わせデータの分析でFAQページを充実させる

ここでは、実際に弊社がおこなっている情報整理の実践例として、Webサイトに設置しているAIチャットボットの対応履歴を、生成AIで分析している取り組みをご紹介します。

生成AIで分析するメリット

AIチャットボットの対応履歴は、件数が増えるほど、人の目だけですべてを確認し、傾向を読み取ることが難しくなります。「どのような質問が多いのか」「回答できなかった質問はどれか」といった全体像を把握しようとしても、担当者が一件ずつ確認していては、時間もかかるうえに見落としも生まれやすくなります。
 
生成AIを使えば、こうした大量のデータであっても、質問の傾向や頻出するキーワードを短時間で整理・集計できます。人がひとつずつ集計するのに比べて、膨大な件数のデータを効率的に処理できる点や、「多い順に並べる」「カテゴリごとに分類する」といった集計作業を、指示ひとつでやり直せる手軽さが、生成AIを分析に活用する大きな利点です。

分析の具体的な手順

弊社では、実際に以下のような手順で分析をおこなっています。

  1. データをCSV形式で書き出す：AIチャットボットにユーザーから寄せられた質問と、それに対する回答履歴を、CSVファイルとして書き出します。
 
  1. 個人情報を取り除く：分析に必要なのは「どのような質問・回答が多いか」といった傾向であり、個人を特定する情報までは必要ないため、氏名・メールアドレスなど個人情報にあたる列をあらかじめ削除しておきます。
 
  1. 生成AIに読み込ませて分析を依頼する：個人情報を取り除いたCSVファイルを生成AIに読み込ませ、「質問内容を似た傾向ごとに分類し、件数が多い順に並べてください」といった指示を出します。
 
  1. 分析結果をもとに検討する：出力された分類・集計結果をもとに、実際にどのような対応が必要かを担当者が判断します。
 
このように、個人情報を含まないデータに加工したうえで分析を依頼するという一手間を挟むことで、安全性を確保しながら、生成AIによる分析機能を有効活用できます。

分析結果は「FAQページ」の充実にも活用

参考ページ：FAQ（よくある質問）とは？　意味・メリット・作り方を解説
こうして分析したチャットボットの対応履歴は、実際に弊社の「よくあるご質問」ページに掲載する質問を検討する材料の一つとしても活用しています。ページ内のすべての質問がこの分析結果に基づいているわけではありませんが、実際に寄せられることの多い質問や、回答に至らなかった質問の傾向を把握したうえで、掲載する内容の一部を検討しています。
 
こうした取り組みは、次の章で解説する「情報を自分で整理するだけでなく、必要な情報をすぐ取得できる仕組みにする」という考え方にもつながっています。

なお弊社では、AIチャットボットをホームページ改善や業務効率化に役立てるための活用術をまとめた資料を無料で配布しています。ご興味のある方は、以下のバナーからぜひダウンロードしてください。

情報を「自分で整理する」だけでなく「質問するだけで情報を得られる」仕組み

ここまで、生成AIを使って自分自身が情報を整理する方法を中心に解説してきました。最後にご紹介したいのが、情報を「自分で整理する」ことに加えて、「聞けばすぐわかる」仕組みそのものを作ってしまうという選択肢です。

社内資料やFAQの情報整理も、実は生成AIが得意とする領域の一つ

議事録や資料の要約と同じように、社内マニュアルや過去の問い合わせ対応の履歴、よくある質問といった情報を整理する作業も、生成AIが得意とする分野の一つです。
 
社外向けであれば、顧客からの問い合わせ内容を分析し、よくある質問の傾向を把握するといった活用が考えられます。社内向けであれば、社内マニュアルやこれまでの資料を整理し、「あの情報はどこに書いてあったか」を探す手間を減らすといった活用が考えられます。どちらにも共通しているのは、必要な情報が分散したままになっており、知りたいときにすぐ参照できる状態になっていない、という課題です。
 
先ほどご紹介した実践例のように、蓄積された問い合わせデータを分析して傾向を把握することは、その第一歩といえます。そこからさらに一歩進めると、整理した情報をもとに、質問への回答を自動化できる仕組みを作ることも可能です。

AIチャットボットを使えば、整理した情報をもとに都度の回答を自動化できる

AIチャットボットとは
これを実現する手段の一つが、AIチャットボットです。あらかじめ社内マニュアルやFAQ、製品情報といった資料を読み込ませておくことで、社員や顧客からの質問に対して、その都度必要な回答を自動で生成できます。
 
自分で情報を整理する作業は、あくまで「整理された情報を、必要になった人が自分で参照しにいく」という前提に立った方法です。これに対してAIチャットボットは、整理された情報をもとに利用者からの質問に応じて情報を提供できる点が異なります。
 
たとえば、社内向けであれば、総務や人事への問い合わせ対応の一次窓口として、社外向けであれば、Webサイトに訪れた顧客からの質問対応の窓口として活用できます。担当者が都度対応する手間を減らしながら、利用者にとっても「知りたい情報にすぐたどり着ける」という利便性を提供できる点が特徴です。
 
情報整理の技術そのものは、自分で使うか、仕組みとして組み込むかによって、活かし方が大きく広がります。次の章では、こうした「聞けばすぐわかる仕組み」を実現するツールの一つとして、弊社が提供する「DSチャットボット」をご紹介します。
なお、弊社でははじめてチャットボットを導入する企業の担当者に向けて、ツールの選び方から導入をスムーズにするためのポイントまでをまとめた資料を無料で配布しています。ご興味のある方は、以下のバナーからぜひダウンロードしてください。

