【生成AI活用術・第1回】生成AIに仕事で使う文章を書いてもらう方法をプロンプト付きで解説

生成AIは、インターネット上の膨大な文章データを学習しており、自然な日本語表現のパターンを豊富に持っています。そのため、「〇〇について案内する文章を書いて」といった指示を出すだけで、文脈に沿った文章をごく短時間で作成できます。

 

一から文章を考える場合、書き出しに悩んだり、言い回しを何度も練り直したりと、想像以上に時間がかかるものです。生成AIはこうしたゼロから考える工程を代わりに引き受けてくれるため、文章作成にかかる時間や心理的な負担を大きく減らせます。特に、メールの返信文や案内文など、日々繰り返し発生する定型的な文章作成を得意としています。

 

一方で、生成AIの活用にあたっては、懸念や課題を感じる企業も少なくありません。実際に企業を対象とした調査でも、生成AIの活用における懸念・課題として「情報の正確性」（50.4％）が最も多く、次いで「情報漏洩のリスク」（33.5％）が挙げられていますこの結果からも、多くの企業が同じような不安を抱えていることがわかります。

 

参考ページ：生成AIに関する企業の動向調査（2026年3月）（株式会社 帝国データバンク）

 

参考ページ：生成AI（ジェネレーティブAI）とは？種類や使い方、活用例を解説

参考ページ：生成AIはどんなビジネスに活用できる？導入メリットや事例を解説

参考ページ：中小企業は生成AIをどう使う？ 課題と事例、おすすめツールを解説

生成AIを文章作成に使ううえで、事前に押さえておきたい注意点は主に2つあります。

 

1つ目は、機密情報・個人情報の取り扱いです。生成AIに入力した内容は、サービスの設定によっては学習データとして利用される場合があります。取引先の情報や顧客の個人情報、社外に出せない社内情報などは、文章作成のプロンプト（指示文）に具体的な形で含めないようにすることが基本です。固有名詞を伏せたり、仮の名前に置き換えたりしたうえで指示を出すと、安全に活用しやすくなります。

 

2つ目は、情報の正確性です。生成AIは、文脈としてそれらしい文章を作ることは得意ですが、必ずしも事実に基づいた内容を生成しているとは限りません。日付・数値・固有名詞など、誤りがあると影響の大きい情報については、生成AIの出力をそのまま信用せず、必ず人の目で確認する必要があります。

 

こうした注意点さえ押さえておけば、生成AIは決して使うのが怖いツールではなく、日々の文章作成を助けてくれる心強い存在になります。次の章では、実際に生成AIへ指示を出す際の基本的な考え方を解説します。

以下の条件で、ビジネスメールの本文を作成してください。

 

目的：【目的を入力（例：発注済みの商品について、納期を1週間延ばしてもらえるよう依頼する）】

宛先：長年お取引のある取引先の担当者

トーン：丁寧だが、こちらの事情も簡潔に伝わるように

文字数：400字程度

構成：①依頼の趣旨　②お願いしたい理由　③今後の対応への配慮

あなたは、お客様対応の経験が豊富なカスタマーサポート担当者です。

以下の条件で、お詫びメールの本文を作成してください。

 

状況：【状況を具体的に入力（例：先日お送りした請求書の金額に誤りがあり、訂正版を再送する）】

原因：【原因を入力（例：担当者の確認漏れにより、消費税の計算に誤りが生じていた）】

宛先：継続的にお取引のあるお客様

トーン：誠実さが伝わるように。ただし、言い訳がましくならない範囲で理由に触れる

文字数：350字程度

構成：①お詫び　②理由（簡潔に）　③今後の対応・お願い

避けたい表現：他責に聞こえる言い回し／過度にへりくだった表現

「原因」を具体的に入力するほど、状況に即したお詫び文になります。また「避けたい表現」のように、含めてほしくない要素まで指定しておくと、出力のブレを抑えやすくなります。出力後は、事実関係と表現の両面を必ず確認したうえで送付してください。

【進行中の案件の進捗報告と、対応方針の相談】という内容で、

上司宛ての社内メールを、結論から簡潔に、300字程度で作成してください。

社内向けのチャットは、上下関係や間柄によって適切な言葉遣いが変わります。最初の出力が硬すぎると感じたら、追加のプロンプトを入力するだけで、手早く印象を調整できます。

 

いずれのプロンプトも、出力後にそのまま送信するのではなく、社名・日付・金額といった固有の情報や、表現の丁寧さについて、必ず内容を確認してから利用するようにしてください。

以下の条件で、記事の構成案（見出し案）を作成してください。

 

テーマ：【テーマを入力（例：新入社員向けの名刺交換マナー）】

読み手：【読み手を入力（例：入社1年目の若手社員）】

目的：読み手が最後まで読んで、実務に活かせる内容にする

形式：大見出し（H2）を4〜5個、それぞれに含めるべき内容を箇条書き

出力された構成案を見て、「この見出しは不要」「この観点も入れたい」といった調整をおこなうと、修正の必要が少ない文章を出力できます。

あなたは、読者に寄り添った分かりやすい文章を書くライターです。

以下の構成案をもとに、記事本文の下書きを作成してください。

 

構成案：【先ほど作成した構成案、または既存の構成案を貼り付け】

読み手：【読み手を入力（例：入社1年目の若手社員）】

トーン：親しみやすく、専門用語には簡単な説明を添える

1見出しあたりの文字数：300〜400字程度

注意点：断定的な言い切りは避け、やわらかい言い回しにする

構成案を渡したうえで下書きを依頼すると、話の流れに沿った文章になりやすく、見出しごとの内容の抜け漏れも防ぎやすくなります。また、生成された下書きはあくまでたたき台であるという前提で活用することが大切です。事実関係や数値、固有名詞に誤りがないかを確認したうえで、自社らしい言い回しや事例を加えて仕上げることで、オリジナリティのある記事に近づけられます。

 

いずれのプロンプトも、出力された下書きをそのまま公開するのではなく、内容の正確性や自社の実態と合っているかを必ず確認してから利用するようにしてください。

 

参考ページ：企業ホームページの文章の書き方　【初心者でも簡単にWebライティングできる方法】

以下の条件で、キャッチコピーを5パターン作成してください。

 

商品・サービス：【商品・サービス名や特徴を入力（例：時短で作れる冷凍弁当キット）】

訴求したいポイント：【訴求点を入力（例：調理時間が10分以内、栄養バランスが良い）】

文字数：20〜30字程度

トーン：親しみやすく、読んだ人が続きを知りたくなるように

出力形式：番号付きの箇条書きで、コピーごとに狙いを一言添える

「コピーごとに狙いを一言添える」という条件を加えておくと、それぞれのコピーがどのような切り口で作られたのかがひと目でわかり、採用・不採用の判断がしやすくなります。

あなたは、中小企業向けの商材を数多く手がけてきたコピーライターです。

以下の条件で、Web広告（バナー・SNS広告）用の本文を作成してください。

 

商品・サービス：【商品・サービス名や特徴を入力（例：中小企業向け勤怠管理システム）】

ターゲット：【ターゲット層を入力（例：総務担当者が1〜2名しかいない中小企業の経営者）】

ターゲットが抱えていそうな悩み：【悩みを入力（例：勤怠集計に毎月時間を取られている）】

文字数：100字程度

構成：①悩みへの共感　②解決できること　③導入のしやすさ

トーン：ターゲットの悩みに共感しつつ、解決できることが伝わるように

いずれのプロンプトも、生成AIが出力した文章をそのまま使うのではなく、自社らしい言葉遣いに調整するのがおすすめです。

【新商品の発売告知】について、140字以内で、親しみやすく堅くなりすぎないトーンの

SNS（X）投稿文を作成してください。関連するハッシュタグも3つ程度提案してください。

SNS向けの文章はプラットフォームごとに適切な文字数が異なるため、文字数をあらかじめ指定しておくことが重要です。

以下の条件で、求人サイトに掲載する求人原稿を作成してください。

 

募集職種：【募集したい職種を入力（例：営業事務スタッフ）】

仕事内容：【仕事内容を入力（例：受発注データの入力、電話・メール対応、資料作成）】

アピールしたいポイント：【アピールポイントを入力（例：未経験歓迎、残業がほとんどない、産休・育休の取得実績あり）】

文字数：600字程度

トーン：入社後の働き方がイメージできるよう、具体的に

「アピールしたいポイント」を具体的に入力するほど、自社の魅力が伝わりやすい原稿に近づきます。出力後は、勤務条件や待遇に関する記載に誤りがないか、必ず社内で確認してから掲載してください。