問い合わせ対応の自動化には「DSチャットボット」がおすすめ

問い合わせ対応の自動化には「DSチャットボット」がおすすめ
情報整理の延長として「聞けばすぐわかる仕組み」を検討する際、初めての方におすすめしたいのが、弊社が提供するAIチャットボット「DSチャットボット」です。ここまで解説してきた「必要な情報をすぐ取得できる仕組み」を、特別な知識がなくても業務に取り入れられるサービスです。

問い合わせへの回答文章も自動で生成される

問い合わせへの回答文章も自動で生成される
DSチャットボットは、お客様からの質問に対して、あらかじめ読み込ませた情報をもとに、回答文をAIが自動で生成します。都度プロンプトを考えて指示を出す必要はなく、お客様からの質問内容に応じて、適切な回答文が自動で作成されます。

WebサイトのURLやPDF資料を読み込ませるだけで運用を開始できる

WebサイトのURLやPDF資料を読み込ませるだけで運用を開始できる
自社製品の情報をイチから入力し直す必要はなく、既存のWebサイトのURLや、パンフレット・マニュアルなどのPDF資料を読み込ませるだけで、AIが情報を学習します。特別なシステム開発や専門知識がなくても、比較的短期間で運用を開始できる点が特徴です。

直感的に操作できる管理画面で、ITに詳しくなくても運用しやすい

直感的に操作できる管理画面で、ITに詳しくなくても運用しやすい
管理画面はITに詳しくない方でも扱いやすいよう設計されており、専任の情報システム担当者がいない企業でも運用を続けやすい点が特徴です。日々の問い合わせ対応状況の確認や、回答内容の調整も、直感的な操作でおこなえます。

問い合わせデータを可視化する分析機能で、改善にも活かせる

問い合わせデータを可視化する分析機能で、改善にも活かせる
蓄積された問い合わせデータは分析機能で可視化できるため、「どのような質問が多いのか」「回答できなかった質問はどれか」といった傾向を把握できます。こうしたデータは、Webサイトの改善やFAQページの拡充、マーケティング施策の見直しなど、幅広い業務改善にも役立てられます。

月額5,500円〜、小規模からでも導入しやすい料金プラン

月額5,500円〜、小規模からでも導入しやすい料金プラン
DSチャットボットは、月額5,500円からご利用いただけます。大がかりな初期投資をせずに、小規模な運用からスモールスタートできるため、「まずは試してみたい」という企業でも導入のハードルを抑えられます。

80言語以上に対応する多言語オプション

80言語以上に対応する多言語オプション
多言語オプションを利用すれば、80言語以上でのコミュニケーションに対応できます。海外からの問い合わせが増えている企業や、外国人のお客様と接する機会がある企業でも、言語の壁を意識せずに一次対応を進められます。

電話応答率98%以上のサポート体制

電話応答率98%以上のサポート体制
DSチャットボットは電話応答率98%以上のカスタマーサポート体制を用意しています。初めてAIチャットボットを導入する企業でも、安心して運用を進めやすい環境が整っています。

生成AIでの情報整理に関するよくある質問

すべて開く
Q. 無料の生成AIでも情報整理に使えますか？
Q. 長い資料でも一度で読み込ませて要約できますか？
Q. 要約や整理した内容をそのまま社外に共有してもいいですか？
Q. 情報整理や問い合わせ対応を自動化したい場合はどうすればよいですか？

まとめ　まずは身近な情報整理から生成AIを使ってみよう

本記事では、生成AIをまだ本格的に使ったことがない方に向けて、議事録作成・文章要約・情報整理を生成AIに任せる方法を、実際に使えるプロンプト例とともに解説しました。
 
生成AIに情報整理を任せることに対しては、「機密情報が漏れないか」「情報は正確か」といった不安を感じる方も少なくありません。しかし、機密情報・個人情報を入力しない、整理された内容は必ず人の目で確認するという2点さえ押さえておけば、生成AIは決して扱いが難しいツールではなく、日々の情報整理の負担を大きく減らしてくれる存在になります。
 
良い結果を引き出すコツは、「タスク・前提条件・出力形式」を意識してプロンプトを作ることと、一度で完成させようとせず、対話を重ねながら少しずつ理想の形に近づけていくことです。この考え方は、議事録・要約・メモの文章化・比較表の作成といった、さまざまな情報整理の場面で活かせます。
 
まずは、日々の会議の議事録や、手元にある長文の資料など、身近な情報整理を題材に、本記事でご紹介したプロンプトを試してみてはいかがでしょうか。また、こうした「都度自分で情報を整理する」方法だけでなく、問い合わせへの回答文章を自動で生成してくれるAIチャットボットの活用もご検討ください。

とくに、コストを抑えて小規模から始めたい方や、導入後の手厚いサポートを重視する方におすすめなのがDSチャットボットです。WebサイトのURLやPDF資料を読み込ませるだけで運用を開始でき、ITに詳しくない方でも扱いやすい管理画面と、問い合わせデータを可視化する分析機能を備えています。月額5,500円～の料金プランに加え、セキュリティ体制を整え、電話で相談できるサポート体制も用意しています。

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 この記事を書いた人
藤縄　創大
藤縄 創大
株式会社ディーエスブランド Webマーケター
ディーエスブランドへ入社後、営業を経験したのちメールマーケティングやセミナー運営に携わる。現在は幅広い分野のライティングを担当。