 最初の指示

【商品・サービス名と特徴を入力】について、導入を検討している中小企業の担当者向けに、400字程度の説明文を作成してください。

構成は「概要」「特徴・できること」「導入するメリット」の順にしてください。

これらのプロンプトも、他のプロンプトと同様に、出力された文章をそのまま使うのではなく、事実関係や表現の適切さを人の目で確認しましょう。

生成AIに文章を作らせると、「なんとなくテンプレートっぽい」「言い回しが不自然」と感じる文章が出てくることがあります。この失敗の多くは、指示があいまいなまま生成AIに文章作成を「丸投げ」してしまっていることが原因です。

 

「メールを書いて」「案内文を作って」というだけの指示では、生成AIはどのような場面か判断できないため、当たり障りのない一般的な文章しか作れません。これは生成AIの性能の問題ではなく、指示する側の情報が足りていないために起こる現象です。

 

対処法としては、これまでご紹介してきたプロンプト例のように、「目的」「読み手」「トーン」「文字数」といった条件をできるだけ具体的に伝えることが基本です。それでも思うような文章にならない場合は、一度で完成させようとせず、「もっと簡潔に」「もっと柔らかい言い回しに」というように、出力された文章に対して追加の指示を重ねることで、少しずつ狙った文章に近づけられます。

 

参考ページ：文章をチェック・校正・推敲・添削するコツがつかめる参考サイト

生成AIは、文脈として自然に見える文章を作ることには長けていますが、内容が必ずしも事実に基づいているとは限りません。もっともらしい誤った情報を、あたかも正しいことのように生成してしまう現象は「ハルシネーション」と呼ばれています。特に、日付・数値・固有名詞・法律や制度に関する内容などは、誤りが含まれていても一見して気づきにくいため注意が必要です。

 

対処法としてもっとも重要なのは、生成AIが作成した文章を、そのまま使用しないことです。数値や固有名詞、事実関係にあたる部分は、公式サイトや社内資料など信頼できる情報源で必ず裏取りをおこないましょう。

 

また、「内容は事実として正しくても、表現として不適切」なケースにも注意が必要です。たとえば、依頼メールで生成AIが作った文章の内容自体に誤りはなくても、言い回しが率直すぎて相手に失礼な印象を与えてしまう、という事態は十分に起こり得ます。生成AIが出力した文章は、事実確認だけでなく、「この表現で相手に失礼にならないか」という視点でも、必ず人の目で最終確認をおこなうようにしましょう。

 

こうした失敗は、生成AIの使い方に慣れてくると自然と減っていきます。次の章では、社内・業務で生成AIを利用する際に、あわせて押さえておきたい注意点を解説します。

 

参考ページ：生成AIのハルシネーションとは？　原因とリスク、対策を解説

生成AIに指示を出す際、自社の機密情報や顧客の個人情報は、原則として入力しないことが基本です。取引先の社名や金額、契約内容といった自社の情報はもちろん、他社（取引先やお客様）に関する情報を、他社向けの連絡文を作る際にそのまま入力してしまうことも避けなければなりません。

 

たとえば、取引先へのお詫びメールを作成する際に、相手先の内部事情や個別の契約条件を具体的に入力してしまうと、意図せず情報が漏れるリスクにつながります。対策としては、固有名詞を「A社」「お客様」といった仮の表記に置き換えたうえで指示を出すことが有効です。

 

また、自社の生成AI利用について、「どの生成AIツールを利用してよいか」「どのような用途・情報であれば入力してよいか」といった社内ルールをあらかじめ確認しておくことも重要です。ルールが曖昧なまま一部の社員が個人的な判断で生成AIを使い始めると、会社として把握できない状態で機密情報が入力される、いわゆる「シャドーAI」のリスクが生じる可能性もあります。

 

まずは自社にルール・ガイドラインが存在するかを確認し、なければ整備を検討することをおすすめします。

前の章でも触れたとおり、生成AIが作成した文章は、内容の正確性・表現の適切さの両面で、必ず人の目による確認を経てから利用することが欠かせません。特に、社外に送信するメールや公開する原稿など、一度出してしまうと取り消せない文章については、以下の点を確認してから利用することをおすすめします。

 

 

生成AIはあくまで文章作成のたたき台を作る役割であり、最終的な内容の責任は使う側にあります。この前提を組織全体で共有しておくことが、安全に生成AIを活用し続けるための土台になります。

ここまで、生成AIに文章を作ってもらう際の基本的な使い方と注意点をご紹介してきました。次の章では、こうした「都度自分で文章を作る」使い方から一歩進んで、文章作成そのものを自動化する活用法について解説します。

 

参考ページ：生成AIで業務効率化する方法｜おすすめツール5選と活用事例

参考ページ：生成AIで業務効率化した成功事例7選｜おすすめツールと導入方法